Hạch toán ngoại tệ là một trong những nghiệp vụ kế toán khá phức tạp, ngay cả trong điều kiện ứng dụng phần mềm, vì các phần mềm kế toán hiện tại chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ bạn lấy tỷ giá hạch toán và cho phép nhập thêm bút toán chênh lệch tỷ giá cùng trong chứng từ. Phần việc phức tạp nhất là xác định tỷ giá ghi sổ, tính chênh lệch tỷ giá và xác định khoản chênh lệch này là Lãi, hay Lỗ – vẫn là công việc thủ công và đòi hỏi các kinh nghiệm, kỹ năng kế toán nhất định.

Để hỗ trợ người dùng giảm bớt các phiền phức khi hạch toán ngoại tệ, phần mềm Kế toán 1A ở phiên bản 2.09 được trang bị 2 tính năng mới nhất:
-          Tự động xác định tỷ giá ghi sổ cho khoản ngoại tệ khi lập chứng từ
-          Tự động tính lại các khoản Lãi/Lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ kế toán.

Hãy xem xét trường hợp phổ biến khi nhập các chứng từ thanh toán ngoại tệ, nếu bạn quên, tính sai, hoặc không xem xét tới chênh lệch tỷ giá, và ghi bút toán theo tỷ giá không hợp lý, thì sẽ dẫn tới trường hợp Sổ chi tiết tài khoản ngoại tệ sẽ bị âm giá trị quy đổi, trong khi vẫn còn dư số nguyên tệ.

Ví dụ bạn xuất quỹ 12.000 USD từ quỹ tiền gửi ngoại tệ để thanh toán cho người bán với tỷ giá thực tế là 18.568. Tồn quỹ tại thời điểm đó là 12093USD theo tỷ giá 17.893 (Giá trị tồn quỹ là 216.380.049VND)
Nếu bạn không tính tỷ giá tồn quỹ, mà ghi bút toán với tỷ giá thực tế, thì ngay sau đó, số tồn quỹ sẽ là:
-          Số tiền USD:=12093 – 12000 = 93USD
-          Giá trị quy đổi tồn quỹ:= 216.380.049 – 12.000×18.568 = – 6.435.951
Sổ kế toán chi tiết mà in ra với dòng như vậy thì không đẹp tý nào.

Để giúp bạn luôn ghi sổ các bút toán ngoại tệ với tỷ giá hợp lý, thì chức năng Tự động lấy tỷ giá ghi sổ sẽ lấy đúng tỷ giá tồn quỹ và điền ngay vào bút toán ngoại tệ khi bạn nhập chứng từ. Như vậy luôn đảm bảo cho Sổ quỹ in ra không bị âm giá trị quy đổi tại mọi thời điểm.
Trong các trường hợp khác, chức năng này ngoài việc lấy tỷ giá ghi sổ, còn tự nhận biết giúp bạn nghiệp vụ này có phát sinh chênh lệch tỷ giá hay không và lấy tỷ giá hợp lý nhất cho bút toán theo đúng phương pháp hướng dẫn trong Chế độ kế toán. Việc còn lại của bạn là tính nhanh số chênh lệch và nhập vào bút toán chênh lệch tỷ giá (Việc tính chênh lệch tỷ giá giờ đây đã trở nên dễ dàng vì bạn đã biết tỷ giá ghi sổ).
 
Không dừng lại ở đó, Kế toán 1A còn muốn giúp bạn không phải tính và ghi bút toán này. Đó là nhờ chức năng Tự động tính lại lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ”
Chức năng này thực hiện kiểm tra lại các bút toán lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá do người dùng đã lập trong các chứng từ, và tính ra các sai sót (nếu có) và tự động lập bút toán điều chỉnh. Như vậy đảm bảo cho số Lãi/Lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ kế tóan luôn đúng với số tính được chi tiết theo chuẩn mực kế toán.
Bạn dễ nhận thấy, là với chức năng này, bạn có thể bỏ hoàn toàn việc tính và ghi các bút toán chênh lệch tỷ giá, vì đằng nào phần mềm cũng tự tính ra tổng số lãi/lỗ cuối kỳ! Đúng là như vậy!