Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2019 bằng phần mềm Kế toán 1A

Ngày 23/12/2019

Quyết toán thuế TNCN luôn là công việc quan trọng và tiêu tốn rất nhiều thời gian của kế toán tiền lương vào cuối mỗi năm. Đã có rất nhiều công văn của thuế cũng như bài viết trong các diễn đàn hoặc trang web về kế toán hướng dẫn thực hiện quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp nhưng trên thực tế nhiều kế toán vẫn rất lúng túng khi tập hợp thông tin, cũng như chưa hệ thống được các bước thực hiện quyết toán. Vì vậy, hãy cùng phần mềm Kế toán 1A tìm hiểu quy trình quyết toán thuế TNCN và sự tiện lợi khi sử dụng Kế toán 1A để quyết toán nhé.

Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN

Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (gọi chung là Doanh nghiệp): quyết toán cho phần thu nhập mà doanh nghiệp đã chi trả trong năm, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không.

Cá nhân có thu nhập (Người lao động): quyết toán cho phần thu nhập đã nhận được trong năm. Người lao động có thể ủy quyền cho Doanh nghiệp quyết toán thay cho mình nếu đủ điều kiện như sau:

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một doanh nghiệp trả thu nhập.
• Cá nhân thực tế đang làm việc tại doanh nghiệp đó tại thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp cá nhân làm việc không đủ 12 tháng trong năm tại doanh nghiệp.
• Nếu cá nhân có thu nhập vãng lai ở các nơi khác thì khoảng thu nhập đó phải thỏa điều kiện bình quân tháng trong năm không vượt quá 10 triệu đồng và khoảng thu nhập đó đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ đủ thuế 10%.

Ví dụ: Doanh nghiệp của bạn tuyển nhân viên A vào làm việc từ tháng 7/2019. Nhân viên này trước đó chưa làm việc ở bất cứ doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp của bạn ký hợp đồng thử việc với A trong 2 tháng, sau đó vào tháng 09/2019 bạn ký hợp đồng chính thức với A trong 1 năm. Như vậy, vào thời điểm quyết toán thuế TNCN năm 2019 (31/12/2019), nhân viên A dù không làm việc đủ 12 tháng tại công ty của bạn nhưng vẫn đủ điều kiện ủy quyền để doanh nghiệp của bạn quyết toán thay.

Lưu ý: Nếu sau khi doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay cho cá nhân mà phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập không cần điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN mà chỉ cần cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà … (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

Hướng dẫn doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN bằng phần mềm kế toán 1A

Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau khi tiến hành quyết toán thuế TNCN:

Bước 1: Tập hợp thông tin Người lao động (NLĐ) đã được trả lương trong năm (không phân biệt có bị khấu trừ thuế hay không) và hướng dẫn NLĐ làm Ủy quyền quyết toán thay. Ở bước này, doanh nghiệp của bạn cần rà soát lại Mã số thuế của NLĐ, nếu chưa có MST thì cần đăng ký cho NLĐ chậm nhất là trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN 10 ngày.

Phần mềm kế toán 1A hỗ trợ bạn làm Bảng lương theo từng tháng trong năm, theo dõi nhân viên nào đang làm việc hoặc đã nghỉ việc, vì vậy bạn không cần phải tốn thời gian tập hợp thông tin nhân viên mỗi lần Quyết toán.

Bước 2: Tổng hợp thông tin giảm trừ gia cảnh. Bạn cần đăng ký người phụ thuộc mới hoặc thay đổi thông tin người phụ thuộc cho nhân viên của công ty mình trong năm.

Biểu mẫu “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” đã có trên phần mềm 1A. Bạn chỉ cần nhập thông tin người phụ thuộc mới hoặc khai báo tăng giảm người phụ thuộc của nhân viên vào phần mềm thì các thông tin này sẽ được tự động cập nhật lên biểu mẫu. Việc còn lại của bạn là xuất biểu mẫu ra HTKK và nộp cho cơ quan thuế.

Bước 3: Lập bảng tổng hợp thuế TNCN cho năm quyết toán.

Nếu chỉ làm thủ công, bước này luôn là bước phức tạp nhất. Bạn cần phân biệt rõ thu nhập nào là thu nhập chịu thuế, cần hiểu khoảng nào sẽ được giảm trừ gia cảnh, còn phải hiểu rõ thu nhập tính thuế được tính như thế nào, … Nhưng với phần mềm kế toán 1A, những thông tin này sẽ được tập hợp đầy đủ và tự động tính toán số liệu theo đúng cách tính của từng đối tượng nộp thuế trong Luật thuế TNCN hiện hành. Khi làm bảng lương hàng tháng, bạn sẽ được lựa chọn đối tượng cho nhân viên (như cá nhân cư trú, cá nhân không cư trú, cá nhân cư trú đã ký hợp đồng trên 3 tháng, … ) tương ứng của tháng đó, phần mềm sẽ căn cứ vào đối tượng đã chọn để tính thuế TNCN phải nộp trong tháng. Đến khi quyết toán năm, bạn có thể chọn lại đối tượng để phần mềm tự động tính lại số thuế TNCN phải nộp theo từng nhân viên tương ứng.

Ví dụ: Sử dụng lại ví dụ về nhân viên A kể trên.

• Khi làm bảng lương các tháng 7 và tháng 8 trên phần mềm 1A, bạn sẽ chọn đối tượng cho nhân viên A là “Cá nhân cư trú, không hợp đồng (hoặc hợp đồng dưới 3 tháng)”. Phần mềm sẽ tự động tính thuế 10% trên tổng thu nhập chịu thuế cho nhân viên này.
• Khi làm bảng lương từ tháng 9 đến tháng 12, bạn sẽ chọn đối tượng “Cá nhân cư trú, có hợp đồng LĐ từ 3-12 tháng” cho A. Như vậy, khi tính thuế TNCN phần mềm sẽ tự động tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần trên tổng thu nhập chịu thuế của A trong các tháng đó.
• Vào thời điểm quyết toán năm, bạn sẽ chọn đối tượng “Cá nhân cư trú, có hợp đồng LĐ từ 3-12 tháng” cho A, phần mềm 1A sẽ tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần trên tổng thu nhập chịu thuế của A trong khoảng thời gian 6 tháng làm việc tại doanh nghiệp. Số tiền chênh lệch giữa cách tính 10% ở tháng 7, 8 và cách tính theo lũy tiến khi quyết toán sẽ là số tiền thuế A phải nộp thêm hoặc được hoàn thuế.

Bước 4: Nhập thông tin vào Tờ khai quyết toán trên HTKK, xuất tờ khai và nộp tờ khai.

Trên HTKK, bạn cần nhập thông tin ở 3 phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN, 05-2/BK-QTT-TNCN, 05-3/BK-QTT-TNCN để số liệu được cập nhật vào Tờ khai QTT. Nếu sử dụng Kế toán 1A, cả 3 phụ lục và tờ khai thuế đều sẽ được lấy thông tin hoàn toàn tự động sau khi bạn hoàn thành tính toán ở bước 3. Ngoài ra, Kế toán 1A còn liên kết với HTKK, bạn có thể chuyển tờ khai sang HTKK ngay khi hoàn thành mà không cần phải nhập tay vào lại HTKK. Vì thế, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi làm Quyết toán thuế TNCN.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu được các bước cần làm khi quyết toán thuế TNCN. Mong rằng, dù công việc có “nặng” tới đâu thì việc cập nhập các kiến thức đầy đủ cùng với trợ thủ đắc lực là phần mềm kế toán 1A sẽ giúp doanh nghiệp bạn hoàn thành tốt các việc quyết toán thuế theo đúng các quy định hiện hành.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tính thuế TNCN mới nhất (cập nhật 2020)

NTB.Liên