Quản lý, bảo trì và nâng cấp dữ liệu kế toán của phần mềm Kế toán 1A

 Người sử dụng Kế toán 1A có thể dễ dàng tự quản lý dữ liệu kế toán, tạo nhiều dữ liệu kế toán cho nhiều công ty khác nhau, tự mình thực hiện cập nhật các bản sửa lỗi và nâng cấp chức năng cho phần mềm kế toán.

 

QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU (CSDL) TRONG KẾ TOÁN 1A

Phần mềm Kế toán 1A sử dụng hệ quản trị CSDL FireBird Database Server. Đây là hệ quản trị CSDL quan hệ, tính năng mạnh, tiên tiến, rất gọn nhẹ, dễ cài đặt và quản trị. (Tham khảo thêm về FB tại đây: http://www.firebirdnews.org/docs/fb2min.html ). FireBird Database Server cũng là sản phẩm mã nguồn mở, hoàn toàn miễn phí.

Một đặc điểm của Kế toán 1A là có thể hoạt động độc lập mà không cần hệ quản trị CSDL được cài riêng, cũng như không đòi hỏi phải có máy chủ. Phiên bản Kế toán Cộng đồng có thể chạy thẳng từ ổ đĩa USB, đó là nhờ việc sử dụng hệ quản trị CSDL Firebird ở chế độ gọn nhất. Ở chế độ này, hệ quản trị CSDL được gói gọn ngay trong phần mềm Kế toán 1A
 
Dữ liệu của một đơn vị kế toán (1 công ty) được lưu trong 1 file duy nhất, file này có phần mở rộng là .gdb (ví dụ CongtyABC.gdb, DB48.gdb, ..). Các file dữ liệu kế toán được lưu độc lập với chương trình. Để làm việc, bạn cần chọn file dữ liệu và thực hiện Đăng nhập

 

QUẢN LÝ DANH SÁCH CÁC DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Chỉ cần cài đặt 1 chương trình Kế toán 1A trên máy tính là bạn có thể làm kế toán cho nhiều công ty khác nhau, bằng cách tạo nhiều file dữ liệu khác nhau. 
 
Chức năng Danh sách cơ sở dữ liệu sẽ giúp cho việc quản lý các file dữ liệu kế toán của các công ty được dễ dàng. Danh sách cơ sở dữ liệu là một danh mục tên riêng của các file dữ liệu do người dùng tự đặt, ví dụ tên “Dữ liệu mẫu – Công ty ABC” để chỉ file dữ liệu “C:\Program Files\TTSOFT\1A\DB\CongtyABC_Demo.gdb”.

Để liên kết mỗi tên trong danh mục với file dữ liệu kế tóan thực trong máy tính, thì dùng chức năng Kết nối CSDL (hoặc nút Chọn file dữ liệu ngay trên màn hình Đăng nhập) 

 

CÁCH ĐƠN GIẢN ĐỂ SAO LƯU DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Cách sao lưu dữ liệu đơn giản là bạn tự tạo bản copy của file dữ liệu mà không cần chức năng đặc biệt nào của phần mềm. Cách này cũng giúp bạn chuyển dữ liệu kế toán vào USB để có thể làm việc trên máy tính khác.

 

Tuy nhiên nếu máy tính của bạn có cài phần mềm nén dữ liệu (WinZip, hoặc WinRaR) thì tốt hơn cả là nên nén bản copy dữ liệu lại trước khi di chuyển. Việc nén dữ liệu sẽ làm cho việc di chuyển được dễ dàng và antoàn hơn (file dữ liệu sau khi nén chỉ nhỏ bằng 10-15% file làm việc).

 

Ví dụ sao lưu file dữ liệu CongtyABC.gdb với phần mềm WinRaR

1.       Mở thư mục chứa file dữ liệu (Thư mục mặc định là C:\Programs File\TTSOFT\1A\DB)

2.       Bấm pải chuột lên file dữ liệu cần sao lưu (CongtyABC.gdb) và chọn “Add to CongtyABC.rar”

3.       Phần mềm WinRaR sẽ tạo ra 1 bản copy dữ liệu ở dạng nén. Bạn có thể copy file này vào USB, hoặc vào thư mục sao lưu

 

 

CHỨC NĂNG SAO LƯU VÀ PHỤC HỒI DỮ LIỆU CỦA KẾ TOÁN 1A

Bạn có thể sử dụng chức năng Sao lưu dữ liệu và Phục hồi dữ liệu của phẩn mềm Kế toán 1A, bằng cách vào menu Cơ sở dữ liệu và chọn Sao lưu dữ liệu, Phục hồi dữ liệu

Sao lưu dữ liệu: chức năng này, ngoài việc sao lưu dữ liệu, còn tự động thực hiện công việc bảo trì dữ liệu. Dữ liệu sau khi bảo trì sẽ gọn nhẹ hơn.

 

Tại màn hình sao lưu, thì cần chọn CSDL cần sao lưu, sau đó chọn tập tin sao lưu (nếu sao lưu lần đầu, hoặc muốn sao lưu vào tập tin sao lưu mới, thì cần nhập vào tên tập tin do người dùng tự đặt). Sau đó nhấn nút Thực hiện.

 

 

 

Phục hồi dữ liệu: là khôi phục lại dữ liệu từ bản sao lưu trước đó. Việc phục hồi CSDL trực tiếp vào file dữ liệu đang làm việc phải rất thận trọng, vì có thể dẫn tới việc chép dữ liệu cũ (đã sao lưu trước đó một thời gian) vào dữ liệu đang làm việc

 

Tại màn hình phục hồi dữ liệu, cần chọn file dữ liệu đã sao lưu trước đó (dữ liệu mà bạn muốn phục hồi lại) sau đó chọn tên file dữ liệu kế tóan chính thức (dữ liệu đang làm việc). Nếu không muốn phục hồi dữ liệu trực tiếp vào file dữ liệu chính thức (do cẩn thận) thì người dùng có thể nhập vào tên file dữ liệu khác (mới). Bấm Thực hiện để bắt đầu khôi phục lại dữ liệu.

 

 

Bảo trì dữ liệu: là công việc gồm cả 2 bước trên: đầu tiên thực hiện Sao lưu dữ liệu, sau đó đưa dữ liệu đã được bảo trì khi sao lưu vào làm việc bằng chức năng Phục hồi dữ liệu.

 

TẠO DỮ LIỆU KẾ TOÁN MỚI

 

Trong bộ cài đặt của Kế toán 1A có file dữ liệu chưa khởi tạo, chỉ cần lấy bản copy của file này là bạn có 1 file dữ liệu kế toán mới.

Để có file dữ liệu chưa khởi tạo, bạn có thể tách nó ra từ bộ cài đặt Kế toán 1A, bằng cách thực hiện cài đặt 1 bản sao phần mềm vào thư mục tạm thời nào đó, sau khi cài đặt, thì  vào thư mục đó và lấy file dữ liệu (DB48.gdb) và lưu lại để sử dụng về sau. File dữ liệu chưa khởi tạo cũng có thể tải về  từ trang web ketoan1a.com.

 

 

CẬP NHẬT CÁC BẢN SỬA LỖI, NÂNG CẤP

 

Kế toán 1A có chức năng Cập nhật cơ sở dữ liệu cho phép người dùng tự nâng cấp cấu hình dữ liệu cũng như cập nhật các bản sửa lỗi từ nhà cung cấp.

Các bản sửa lỗi, hoặc nâng cấp được phát hành ở dạng các file script (là các file chứa nội dung thay đổi cấu hình CSDL).

Các bản sửa lỗi, nâng cấp chính thức từ nhà cung cấp có thể tải về từ trang ketoan1a.com.

 

Lưu ý:

Việc cập nhật các script không làm mất dữ liệu của bạn. Sau khi cập nhật, bạn tiếp tục làm việc với những tính năng mới mà không phải nhập lại dữ liệu.

Việc cập nhật các script sẽ là an toàn tuyệt đối cho dữ liệu, nếu bạn thực hiện sao lưu trước khi cập nhật.

Trong trường hợp cập nhật không thành công, bạn có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ khách hàng của TTSOFT tại đây.

 

Thực hiện cập nhật các thay đổi

1.       Tải về các file scripts cùng các hướng dẫn cập nhật từ trang ketoan1a.com

2.       Ngắt mọi kết nối với CSDL (những ai đang làm việc với dữ liệu đều phải thoát chương trình) và thực hiện Sao lưu cơ sở dữ liệu

3.       Vào menu Cơ sở dữ liệu và chọn Cập nhật cơ sở dữ liệu

 

 

 

Tại hộp thoại này, chọn file dữ liệu cần cập nhật, sau đó chọn script, và bấm nút Cập nhật. Phần mềm sẽ thực hiện cập nhật những thay đổi và đưa ra thông báo về kết quả cập nhật.

 

Trường hợp bản sửa lỗi, nâng cấp được phát hành bằng nhiều script, thì lần lượt thực hiện cập nhật từng script theo đúng thứ tự trong hướng dẫn cập nhật. Cập nhật sai thứ tự các script có thể dẫn tới hỏng cấu trúc dữ liệu.

 

CẤU HÌNH KẾT NỐI MẠNG VÀ MÁY CHỦ CSDL 

(Xem hướng dẫn chi tiết)

Chức năng mới -