Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC mới nhất năm 2022

Ngày 22/01/2022 - HNTT.Thúy

Hiện nay, với kế toán việc tra cứu hóa đơn và mã số thuế của người bán là một trong những nghiệp vụ quan trọng hàng đầu, nhằm kiểm tra được tính minh bạch và hợp pháp các thông tin có trên hóa đơn. Phần mềm kế toán 1A chia sẻ thêm với các bạn cách tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mới nhất 2022. Kế toán có thể dựa vào các bước tra cứu sau để kiểm tra và xác thực thông tin hóa đơn trên là chính xác hay không nhé.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử tại trang của Tổng cục thuế - Tra cứu thông tin trên từng hóa đơn

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập trang thông tin hóa đơn điện tử link https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Nhập các thông tin hóa đơn người bán.

• MST người bán (*): nhập MST người bán, đây là thông tin bắt buộc.
• Loại hóa đơn (*): Có các loại hóa đơn sau: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng/ Hóa đơn bán hàng/Hóa đơn bán tài sản công/Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia/ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ/ Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý. Ở từng loại hóa đơn được quy định chữ số 1, 2 ,3, 4, 5, 6 để thể hiện loại hóa đơn sau:
  • Số 1- Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
  • Số 2 – Hóa đơn điện tử bán hàng
  • Số 3- Hóa đơn điện tử bán tài sản công
  • Số 4- Hóa đơn điện tử bán hàng dữ trữ quốc gia
  • Số 5- Hóa đơn điện tử khác: là tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc các chứng từ có tên gọi khác.
  • Số 6- Các chứng từ điện tử được sử dụng như hóa đơn gồm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
  • Do vậy, khi thực hiện tra cứu hóa đơn, kế toán cần chọn ĐÚNG loại hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn (*): Theo TT 78/ 2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm chữ viết và chữ số. Trong đó có phản ánh hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
  • Chỉ tiêu quy định cho ký hiệu hóa đơn điện tử: C 22 T YY
  • Trong đó:
    • C hoặc K: C –có mã của CQT/ K – Không có mã của CQT
    • 22 – Hai số cuối của năm phát hành hóa đơn
    • T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
    • Ngoài ra còn các ký tự khác được quy định như sau:
    • D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
    • L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
    • M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
    • N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
    • B: Áp dụng với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
    • G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ hóa đơn điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng,
    • H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ hóa đơn điện tử là hóa đơn bán hàng.
    • YY: Người bán tự đặt theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thường ký tự viết tắt tên của doanh nghiệp hoặc để YY.
  • Nhập ký hiệu hóa đơn. Ví dụ C22TTP
• Số hóa đơn (*): nhập số hóa đơn cần tra cứu, đây là thông tin bắt buộc. Có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số, ví dụ 1 hoặc 00000001).
• Tổng tiền thuế: thông tin không bắt buộc, kế toán có thể nhập hoặc không nhập.
• Tổng tiền thanh toán (*): nhập số tổng tiền thanh toán trên hóa đơn, thông tin bắt buộc.
• Nhập mã captcha (*): nhập chính xác mã chuỗi captcha hiển thị ô bên trái.

Tham khảo ngay: Hướng dẫn download phần mềm kế toán chi tiết

Bước 2: Sau khi nhập đầu đủ thông tin ở các mục trên, bấm Tìm kiếm để hệ thống tiến hành tra cứu.

Hệ thống sẽ trả về kết quả tìm kiếm thông tin như sau: “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn”. Đây là thông tin tra cứu hóa đơn tìm kiếm hợp lệ.

Trường hợp nếu các thông tin tra cứu nhập chưa đúng hoặc chưa chính xác, kết quả trả về như sau: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm.” Thông tin tìm kiếm không hợp lệ.

Tra cứu DN đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Ngoài ra, ở trang tra cứu này, kế toán có thể tra mã số thuế công ty (DN) đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư mới chưa. Các bước thực hiện như sau:

• Nhập mã số thuế (*): nhập MST cần tìm.
• Nhập chính xác mã captcha ở ô bên trái.
• Bấm nút Tìm kiếm.

Thông tin kết quả trả về: “Mã số thuế cần tìm đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ- CP”.

Bài viết này hi vọng sẽ giúp kế toán nắm rõ hơn cách tra cứu hóa đơn điện tử khi nhận hóa đơn từ người bán và một số thông tin mới về ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hiện tại, Kế toán 1A có hỗ trợ tích hợp hóa đơn điện tử theo TT 78 với các nhà cung cấp VIETTEL, VNPT, BKAV. Bạn có thể gọi ngay số (028) 3848 9975 để được tư vấn chi tiết về sản phẩm./.