Các lỗi thường gặp trong kế toán hàng tồn kho và cách hạn chế cho năm tài chính 2020

Ngày 13/01/2020

Việc kiểm soát tồn kho là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, từ thương mại đến sản xuất và xây lắp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm soát tồn kho có vẻ đơn giản tuy nhiên lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và sai sót dẫn đến khó khăn mỗi khi kiểm đếm và quyết toán cuối kỳ. Doanh nghiệp càng lớn thì rủi ro này lại càng cao do tính phức tạp của quy trình, của sản phẩm cần theo dõi. Có thể kể đến như không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ; ghi nhận sai bút toán trên phần mềm kế toán kho; không quản lý được hàng hư hỏng, suy giảm chất lượng, …. Hãy cùng Kế toán 1A hệ thống các sai sót này để biết cách hạn chế cũng như khắc phục cho năm tài chính mới 2020 nhé.

A. Các sai sót kế toán kho thường gặp phải khi nhập xuất và hạch toán kho trong kỳ

1. Các sai sót về chứng từ

• Không thực hiện kiểm kê tồn kho vào ngày 31/12 cuối năm.
• Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ khi ghi nhận nhập xuất kho như hợp đồng (khi mua bán hàng với số lượng lớn), hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn, …
• Thực hiện nhập kho khi chưa có biên bản kiểm nghiệm với các mặt hàng, nguyên vật liệu đặc biệt.
• Các phiếu nhập kho, xuất kho không được đánh số theo trật tự và quy chuẩn đồng nhất.
• Các phiếu nhập kho, xuất kho không có chi tiết, bảng kê rõ ràng.
• Gộp chung chứng từ nhập kho cho nhiều lần nhập hàng.
• Không có sự tách bạch rõ ràng trong trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan như thủ kho, kế toán kho, …
• Không có chính sách hoặc chính sách quản lý hao hụt, bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho không tốt. Không kiểm soát được hạn dùng, thay đổi đặc tính lý hóa trong môi trường bảo quản kho.
• Không có phương pháp kỹ thuật xử lý hàng kém phẩm chất, hàng hết hạn sử dụng trên biên bản hủy hàng tồn kho, không lập biên bản khi xử lý các mặt hàng này.
• Không trích lập hoặc trích lập không đúng quy định mới nhất của Bộ Tài chính về dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính.

2. Các sai sót về giá vốn hàng tồn kho:

• Xác định sai giá vốn hàng tồn kho khi nhập xuất kho.
• Hạch toán sai thứ tự các nghiệp vụ nhập xuất kho, nhập sau xuất trước dẫn đến âm kho và sai giá vốn. Hạch toán chứng từ không đúng kỳ dẫn đến sai sót số liệu tồn kho trong kỳ.
• Hạch toán sai tài khoản, sai nghiệp vụ trong các trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau và ngược lại, các trường hợp hàng gửi bán và gửi hàng đi bán, trường hợp hàng xuất thẳng không qua kho, … không có biên bản, giấy tờ, hợp đồng hợp lệ trong các trường hợp này.
• Không tính lại giá vốn xuất kho trong kỳ khi sử dụng phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cuối kỳ). Không nhất quán trong phương pháp tính giá xuất kho khi doanh nghiệp có nhiều kho hàng.

3. Các sai sót trong số liệu thực tế - sổ kho – sổ sách kế toán

• Kế toán kho và thủ kho không đối chiếu thường xuyên, không có biên bản, báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng kỳ để kiểm kê đối chiếu hàng hóa.
• Số lượng, lô hàng, mặt hàng, giá trị, … xuất nhập kho giữa thực tế, sổ kho, chứng từ kế toán không khớp.
• Không loại bỏ các hàng hóa, vật tư kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp ra khỏi sổ sách kế toán, thẻ kho.
• Không hạch toán hoặc hạch toán sai, không có biên bản xử lý hàng kiểm kê thừa, thiếu so với thực tế.

4. Các sai sót trong quy trình nhập xuất nguyên phụ liệu, vật tư, thành phẩm, phế phẩm đối với doanh nghiệp sản xuất

• Hạch toán vật tư xuất dùng và vật tư hoàn nhập kho đối với doanh nghiệp sản xuất, xây lắp không đúng trình tự, thực tế nhập xuất, chỉ hạch toán số lượng chênh lệch của hai lần nhập xuất, …
• Không hạch toán khi có nghiệp vụ thu hồi phế liệu, nguyên vật liệu xuất thừa.
• Cách tính giá trị thành phẩm dở dang trong sản xuất, phân bổ các chi phí tính giá thành không hợp lý.
• Xuất kho nội bộ không đúng giá thành sản xuất.
• Không hạch toán chi phí khi xuất kho nguyên liệu, vật tư vào sản xuất.
• Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm cũng như xử lý phế phẩm trong sản xuất.
• Không thực hiện chuyển kho hàng hóa – nguyên vật liệu khi có nghiệp vụ xuất hàng hóa làm nguyên liệu hoặc vật tư sản xuất.

5. Các sai sót khi theo dõi TSCĐ & CCDC

• Không phân loại hoặc phân loại không đúng, hạch toán không đúng đối với các loại tài sản cố định, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, …
• Không phân bổ hoặc phân bổ không đúng, không nhất quán chi phí tài sản cố định và công cụ dụng cụ trong kỳ.
• Không xử lý công cụ dụng cụ báo hỏng mà vẫn tiếp tục phân bổ.

B. Cách hạn chế các sai sót thường gặp trong kế toán hàng tồn kho

1. Các sai sót về chứng từ

• Cập nhật các quy định về nội dung chứng từ như biểu mẫu chứng từ, cách lập, chữ ký trên chứng từ, chứng từ dịch từ tiếng nước ngoài, …
• Có quy trình và tách bạch rõ ràng giữa các bộ phận kiểm soát và luân chuyển chứng từ như bộ phận kho, bộ phận kế toán, … chỉ khi đầy đủ chứng từ và chứng từ minh bạch và hợp lệ về mặt pháp lý thì mới ghi nhận vào sổ sách kế toán.
• Cập nhật các quy định về quản lý và hạch toán hàng hư hỏng, kém phẩm chất. Có hồ sơ và biên bản rõ ràng mỗi khi tiêu hủy, thanh lý hàng hóa để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.
• Kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính.

2. Các sai sót về giá vốn trong kế toán hàng tồn kho

• Thống nhất phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp quản lý hàng hóa trên nhiều kho.
• Sử dụng các phần mềm kế toán kho cho phép mặc định các bút toán kế toán cho các nghiệp vụ khác nhau như nhập mua hàng, hàng tạm nhập, hàng về trước hóa đơn về sau, hàng gửi bán, … Nếu bạn sử dụng phân hệ kế toán kho của phần mềm Kế toán 1A, các nghiệp vụ này sẽ được tự động hạch toán theo chứng từ mà bạn nhập vào phần mềm để giảm thiểu sai sót về mặt hạch toán cho bạn.
• Hạch toán chứng từ đúng thời điểm nhập xuất, luôn kiểm tra thứ tự hạch toán chứng từ kho và giá vốn cuối kỳ để tránh tình trạng nhập sai thứ tự, nhập thiếu chứng từ. Nếu bạn sử dụng phân hệ kế toán kho của phần mềm Kế toán 1A, phần mềm sẽ cảnh báo các sai sót dẫn đến âm kho, sai giá vốn cuối kỳ để bạn dễ kiểm soát. Ngoài ra, việc tính lại giá xuất kho cũng được mặc định khi thực hiện kết chuyển cuối kỳ để tránh sai sót số liệu kế toán.

3. Các sai sót dẫn đến chênh lệch số liệu thực tế - sổ kho – sổ sách kế toán

• Các sai sót này xảy ra thường là do việc kết hợp không đồng bộ giữa các bộ phận có liên quan và việc kiểm soát của từng bộ phận. Có thể kể đến như thủ kho ghi sai thẻ kho, xuất sai lô hàng, mặt hàng, … kế toán ghi nhận sai số liệu trên chứng từ nhập xuất kho, … Do vậy cần có quy trình kiểm soát và kết hợp chặt chẽ các bộ phận.
• Kiểm đếm kho thực tế theo chu kỳ, có sự tham gia của các bộ phận liên quan, có chứng từ, biên bản rõ ràng trong các lần kiểm đếm.
• Kịp thời xử lý và ghi nhận sự chênh lệch vào phần mềm kế toán kho để đảm bảo khớp số liệu từng kỳ.

4. Các sai sót trong quy trình nhập xuất nguyên phụ liệu, vật tư, thành phẩm, phế phẩm đối với doanh nghiệp sản xuất

• Việc kiểm soát kho của các doanh nghiệp sản xuất thường phức tạp và đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau. Một phần mềm kế toán sản xuất tốt và có quy trình phù hợp sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát và quản lý vấn đề này.
• Luôn thực hiện lần lượt và đúng trình tự, quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm. Có quy định rõ ràng về nhập xuất nguyên vật liệu thừa, phế phẩm, … trong sản xuất.

5. Các sai sót khi theo dõi TSCĐ & CCDC

• Kế toán cần theo dõi, phân loại và hạch toán đúng các nghiệp vụ về TSCĐ và CCDC theo đúng quy định. Cần chú ý đến tính hợp lệ của các chứng từ, hồ sơ liên quan; các điều kiện ghi nhận TSCĐ và CCDC; nguyên tắc phân loại TSCĐ; các khung thời gian khấu hao; …
• Yêu cầu các bộ phận sử dụng TSCĐ thông báo khi TSCĐ có tình trạng hư hỏng, cần sửa chữa, thanh lý, … để lập biên bản và ngừng phân bổ kịp thời.
• Phân bổ khấu hao và chi phí đúng và đủ các kỳ theo khung thời gian khấu hao của TSCĐ và CCDC. Nếu bạn sử dụng phân hệ TSCĐ & CCDC của phần mềm Kế toán 1A, bạn chỉ cần khai báo tăng khi thực hiện mua hoặc ghi nhận xây dựng cơ bản hoàn thành, công việc phân bổ chi phí sẽ được tự động thực hiện cuối kỳ để tránh tình trạng phân bổ thiếu trong kỳ.

Trên đây chỉ là những lưu ý cơ bản để hạn chế sai sót cho nghiệp vụ kho. Tuy nhiên, cần phải lưu ý rằng không có một quy chuẩn quản lý kho nào có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp do đặc tính hàng hóa và nghiệp vụ kế toán kho của mỗi doanh nghiệp đều rất khác nhau. Bài viết này chỉ đề cập đến cách hạn chế những sai sót được kể trên và kế toán kho nên linh hoạt để xử lý tùy theo đặc điểm của doanh nghiệp mình.

NTT.Hà