Hạch toán thanh lý tài sản cố định, nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ

Ngày 10/09/2021 - NTT.Hà

Trong quá trình sử dụng tài sản cố định (TSCĐ), doanh nghiệp có thể gặp được những trường hợp gây giảm TSCĐ như nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, mất mát, kiểm kê và phát hiện thừa thiếu, góp vốn kinh doanh, chuyển giao cho doanh nghiệp khác, tháo dỡ... cần phải được xử lý và hạch toán theo đúng quy định. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách xử lý và hạch toán các trường hợp này nhé.

Thanh lý tài sản cố định (TSCĐ)

Quy định về việc thanh lý TSCĐ

Việc thanh lý TSCĐ được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:

1. Các trường hợp cần thanh lý TSCĐ

Doanh nghiệp thường có nhu cầu thanh lý TSCĐ trong các trường hợp:

• TSCĐ đã hư hỏng và không thể sử dụng được nữa
• TSCĐ lạc hậu và không còn phù hợp với nhu cầu của Doanh nghiệp
• Doanh nghiệp sát nhập, nhượng bán hoặc giải thể

Trường hợp thanh lý các TSCĐ còn đang khấu hao nhưng bị hư, hỏng thì cần phải: Xác định trách nhiệm của Tổ chức, Cá nhân đối với sự hư hỏng của TSCĐ để xử lý bồi thường. Phần còn lại (chưa thu hồi, không được bồi thường) thì phải được bù đắp bằng số thu do thanh lý của TSCĐ đó. Lãnh đạo doanh nghiệp có trách nhiệm quyết định khoản bồi thường này. Nếu 2 khoản này vẫn chưa đủ bù đắp phần gía trị còn lại của TSCĐ thì phần còn lại bị xem là Lỗ thanh lý TSCĐ và phải đưa vào chi phí khác. (Xem tiếp ở mục Hạch toán thanh lý TSCĐ)

2. Thủ tục thanh lý TSCĐ

Khi có quyết định thanh lý TSCĐ, Doanh nghiệp cần lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng có trách nhiệm đảm bảo việc thanh lý TSCĐ theo đúng quy trình và lập “Biên bản thanh lý TSCĐ” theo đúng mẫu quy định. Biên bản này được lập thành 2 bản và giao cho:

• Phòng Kế toán để ghi sổ và lưu hồ sơ
• Đơn vị sử dụng, quản lý TSCĐ.

3. Quy trình thanh lý TSCĐ

Bước 1: Bộ phận (hoặc phòng ban) có TSCĐ cần thanh lý căn cứ vào kết quả kiểm kê tài sản, cũng như quá trình theo dõi, sử dụng TSCĐ để lập đơn đề nghị thanh lý và trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Trong đơn đề nghị ghi rõ danh mục TSCĐ cần thanh lý.

Bước 2: Đại diện doanh nghiệp ra quyết định thanh lý TSCĐ.

Bước 3: Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ gồm:

• Thủ trưởng đơn vị: Chủ tịch Hội đồng;
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản;
• Trưởng (hoặc phó) bộ phận cơ sở vật chất, cán bộ phụ trách tài sản;
• Đại diện đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thanh lý;
• Cán bộ có hiểu biết về đặc điểm, tính năng kỹ thuật của tài sản thanh lý;
• Đại diện đoàn thể: Công đoàn, Thanh tra Nhân dân (nếu cần).

Bước 4: Hội đồng thanh lý TSCĐ trình người đứng đầu doanh nghiệp quyết định hình thức xử lý TSCĐ như bán tài sản, hủy tài sản (tuỳ theo đặc điểm, tình trạng của TSCĐ cần thanh lý)

Bước 5: Hội đồng thanh lý TSCĐ lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” sau khi đã tiến hành thanh lý.

Đi kèm quy trình này là bộ hồ sơ thanh lý TSCĐ bao gồm:

• Biên bản họp hội đồng thanh lý TSCĐ.
• Quyết định Thanh lý TSCĐ.
• Biên bản kiêm kê tài sản cố định
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ
• Biên bản thanh lý TSCĐ
• Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ được thanh lý.
• Hóa đơn bán TSCĐ
• Biên bản giao nhận TSCĐ
• Biên bản hủy tài sản cố định
• Thanh lý hợp đồng kinh tế bán TSCĐ.

Các trường hợp thanh lý TSCĐ

• Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
• Thanh lý TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án
• Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi, văn hoá

Hạch toán thanh lý TSCĐ

TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh	Ghi nhận Doanh thu Nợ TK 111, 112, 131, … Có TK 711 Có TK 3331 Nếu chưa tách được 3331 ngay thì TK 711 sẽ bao gồm cả tiền thuế và cần ghi giảm khi kê khai số thuế phải nộp.	Ghi nhận giảm TSCĐ Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ) Nợ TK 811 (giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có) Có TK 211 (nguyên giá TSCĐ)	Chi phí khác Các chi phí khác liên quan đến việc thanh lý TSCĐ được phản ánh vào Nợ TK 811.
TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án		Ghi nhận giảm TSCĐ Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ) Nợ TK 466 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có) Có TK 211 (Nguyên giá)	Chi phí khác Các chi phí khác liên quan ghi vào TK liên quan theo quy định.
TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi, văn hoá	Ghi nhận Doanh thu Nợ TK 111, 112, … Có TK 353 Có TK 333	Ghi nhận giảm TSCĐ Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ) Nợ TK 353 (Giá trị còn lại chưa khấu hao hết – nếu có) Có TK 211 (Nguyên giá)	Chi phí khác Các chi phí khác liên quan phản ánh vào Nợ TK 353

Nhượng bán TSCĐ

Việc nhượng bán TSCĐ được quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:

• Trường hợp nhượng bán TSCĐ: thường do TSCĐ không còn cần thiết nữa hoặc sử dụng nhưng không có hiệu quả.
• Thủ tục nhượng bán TSCĐ: Tương tự như thanh lý TSCĐ
• Hạch toán nhượng bán TSCĐ: Tương tự như thanh lý TSCĐ

Xem thêm: Phần mềm kế toán làm cho nhiều doanh nghiệp

Góp vốn bằng TSCĐ

Quy trình góp vốn bằng TSCĐ được quy định tại Luật doanh nghiệp 2014 như sau:

1. Định giá TSCĐ

Giá trị do các thành viên, cổ đông sáng lập định giá nhất trí; hoặc do thỏa thuận giữa người góp vốn và doanh nghiệp; hoặc do tổ chức chuyên nghiệp định giá theo quy định và được chấp nhận.

2. Chuẩn bị bộ hồ sơ góp vốn

• Bên góp vốn hoặc giao vốn là cá nhân, tổ chức không kinh doanh: bộ chứng từ bao gồm Biên bản chứng nhận góp vốn và Biên bản giao nhận tài sản.
• Bên góp vốn hoặc giao vốn là cá nhân, tổ chức kinh doanh: bộ chứng từ bao gồm Biên bản góp vốn; Hợp đồng liên doanh, liên kết; Biên bản định giá tài sản; Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản. Các chứng từ liên quan khác.

3. Chuyển quyền sở hữu TSCĐ

Thành viên góp vốn bằng tài sản của công ty TNHH, công ty hợp danh, cổ đông của công ty cổ phần phải chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn cho công ty theo quy định như sau:

• Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc giá trị quyền sử dụng đất thì người góp vốn phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản đó hoặc quyền sử dụng đất cho công ty tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc chuyển quyền sở hữu đối với tài sản góp vốn không chịu lệ phí trước bạ;
• Đối với tài sản không đăng ký quyền sở hữu, việc góp vốn phải được thực hiện bằng việc giao nhận tài sản góp vốn có xác nhận bằng biên bản (Biên bản giao nhận tài sản).
• Tài sản được sử dụng vào hoạt động kinh doanh của chủ doanh nghiệp tư nhân không phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu cho doanh nghiệp.

Hạch toán góp vốn bằng TSCĐ

• Nợ TK 221, 222 (giá trị đánh giá lại TSCĐ)
• Nợ TK 214 (giá trị đã hao mòn từ đầu kỳ khấu hao TSCĐ)
• Nợ TK 811 (số chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ)
  • Có TK 211 (Nguyên giá)
  • Có TK 711 (số chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị còn lại của TSCĐ)

Kiểm kê và phát hiện thừa, thiếu TSCĐ

Khi kiểm kê TSCĐ và phát hiện thừa, thiếu thì phải xác định ngay nguyên nhân và xử lý TSCĐ thừa, thiếu theo đúng quy định.

Các trường hợp cần kiểm kê TSCĐ

1. Thời điểm kiểm kê TSCĐ

Việc kiểm kê TSCĐ có thể được thực hiện tại một thời điểm bất kỳ do yêu cầu từ chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý để có quyết định mua mới, thanh lý, sửa chữa, … TSCĐ phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

Ngoài ra, theo quy định thì Kế toán cũng phải kiểm kê lại TSCĐ vào:

• Cuối năm khi lập Báo cáo tài chính
• Doanh nghiệp chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, …
• Chuyển đổi hình thức doanh nghiệp
• Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các trường hợp gây thiệt hại bất thường khác.
• Đánh giá lại tài sản theo quyết định của Cơ quan thuế

2. Quy trình kiểm kê TSCĐ

1. Giám đốc doanh nghiệp ban hành Quyết định kiểm kê tài sản cố định
2. Thành lập Hội đồng kiểm kê TSCĐ của doanh nghiệp, thông thường gồm có:
   1. Giám đốc hoặc thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng kiểm kê,
   2. Trưởng các phòng ban trực tiếp sử dụng tài sản,
   3. Trưởng phòng quản lý tài sản trong doanh nghiệp,
   4. Kế toán trưởng, kế toán TSCĐ
   5. Các thành viên khác tham gia kiểm kê.
3. Hội đồng kiểm kê TSCĐ tiến hành kiểm kê tài sản cố định
4. Dựa vào kết quả kiểm kê TSCĐ thực tế tại doanh nghiệp, Hội đồng kiểm kê tiến hành tổng hợp, xử lý số liệu TSCĐ đã kiểm kê, đối chiếu giữa các bộ phân quản lý tài sản, bộ phận sử dụng tài sản và kế toán lập biên bản kiểm kê tài sản cố định phù hợp.
5. Đưa ra các nhận xét, đánh giá
6. Kiến nghị:
   1. Đề xuất về chế độ quản lý tài sản nội bộ,
   2. Đưa ra chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận,
   3. Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản,
   4. Thực hiện kiến nghị của biên bản kiểm kê ở kỳ trước,
   5. Đưa ra biện pháp xử lý chênh lệch số liệu,
   6. Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục,
   7. Các kiến nghị khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
7. Báo cáo kết quả
   1. Báo cáo với chủ sở hữu TSCĐ về kết qủa kiểm kê
   2. Gửi báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành của chủ sở hữu TSCĐ cho các bộ phận liên quan.

3. Hồ sơ kiểm kê TSCĐ

Mẫu kiểm kê TSCĐ

Hạch toán các trường hợp kiểm kê thừa, thiếu TSCĐ

1. Hạch toán thừa TSCĐ

• Trường hợp thừa TSCĐ do chưa đưa vào sổ sách
  • Nợ TK 211
  •     Có TK 241, 331, 338, 411, …
• Trường hợp TSCĐ thừa đã và đang được sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, dự án, phúc lợi, ..
  • Nợ TK chi phí sản xuất, kinh doanh
  • Nợ TK 3533 (đối với TSCĐ dùng cho phúc lợi)
  • Nợ TK 466 (đối với TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án)
  •     Có TK 214 (dựa vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để xác định)
• Trường hợp thừa TSCĐ phát hiện là của Doanh nghiệp khác thì phải báo cho Doanh nghiệp đó biết, trường hợp không rõ chủ sở hữu thì phải báo cho Cơ quan cấp trên để xử lý.

2. Hạch toán thiếu TSCĐ

• Trường hợp có thể xử lý ngay: Căn cứ vào “Biên bản xử lý TSCĐ thiếu” và hồ sơ TSCĐ để xác định nguyên giá, hao mòn TSCĐ để ghi giảm TSCĐ và xử lý phần còn lại của TSCĐ.

TSCĐ dùng vào sản xuất, kinh doanh	Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214 (giá trị hao mòn) Nợ TK 111, 112, 334, 138 (nếu người có trách nhiệm phải bồi thường) / TK 411 (Nếu được phép ghi giảm vốn) / TK 811 (Nếu doanh nghiệp chịu phần tổn thất)     Có TK 211
TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án	Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214 (giá trị hao mòn) Nợ TK 466 (giá trị còn lại)     Có TK 211 (nguyên giá)	Với phần giá trị thiếu phải thu hồi Nợ TK 111, 112, 334     Có TK liên quan (tuỳ theo quyết định xử lý)
TSCĐ dùng cho phúc lợi, văn hoá	Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214 (giá trị hao mòn) Nợ TK 3533 (giá trị còn lại)     Có TK 211 (nguyên giá)	Với phần giá trị thiếu phải thu hồi Nợ TK 111, 112, 334     Có TK 3532

• Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý:

TSCĐ dùng vào sản xuất, kinh doanh	Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214 (giá trị hao mòn) Nợ TK 138 (Giá trị còn lại)     Có TK 211 (Nguyên giá)		Khi có quyết định xử lý bồi thường Nợ TK 111, 112 (tiền bồi thường) Nợ TK 138 (nếu người có lỗi bồi thường), TK 334 (trừ lương NLĐ), TK 411 (nếu ghi giảm vốn), TK 811 (nếu doanh nghiệp chịu phần tổn thất)     Có TK 138
TSCĐ dùng cho nội bộ, dự án	Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214 (giá trị hao mòn) Nợ TK 466 (giá trị còn lại)     Có TK 211 (nguyên giá)	Với phần giá trị thiếu phải thu hồi Nợ TK 1381     Có TK 338	Khi có quyết định xử lý bồi thường Nợ TK 111, 334, … Nợ TK 338     Có TK 1381 và các TK liên quan
TSCĐ dùng cho phúc lợi, văn hoá	Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214 (giá trị hao mòn) Nợ TK 3533 (giá trị còn lại)     Có TK 211 (nguyên giá)	Với phần giá trị thiếu phải thu hồi Nợ TK 1381     Có TK 3532	Khi có quyết định xử lý bồi thường Nợ TK 111, 334, …     Có TK 1381

Hạch toán tháo dỡ một bộ phận TSCĐ

Theo quy định tại điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC thì trong trường hợp TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất thì khi doanh nghiệp tháo dỡ, huỷ bỏ để xây dựng công trình mới cần:

• Tách quyền sử dụng đất thành TSCĐ vô hình
• Phần tài sản dỡ bỏ, huỷ bỏ được hạch toán tương tự như thanh lý TSCĐ
• Phần nguyên giá TSCĐ được xây dựng thêm là giá trị quyết toán công trình xây dựng mới.

Hạch toán phần TSCĐ bị tháo dỡ

Nợ TK 214 (giá trị hao mòn)
Nợ TK 811 (giá trị còn lại)
    Có TK 211 (nguyên giá)

Trên đây là những thông tin về quy định xử lý cũng như hạch toán thanh lý tài sản cố định (TSCĐ). Mong rằng nội dung bài viết sẽ hữu ích đối với bạn. Nếu có ý kiến thắc mắc vui lòng để lại bình luận bên dưới đây!

Xem thêm: Phần mềm kế toán