Đặc điểm của giải pháp đã triển khai là một hệ thống dữ liệu thống nhất (không phải tách riêng số liệu quản lý bán hàng và số liệu kế toán thuế). Giải pháp được xây dựng trên cơ sở hệ thống kế toán Việt nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản trị hoạt động bán lẻ, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về chuẩn mực, chế độ kế toán, cũng như các yêu cầu về quản lý thuế của nhà nước.

Một trong những hoạt động của khách hàng là kinh doanh bán lẻ với hệ thống các cửa hàng trưng bày và bán hàng may mặc và một siêu thị trên địa bàn Hà nội. Công ty còn có mạng lưới các đại lý phân phối hàng hóa theo hình thức bán hàng ký gửi.

Mặt hàng mà công ty kinh doanh gồm 2 ngành hàng chủ yếu: hàng may mặc và hàng tiêu dùng. Nguồn cung cấp hàng hóa có 2 dạng chính: hàng ký gửi và hàng mua. Nguồn hàng ký gửi chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh.

Công ty nhận hàng ký gửi từ rất nhiều nhà cung cấp và phân phối cho các cửa hàng, đại lý bán lẻ cũng theo hình thức ký gửi. Hình thức kinh doanh này có các yêu cầu phức tạp trong hạch toán kế toán: ví dụ như thường xuyên có điều chỉnh giá trị hàng ký gửi tồn kho, trong khi hàng hóa của một nhà cung cấp được phân phối rải rác tại rất nhiều điểm bán hàng, hoặc khi hàng ký gửi được bán không đúng giá quy định của nhà cung cấp, thì phải hạch toán và kê khai thuế như hàng mua…

Giải pháp phần mềm Kế toán 1A đã được triển khai đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, với các chức năng tiêu biểu sau:

Kiểm soát bán lẻ tại các cửa hàng và đại lý ký gửi bán đúng giá

• Kiểm soát thay đổi hàng ngày các chính sách giá, chiết khấu, hàng khuyến mại tại các cửa hàng, đại lý bán lẻ.
• Kiểm soát giao nhận hàng, điều chuyển hàng giữa các cửa hàng, và hàng tồn tại các cửa hàng, đại lý.
• Kiểm soát bán hàng, nhận hàng trả lại, đổi hàng, bù tiền … tại các cửa hàng, đại lý ký gửi, kiểm soát doanh thu bán lẻ, thu tiền, nộp quỹ
• Tính hoa hồng, hàng khuyến mại cho các đại lý theo kết quả bán hàng

Kiểm soát hàng ký gửi và quyết toán bán hàng với nhà cung cấp:

• Kiểm soát thay đổi hàng ngày các chính sách giá, chiết khấu của nhà cung cấp. Theo dõi các mặt hàng ký gửi bán không đúng giá do nhà cung cấp quy định (cửa hàng tự giảm giá) và hạch toán, kê khai hóa đơn GTGT theo yêu cầu của chế độ kế toán và cơ quan thuế.
• Kiểm soát nhận hàng, trả lại hàng, theo dõi số lượng và giá trị hàng ký gửi tồn chưa bán được (nợ hàng) với các nhà cung cấp.
• Theo dõi số lượng hàng bán, tiền bán hàng ký gửi phải trả nhà cung cấp, hoa hồng đại lý được nhận, theo dõi công nợ (tiền bán hàng ký gửi) và thanh toán với các nhà cung cấp.

1. Báo cáo tổng hợp hàng ký gửi với nhà cung cấp	2. Báo cáo bán hàng ký gửi với nhà cung cấp	3. Kiểm tra thay đổi giá của mặt hàng

 Ngoài ra, trong quá trình triển khai phần mềm, chúng tôi cũng đã cùng khách hàng giải quyết một số vấn đề đặc thù sau:

• Cho phép một mặt hàng sử dụng nhiều mã (lý do là trong dữ liệu cũ, một mặt hàng có mã hàng không thống nhất qua nhiều lần triển khai các phần mềm quản lý bán hàng khác nhau). Nhờ đó dễ dàng hệ thống hóa lại thông tin kế toán, quy tụ về một cơ sở dữ liệu thống nhất.
• Bổ sung các tiện ích cho việc kiểm soát thay đổi thường xuyên trong chính sách giá, chiết khấu, khuyến mại… từ phía nhà cung cấp cũng như theo chính sách bán hàng của công ty
• Thiết kế quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu các số liệu phức tạp, đa chiều giữa các bộ phận nghiệp vụ và bộ phận kế toán.
• Thiết kế các chức năng hỗ trợ xử lý khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp trong hạch toán kế toán. Tiêu biểu là các chức năng hỗ trợ tổng hợp số liệu bán lẻ tại các cửa hàng, đại lý của từng mặt hàng, phân biệt các mặt hàng bán theo giá khác với giá ký gửi, tự động chuyển đổi phương án hạch toán cho hàng ký gửi bán sai giá, làm việc song song với giá bán lẻ (giá đã bao gồm thuế VAT) và giá chưa thuế, tự động tách doanh thu và thuế GTGT khi hạch toán. Đặc biệt chức năng tổng hợp số liệu, quyết toán doanh thu bán hàng với nhà cung cấp, tự động xử lý và phát sinh đồng thời hàng trăm bút toán hạch toán doanh thu, công nợ, phải trả nhà cung cấp, hoa hồng đại lý …

1. Tổng hợp số liệu bán lẻ các mặt hàng trong kỳ	2. Định khoản cho tự động xử lý doanh số bán lẻ	3. Xem kết quả ghi sổ và theo dõi nhận hóa đơn

Theo dõi hàng hóa nhập về theo từng lần nhập (Tờ khai nhập khẩu) chi tiết theo số lượng nhập/bán/tồn của từng lần nhập. Giá trị hàng hóa tồn kho tính theo ngoại tệ (hạch toán ghi sổ chi tiết bằng ngoại tệ)

Báo cáo tình hình thanh khoản các tờ khai nhập khẩu theo tiền ngoại tệ

Hạch toán thu tiền bán lẻ tại các quầy hàng  với đặc thù là thu tiền bằng nhiều loại ngoại tệ khác nhau

Báo cáo bán hàng hằng ngày cho cán bộ hải quan

Hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế

Hạch toán ghi sổ kế toán tổng hợp và lập các báo cáo tài chính theo tiền Việt nam

Phần mềm Kế toán 1A đã giải quyết tốt các vấn đề về hạch toán theo các yêu cầu nêu trên với các chức năng sau

Theo dõi nhập xuất hàng hóa theo lô, mỗi lô tương ứng với 1 tờ khai nhập khẩu.

Áp dụng thuật toán tính giá hàng hóa đặc thù của khách hàng, cho phép tính giá trị hàng tồn kho đồng thời theo ngoại tệ và tiền Việt nam (quy đổi theo tỷ giá thực tế) nhanh, chính xác và đúng chuẩn mực kế toán, đồng thời dễ kiểm tra đối chiếu kết quả tính toán.

Hạch toán thu tiền bán hàng theo nhiều loại tiền ngoại tệ với chức năng quy đổi ngoại tệ tự động.

Xây dựng các biểu mẫu báo cáo theo ngoại tệ có tham chiếu giá trị quy đổi với sổ sách kế toán.

(Bấm chuột vào hình để xem với kích thước đầy đủ)

Ngoài ra, theo yêu cầu quản trị riêng của khách hàng, chúng tôi đã giải quyết một số vấn đề sau:

Tự động tạo mã lô và tự động gán mã lô trong các nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển, bán hàng …  Giải pháp này được áp dụng vì lý do khách hàng bỏ qua việc tạo mã và in nhãn giá/dán nhãn giá (sử dụng mã vạch in sẵn trên hàng hóa).

Kiểm soát lịch sử thay đổi giá bán các mặt hàng, cho phép xem lại và lập báo cáo kiểm soát thực tế chấp hành chính sách giá (đối chiếu bảng giá và giá bán thực tế)

Cho phép, một mặt hàng bán theo 2 mức giá khác nhau (giá bán buôn và giá bán lẻ) trên cùng một hóa đơn bán hàng, cho cùng 1 khách hàng. Báo cáo bán hàng phải thống kê riêng số lượng bán buôn và bán lẻ
 

Kinh nghiệm của các chị kế toán là làm đúng ngay từ đầu, làm đúng từng tháng sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, công sức (cuối năm mới ngồi đối chiếu thì …), tránh được các sai sót không đáng có, mà khó chịu nhất là khi "chỉ lệch vài đồng"!

Phần mềm Kế toán 1A sẽ hỗ trợ người dùng kê khai và hạch toán thuế GTGT đúng ngay trong từng tháng, bằng tiện ích tự động kiểm tra số liệu kê khai thuế và số liệu hạch toán các tài khoản thuế. Ngay trên Tờ khai thuế GTGT, phần mềm sẽ tự động kiểm tra và hiển thị màu đỏ các hóa đơn kê khai mà hạch toán chưa phù hợp, giúp kế toán điều chỉnh rất dễ dàng.

(Bấm vào hình để xem với kích thước lớn hơn, sau đó bấm đôi vào dòng hóa đơn có màu đỏ để sửa!)

Để đáp ứng một cách đầy đủ các yêu cầu của kế toán thuế GTGT, thì trong phần mềm Kế toán 1A còn có các chức năng sau:

• Thẻ kê khai hóa đơn hỗ trợ tất cả các hình thức kê khai và hạch toán: kê khai nhiều hóa đơn thuế trong 1 chứng từ, nhận hàng tháng trước và kê khai hóa đơn vào tháng sau, kê khai bổ sung, kê khai điều chỉnh
• Tự động tính phân bổ số thuế đầu vào được khấu trừ cuối tháng để lập Bảng phân bổ số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (Phụ lục 01-4A/GTGT). Chức năng này hỗ trợ cho việc kê khai và hạch toán các hóa đơn đầu vào sử dụng cho sản xuất và cung ứng hàng hóa dịch vụ không chịu thuế. Các hóa đơn này có thể được kê khai vào nhóm (2) hoặc nhóm (3) trên Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào.
• Lập các hồ sơ hoàn thuế phức tạp.
• Tự động hạch toán bút toán khấu trừ thuế, có tính các khoản thuế đầu vào không được khấu trừ.
• Theo dõi thanh toán các hóa đơn đầu vào có giá trị lớn, từ 20 triệu đồng trở lên

QUẢN LÝ CHÍNH SÁCH GIÁ BÁN

Chức năng quản lý chính sách giá bán cho phép:

• Quản lý và thực thi đồng thời nhiều điều kiện đặt giá, giảm giá, chiết khấu … khác nhau, mỗi điều kiện giá có thể lựa chọn áp dụng cho: từng mặt hàng/nhóm hàng, từng khách hàng/nhóm khách hàng, theo khoảng thời gian hiệu lực.
• Đặt giá đồng thời theo nhiều loại tiền
• Đặt giá trước thuế hoặc giá sau thuế
• Đặt giá khung cho các hợp đồng dài hạn, ngắn hạn với khách hàng.

LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Màn hình lập Hóa đơn bán hàng là chức năng quan trọng giúp người bán hàng, không cần biết các kỹ năng kế toán, thực hiện dễ dàng tất cả các nghiệp vụ bán hàng: bán hàng hóa thanh toán ngay, trả chậm, bán hàng ký gửi, bán hàng gửi bán, bán hàng có kèm chi phí, … (người quản trị tự khai báo các sơ đồ xử lý nghiệp vụ đặc thù)
 

Một  số tính năng cơ bản của màn hình lập Hóa đơn bán hàng:

• Tự động lập hóa đơn bán hàng trên cơ sở đơn hàng đã lập
• Chọn hàng nhanh và thuận tiện
• Bán hàng theo nhiều đơn vị tính
• Tự động lấy đơn giá, tính giảm giá, chiết khấu,…(hỗ trợ đầy đủ các hình thức giảm giá mặt hàng, chiết khấu mặt hàng, chiết khấu hóa đơn, …)
• Ghi nhận thanh toán ngay trên hóa đơn. (Tự động lập chứng từ thu tiền mặt, hoặc chuyển khoản, thanh toán tạm ứng, …).
• Theo dõi nợ khách hàng ngay trên hóa đơn (chốt nợ theo chứng từ)

Đồng nhất dữ liệu với kế toán

Khi Lưu hóa đơn bán hàng thì tự động lập các chứng từ kế toán liên quan. Tự động định khoản các nghiệp vụ theo đặc thù của doanh nghiệp

In cùng lúc cả bộ chứng từ liên quan như Phiếu Thu, Hóa đơn bán hàng và các phiếu xuất kho (trường hợp xuất hàng từ nhiều kho) với số chứng từ tự động phát sinh theo thứ tự các chứng từ cùng loại.
 

Tách các mặt hàng theo thuế suất và in ra nhiều hóa đơn GTGT. Tự động kê khai các hóa đơn GTGT đầu ra.

Phiên bản 2.1 của kế toán cộng đồng có gì mới?

Về chế độ kế toán

• Phiên bản 2.1 có hỗ trợ Chế độ kế toán doanh nghiệp (QĐ 15)

Về nghiệp vụ kế toán   

• Sửa lại Bảng phân bổ số thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào: số thuế GTGT mua vào dùng chung được tự động phân bổ theo tỷ lệ Doanh thu chịu thuế trên tổng doanh thu và tính ra số thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ (hữu ích cho các đơn vị có kinh doanh cung cấp hàng hóa dịch vụ không chịu thuế)
• Cho phép lập phiếu xuất kho với nhiều dòng cùng một mã hàng mà vẫn tính đúng đơn giá xuất kho theo các phương pháp Nhập trước-Xuất trước, Nhập sau-Xuất trước.
• Thêm chức năng tự động lấy tỷ giá ghi sổ ngoại tệ (tỷ giá bình quân tức thời) khi lập các bút toán ngoại tệ.
• Thêm chức năng tự động tính lại Lãi/Lỗ chênh lệch tỷ giá đã phát sinh trong kỳ.

Về tối ưu dữ liệu

• Tối ưu tốc độ xem và in sổ kế toán (đã kiểm tra thực tế để xem và in sổ nhật ký chung với 500 trang A4!)

Các tiện ích khác

• Cho phép sử dụng Kế toán cộng đồng để làm việc với file dữ liệu của các phiên bản cao cấp khác.

Tôi đang dùng phiên bản 2.0.9 thì có cần nâng cấp không?

• Không nâng cấp cũng chẳng sao, nhưng nâng cấp sẽ tốt hơn và có lợi hơn nhiều.
• Nâng cấp phiên bản sẽ là việc thường xuyên thực hiện, qua đó chúng tôi sẽ liên tục cung cấp cho người dùng những chức năng mới, tiện ích mới.
• Nâng cấp rất dễ dàng và an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của bạn

Hướng dẫn nâng cấp

Nhưng kể từ phiên bản 2.1, bạn có thể sử dụng phần mềm miễn phí để làm việc với các dữ liệu bản quyền của bất kỳ gói chức năng nào. Tất nhiên khi sử dụng như vậy, bạn sẽ chỉ làm được các chức năng như là khi làm việc với dữ liệu miễn phí (các tính năng tự động bị khóa), nhưng như vậy cũng đủ để bạn nhập chứng từ, kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu, xem và in sổ sách, báo cáo.

Tính năng sẽ  đem lại lợi ích cho những khách hàng mua bản quyền trong một số trường hợp tiêu biểu sau:

• Nếu bạn là kế toán trưởng, làm việc tại công ty là chính (nơi có cài phần mềm bản quyền), tuy nhiên vẫn có thể copy dữ liệu (chính thức) vào USB và “tranh thủ làm việc” tại bất cứ máy tính nào: ở nhà, nhờ máy người khác, hoặc thậm chí quán NET.
• Giả sử các máy tính cài phần mềm bản quyền bị trục trặc, bạn vẫn có thể làm việc bằng phần mềm miễn phí cho tới khi khắc phục xong sự cố.
• Nếu bạn làm dịch vụ kế toán, và chỉ có máy tính của bạn có cài phần mềm bản quyền. Khi bạn đi tới khách hàng (để nhận chứng từ), giờ đây bạn có thể ngồi tại máy tính của khách hàng (tại văn phòng khách hàng) để nhập dữ liệu, mà không cần phải đem chứng từ về. (Tất nhiên là không cần cài thêm phần mềm bản quyền tại văn phòng khách hàng cho việc này)
• Nếu bạn làm dịch vụ kế toán, khi nhiều việc, có thể giao chứng từ cho nhân viên về nhà làm ngoài giờ (nhập chứng từ), dùng bản miễn phí để nhập dữ liệu.

Theo đánh giá của một số đối tác, thì tính năng này mở ra cho người sử dụng phần mềm Kế toán 1A (có bản quyền và không có bản quyền) khả năng làm chủ dữ liệu kế toán mà không bị lệ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm.

* Một số phần mềm, khi sử dụng một thời gian mà xảy ra sự cố như hỏng máy cài phần mềm, mất mã bản quyền, hoặc hỏng các thiết bị chứng nhận bản quyền dạng khóa cứng, … thì người dùng sẽ gặp khó khăn để tiếp tục sử dụng dữ liệu kế toán của chính mình, thậm chí không xem được. Hầu như là nếu không may gặp trường hợp này sau thời hạn bảo hành, thì người sử dụng chỉ có cách trả tiền bản quyền mới.

Về phía TTSOFT, cung cấp tính năng này sẽ là cơ sở cho việc triển khai một số dịch vụ hỗ trợ khách hàng mới, sắp ra mắt trong quý IV năm 2009.

Phiên bản 2.0.9 tiếp tục đem tới cho người dùng những chức năng hoàn toàn mới, hiện đại nhất. Với sự ra mắt của các chức năng Tự động lấy tỷ giá ghi sổ, Tính lại lãi lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và đặc biệt là Tính giá thành trong 1 thao tác, Kế toán 1A tạo cho người dùng sự thuận tiện chưa từng có trong sử dụng phần mềm để hạch toán kế toán.

Xem chi tiết:

1. Tự động xác định tỷ giá ghi sổ và Tính lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ

2. Tính giá thành chỉ với một thao tác

3.Thực hiện tất cả các nghiệp vụ tự động trong một chức năng

4. Các sổ kế toán chuyên dùng cho phân tích

5. Nhấn F2 – Thêm chứng từ khi đang xem sổ kế toán

6. Tự định nghĩa các phím tắt cho các chức năng hay dùng

Với phiên bản v2.09 lần này, việc tính giá thành được tăng thêm mức độ dễ sử dụng và tự động hóa với tính năng rất mới, chưa từng có trong các phần mềm kế toán: Tự động hoàn toàn các nghiệp vụ tính giá thành chỉ trong một thao tác.  

Muốn biết giá thành sản phẩm?

Bạn chỉ cần mở màn hình giá thành và bấm vào một nút Tính giá thành. Phần mềm sẽ tự động tính và đưa ngay ra giá thành sản phẩm trong kỳ.

Bạn không cần thêm thao tác nào khi lựa chọn các mô hình tính giá thành như: hợp đồng dịch vụ, công trình không theo dõi tiến độ thi công, sản phẩm theo đơn đặt hàng, hoặc sản phẩm công nghiệp sản xuất theo quy trình không có dở dang cuối kỳ… Đối với các mô hình khác, chỉ cần thêm 1 thao tác đơn giản là nhập vào số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ, hoặc nhập vào số lượng, khối lượng công việc thực hiện (sản xuất) trong kỳ.

Tự động hoàn toàn các thao tác tính giá thành là một trong những yếu tố cho phép bạn khắc phục rất nhanh các sai sót nhập dữ liệu, ví dụ nếu bạn phát hiện nhập thiếu và cần bổ sung, hoặc chỉnh sửa 1 phiếu nhập kho vật tư (152) thì sau đó, chỉ bằng chức năng Công việc cuối kỳ, bạn ra lệnh cho Kế toán 1A thực hiện tất cả các điều chỉnh cần thiết thay vì phải lần lượt lặp lại rất nhiều thao tác để  tính lại giá xuất kho, tính giá thành, rồi tính lại giá vốn lần nữa (cho các phiếu xuất thành phẩm).

Xem thêm:

Thực hiện tất cả các nghiệp vụ tự động trong một chức năng