Nên hay không nên lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán miễn phí cho doanh nghiệp

Ngày 30/12/2019

Hiện nay, các phần mềm kế toán miễn phí ngày càng được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến bởi những tính năng vượt trội mà nó đem đến. Tuy nhiên, chi phí để sử dụng các phần mềm này cũng không phải nhỏ nên nhiều doanh nghiệp vẫn còn do dự trong việc sử dụng phần mềm kế toán. Bên cạnh đó, cũng không thể không nhắc đến những hạn chế và bất cập khi doanh nghiệp sử dụng các phần mềm kế toán miễn phí có trên thị trường. Hy vọng với bài viết này sẽ cung cấp đến Quý doanh nghiệp những thông tin bổ ích, quan trọng để giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn có thể lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp mình.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các doanh nghiệp mới thành lập thì đa số ưu tiên hàng đầu là cố gắng tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất có thể, các khoản chi ra cũng chủ yếu phục vụ cho việc bán hàng tăng doanh thu.

Cũng chính vì điều này mà các khoản chi khác như chi phí mua bản quyền hoặc thuê bao phần mềm kế toán được xem là khoản chi phí chưa hoặc không thực sự cần thiết với doanh nghiệp. Và việc sử dụng các phần mềm kế toán miễn phí bản mới nhất cũng đã mang đến cho các doanh nghiệp một số lợi ích cơ bản (lợi ích ban đầu, thấy ngay) và chúng ta có thể liệt kê một số lợi ích tiêu biểu sau:

Thuận tiện và dễ sử dụng

Bạn nên sử dụng những phần mềm kế toán miễn phí bản mới nhất vì chúng rất thuận tiện và dễ sử dụng. Với ưu điểm này thì những người làm công tác kế toán không cần tốn quá nhiều thời gian để thích ứng và có thể nhanh chóng sử dụng.

Ngoài ra, các tài liệu hướng dẫn sử dụng đầy đủ, thao tác nhập dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả. Việc tìm kiếm và truy xuất thông tin, xem báo cáo nhanh chóng sẽ giúp tiết kiệm thời gian làm việc và hiệu quả hơn.

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán

Các phần mềm kế toán miễn phí bản mới nhất về cơ bản cũng đảm bảo cung cấp được đầy đủ các nghiệp vụ kế toán như những phần mềm phải trả phí, giúp thay thế và giảm bớt một phần công việc cho những người làm kế toán.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Số tiền phải bỏ ra để có thể sử dụng những phần mềm bản trả phí không phải là nhỏ. Tuy nhiên, khi sử dụng các phần mềm kế toán miễn phí bản mới nhất có thể giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí khá lớn.

Song song đó, bên cạnh những lợi ích ban đầu và thấy ngay kể trên, doanh nghiệp cũng nên lường trước hoặc không nên bỏ qua những bất cập, nguy hiểm tiềm tàng khi sử dụng các loại phần mềm kế toán miễn phí. Và thông thường, những bất cập hoặc nguy hiểm này lại phát sinh vào những thời điểm quan trọng nhất hoặc khi khối lượng dữ liệu tương đối lớn mới có thể phát hiện sai sót nhưng thường sẽ muộn và khả năng khắc phục lỗi rất thấp hoặc tốn chi phí cao cho việc sửa lỗi.

Dễ phát sinh lỗi, mức độ chuyên môn thấp

Những phần mềm miễn phí thường được viết bởi những công ty nhỏ hoặc nhóm người nhỏ lẻ, có thể nhóm sinh viên, nhóm thực tập viên, vì thế hạn chế về công nghệ. Mặc dù phần mềm có đủ chức năng nhưng do bị hạn chế về nghiệp vụ, tính chuyên môn, sau thời gian sử dụng số liệu phát sinh lớn sẽ phát sinh ra những lỗi nhỏ hoặc nghiêm trọng mà các doanh nghiệp không thể tự xử lý kịp thời.

Giới hạn thời gian miễn phí

Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm kế toán miễn phí chỉ cho phép doanh nghiệp sử dụng miễn phí trong một thời gian hoặc giới hạn số lượng chứng từ trong năm. Hết thời gian hoặc số lượng chứng từ qui định, doanh nghiệp sẽ phải mất một khoản phí lớn để mở rộng tính năng hoặc nâng cấp lên phiên bản khác.

Giới hạn chức năng sử dụng

Phần mềm được sử dụng miễn phí nhưng lại giới hạn về dung lượng, thời gian sử dụng, số người dùng, cũng như các tính năng cơ bản như cho phép liên kết với kế toán, trụ sở chính,.. sẽ không được sử dụng hoặc sử dụng một phần gây trở ngại và khó chịu cho người dùng.

Giới hạn khi thay đổi phần mềm

Sau thời gian sử dụng, số liệu phát sinh lớn, khi phần mềm phát sinh những lỗi nghiêm trọng không thể sửa được. Khi đó khó khăn cho doanh nghiệp khi tìm những sản phẩm thay thế, tốn thời gian, mất dữ liệu đã nhập liệu trong thời gian dài.

VC.Trường