Biết hết về Kế toán 1A 2016 với báo Khoa học Phổ thông
Ngày 28/03/2016
Giảm tải với phần mềm kế toán có nhiều tính năng tự động hóa
Phiên bản mới của một phần mềm kế toán đơn giản vừa được phát hành có thể sẽ giúp những người làm kế toán đỡ vất vả hơn trong công việc, nhờ những tính năng được tự động hóa. Thật vậy, bạn chỉ cần làm chứng từ, phần mềm này sẽ tự động thực hiện tất cả tính toán sổ sách như giá vốn, khấu hao, đồng thời tự kiểm tra, hạn chế các sai sót trong nghiệp vụ kế toán.
Doanh nghiệp ngại chi, kế toán ngại khó
Hiện nay nhân viên kế toán của hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức nhỏ đều dùng chương trình Excel có sẵn trong bộ Microsoft Office để thực hiện công việc kế toán. Sở dĩ như vậy là vì các đơn vị đó thường không để ý đến nghiệp vụ kế toán, hơn nữa nhân viên kế toán vốn dĩ đã quen thuộc với việc dùng Excel để làm.
Ngoài ra, còn có những yếu tố khác, đó là doanh nghiệp ngại chi tiền mua phần mềm kế toán (thường có chi phí tương đối lớn, đến vài chục triệu đồng). Với những nhân viên kế toán được đào tạo trong những năm gần đây, họ đã được nơi đào tạo giảng dạy và cho tiếp cận với một phần mềm kế toán, tất nhiên là ngoài cách làm cổ điển là dùng Excel. Tuy nhiên, khi ra trường đi làm, gặp doanh nghiệp không trang bị phần mềm kế toán thì nhân viên kế toán buộc phải dùng Excel. Và có một thực tế là việc đề xuất mua phần mềm kế toán để đơn giản hóa một số khâu trong nghiệp vụ kế toán không được các lãnh đạo doanh nghiệp chấp nhận, thậm chí là không quan tâm.
Bên cạnh đó còn có một yếu tố khác nữa, đó là nhân viên kế toán chưa từng được sử dụng hay tiếp cận phần mềm kế toán nên không tự tin để thay đổi thói quen sử dụng, thà chấp nhận chịu cực và mất nhiều thời gian vì phải làm thủ công trên Excel.
Hiện nay đã có một số công ty phần mềm tung ra các phần mềm kế toán nhằm “giảm tải” cho nhân viên kế toán. Tuy nhiên, các khâu tự động hóa trong những phần mềm này vẫn chưa nhiều, hay chưa thật sự ấn tượng cho người làm kế toán. Hơn nữa, thiết kế của họ thường tập trung cho người biết nghiệp vụ kế toán. Vì vậy, những bộ phận khác kế toán (như bán hàng, kinh doanh...) không thể xài được nên vẫn phải dùng cách thủ công (ghi chép, hoặc dùng Excel) để xử lý công việc rồi chuyển sang cho kế toán tổng hợp...
Mới đây, Công ty Cổ phần Thủy Thiên (TTSOFT) đã cải tiến phiên bản cũ và tung ra phiên bản Kế toán 1A 2016 với nhiều tính năng tự động hóa để giúp nhân viên kế toán đẩy nhanh tiến độ công việc hàng tháng. Và cùng với tính năng nhắc thời hạn làm báo cáo thuế hàng tháng thì việc nộp báo cáo thuế hàng tháng của doanh nghiệp sẽ không bị trễ, không bị phạt... Hơn nữa, cách thiết kế của phần mềm này khá quen thuộc với cách làm kế toán bằng Excel, nên dễ xài.
Tải và cài đặt
Phần mềm kế toán 1A 2016 cho phép bạn dùng thử trong 45 ngày với đầy đủ các tính năng, không có tính năng nào bị giới hạn. Dữ liệu mà bạn đã tạo ra trong khoảng thời gian dùng thử cũng không bị khóa. Sau đó, nếu muốn tiếp tục sử dụng phần mềm này, bạn cần phải mua phí bản quyền với giá 150.000 đồng/tháng, cũng như được nhận được các chính sách hỗ trợ người dùng từ Công ty phần mềm Thủy Thiên (TTSOFT).
Phần mềm này tính phí bản quyền theo tài khoản (user) người dùng cùng lúc. Do đó, nếu phân bố công việc hợp lý, mỗi doanh nghiệp chỉ cần mua bản quyền cho 1 tài khoản người dùng, rồi các nhân viên kế toán thay phiên nhau dùng phần mềm Kế toán 1A 2016. Chẳng hạn, sau khi kế toán tiền lương làm xong thì đến kế toán tổng hợp vào làm... Còn nếu muốn các nhân viên kế toán cùng làm việc cùng lúc trên phần mềm này thì phải mua thêm kết nối đồng thời.
Để download file cài đặt phần mềm Kế toán 1A 2016, bạn truy cập trang web www.ketoan1a.com, rồi bấm chuột lên chữ Tải về, rồi bạn điền tên và email vào 2 ô trống tương ứng và bấm nút Tải về. Trước khi bấm nút tải về, bạn có thể bấm chuột lên hàng chữ Hướng dẫn cài đặt để nắm sơ qua về cách cài đặt.
Quá trình cài đặt khá dễ dàng, như nhiều phần mềm thông dụng khác. Bạn giải nén file TTSOFT_1A_2016.zip đã download được (bấm chuột phải lên file rồi chọn Extract, hoặc bấm đúp chuột lên file nén), rồi bấm đúp chuột lên file file TTSOFT_1A_2016.EXE vừa giải nén xong.
Nội dung trong các cửa sổ cài đặt đều là tiếng Việt, trong khi các nút bấm dùng tiếng Anh (Next, Close, Back), nên rất dễ hiểu. Mặc định, phần mềm sẽ cài trên phân vùng ổ đĩa C: do đó, bạn có thể bấm nút Browse và chọn ổ đĩa D để phần mềm và dữ liệu kế toán tạo ra không bị ảnh hưởng khi cài lại hệ điều hành Windows. Quá trình cài đặt diễn ra khá nhanh, nếu xuất hiện cửa sổ cảnh báo từ Windows thì bạn bấm nút Yes. Ngoài ra, trong quá trình cài đặt, phần mềm này còn cài thêm công cụ Firebird để quản lý dữ liệu kế toán tạo ra; bạn cũng bấm các nút Next để cho phép cài. Một khi đã cài đặt xong, trên màn hình desktop sẽ có thêm biểu tượng TTSOFT 1A, bạn bấm đúp chuột lên đó để chạy phần mềm khi cần dùng.
Trong lần đầu tiên chạy TTSOFT 1A, bạn chọn ‘Tạo dữ liệu mới’, rồi đặt tên dữ liệu kế toán (thường là tên công ty và không có dấu khoảng cách), và chọn loại hình doanh nghiệp ở ô ‘Chế độ kế toán’, rồi bấm nút Thực hiện.
Tiếp theo, bạn đăng nhập vào phần mềm bằng tên người dùng là admin, bỏ trống ô mật mã, rồi bấm nút Đăng nhập.
Trong cửa sổ chọn thời gian sử dụng phần mềm, bạn chọn kỳ bắt đầu sử dụng phần mềm tương ứng với thời điểm phát sinh chứng từ kế toán, thông thường là từ đầu năm tài chính , rồi bấm nút Thực hiện. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy thông báo thời hạn dùng thử phần mềm, bạn bấm nút ‘Đăng ký sau’.
Hệ thống các tính năng của Kế toán 1A 2016
Cửa sổ chính của phần mềm này khá đơn giản và trực quan với 5 khu vực và 6 menu hoàn toàn bằng tiếng Việt. Trên đó, bạn sẽ thấy các thông báo và số ngày còn lại để nộp các tờ khai thuế, cũng như tình trạng (đã nộp, chưa nộp) của các tờ khai, và các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền...
Các tính năng được bố trí trong 5 menu: Hệ thống, Quản Lý, Chứng từ, Kê khai thuế, báo cáo. Riêng menu thứ 6 là Trợ giúp sẽ giúp bạn liên hệ với bộ phận trờ giúp từ xa của TTSoft qua phần mềm trung gian là Teamviewer, cũng như cập nhật tính năng mới cho phần mềm, đăng ký sử dụng, xem thông tin cơ sở dữ liệu.
Menu Chứng từ có các thao tác và các biểu mẫu: Lập chứng từ, hóa đơn mua – bán hàng, phiếu nhập – xuất – chuyển kho, phiếu thu – chi – chuyển quỹ, lập phiếu kế toán tự động. Với mỗi biểu mẫu, bạn sẽ có các thao tác thêm chứng từ, tìm kiếm chứng từ, thanh toán hóa đơn... rất trực quan, người không có nghiệp vụ kế toán hoàn toàn có thể sử dụng được. Trong đó, tính năng ‘Hóa đơn bán hàng’ sẽ hỗ trợ bạn xử lý nhanh, chính xác các hóa đơn bán buôn, bán lẻ, ký gởi đại lý, cũng như hóa đơn xuất khẩu. Qua đó, bạn dễ dàng theo dõi danh sách các hóa đơn đã hạch toán, kiểm soát và loại trừ các trường hợp hạch toán trùng, thiếu...
Menu Quản lý sẽ có các lệnh giúp bạn quản lý: hàng hóa và dịch vụ, khách hàng và đối tác, hóa đơn - ấn chỉ, kho, quỹ, tiền lương, kiểm kê sản xuất, tính giá thành sản xuất... Qua đó, bạn sẽ lập được bảng lương tự động tính các khoản BHXH, BHYT, BHTN theo quy định mới cho năm 2016 mà không ảnh hưởng tới các bảng lương năm 2015. Nó cũng hỗ trợ bạn lập bảng lương và trích bảo hiểm cho công ty với nhiều đối tượng tham gia bảo hiểm khác nhau. Ngoài ra, phần mềm này cũng sẽ tự động tính số thuế TNCN khấu trừ khi bạn làm bảng lương hàng tháng, sau đó hỗ trợ bạn lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN (mẫu 02/KK-TNCN) với nhiều đối tượng nộp thuế theo Luật thuế TNCN hiện hành. Thông tin của người nộp thuế, người phụ thuộc cũng được theo dõi đầy đủ để tự động lập tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/KK-TNCN) cuối năm với các phụ lục cần thiết.
Menu Hệ thống có các tính năng liên quan đến kế toán, cũng như tinh chỉnh phần mềm (Thiết lập kế toán, Tùy chọn hệ thống, Phân quyền người dùng, …).
Menu Kê khai thuế có 3 tính năng: Đăng ký tờ khai, kê khai thuế, đăng ký phần mềm HTKK. Ngoài việc hỗ trợ đầy đủ các biểu mẫu kê khai thuế, phần mềm này còn kết nối với hệ thống Hỗ trợ kê khai thuế hoặc dịch vụ trung gian về thuế để nộp báo cáo nhanh chóng, hạn chế việc bị nghẽn hệ thống khi kết nối kê khai thuế như cách thông thường.
Menu Báo cáo có khá nhiều tính năng để bạn làm báo cáo nhanh chóng, các dữ liệu sẽ được lấy tự động từ những phần có liên quan đã nhập vào.
Mỗi lệnh trong menu sẽ được mở ra một cửa sổ làm việc riêng. Các cửa sổ này sẽ xếp thành dạng Tab (như trên các trình duyệt web) trên cửa sổ chính của phần mềm. Do đó, bạn có thể mở nhiều cửa sổ ra để dùng và đối chiếu một cách dễ dàng.
Trong quá trình sử dụng, bạn có thể truy cập trang web www.ketoan1a.com để xem cách xử lý những vướng mắc chưa tìm thấy trong phần mềm, hoặc liên lạc với bộ phận hỗ trợ để tìm hiểu thêm về các tính năng chưa hiểu.
Với việc quản lý dữ liệu tập trung chuẩn mực, phần mềm Kế toán 1A 2016 sẽ thông báo cho bạn biết ngay các lỗi hoạch toán để bạn sửa ngay, thay vì phải từng bước kiểm tra và tìm lỗi vốn dĩ rất mất thời gian như cách làm kế toán thủ công.
CAO KIẾN NAM
Nguồn: Báo Khoa học Phổ thông
