Quản lý các loại hóa đơn trên phần mềm Kế toán 1A

Ngày 23/12/2019

Xuất hóa đơn là việc thường ngày của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp. Nếu là kế toán, thì chắc chắn đã không ít lần bạn đi mua hàng và nhận được hóa đơn. Vậy có gì khác biệt giữa các loại hóa đơn hợp lệ đang được sử dụng trong kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ? Để Kế toán 1A giúp bạn trả lời câu hỏi không hề khó này nhé.

Phân biệt hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn đặt in: có 2 loại

• Hóa đơn do doanh nghiệp đặt in tại các công ty chuyên in hóa đơn theo mẫu, để sử dụng cho các hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp mình. Mẫu in hóa đơn này phải thỏa điều kiện quy định tại khoản 3, điều 4 nghị định 51/2010/NĐ-CP.
• Hóa đơn do các Cục Thuế đặt in, được bán cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh có cơ sở tại địa phương. Hóa đơn do các Cục Thuế đặt in phải có tên Cục Thuế ở góc trên bên trái của tờ hóa đơn.

Khi xuất hóa đơn phải viết tay hoặc dùng máy in kim để thêm các nội dung cần thiết vào.

2. Hóa đơn tự in: là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Tất cả các nội dung trên hóa đơn đều được tự in ở công ty kèm theo các điều kiện quy định tại điều 6 nghị định 51/2010/NĐ-CP.

3. Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp nào được phép tự in hóa đơn?

1. Đối tượng được tạo hóa đơn tự in

• Doanh nghiệp được thành lập trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính.

* Điều kiện về vốn điều lệ 15 tỷ đồng trở lên là thông tin được cập nhật tại Thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/6/2014

Trường hợp Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ muốn tự in hóa đơn thì phải có “thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn”

Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/6/2014 (mà vốn dưới 15 tỷ) thì được sử dụng số hóa đơn đã có thông báo phát hành còn lại, sau ngày này thì phải mua của cơ quan Thuế.

Tự in hóa đơn bằng phần mềm Kế toán 1A

Bạn có thể sử dụng phần mềm Kế toán 1A để quản lý phát hành hóa đơn tự in và in hóa đơn GTGT.

Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý các quyển hóa đơn đặt in và sử dụng phần mềm để in lên tờ hóa đơn mà không còn phải viết tay nữa.

Để thiết lập in hóa đơn từ phần mềm, bạn cần làm như sau:

• Khai báo Mẫu hóa đơn: vào giao diện Quản lý hóa đơn, khai báo thêm Mẫu hóa đơn cần in và tích chọn "In từ Kế toán 1A".
• Bạn cần chuẩn bị file mẫu in hóa đơn (file khuôn dạng để in hóa đơn) và gắn kèm với Mẫu hóa đơn vừa khai báo
• Khai báo các Quyển hóa đơn thuộc Mẫu hóa đơn nêu trên.
• Giao sử dụng các quyển hóa đơn mới cho kế toán phụ trách xuất hóa đơn.

Để thiết kế file mẫu in hóa đơn nhanh và đúng theo yêu cầu của công ty bạn, xin vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ Kế toán 1A.

Các quyển hóa đơn được thiết lập là "In từ Kế toán 1A" (không phân biệt hình thức tự in hay đặt in) sẽ được phần mềm kiểm soát chặt chẽ việc lấy số hóa đơn và in hóa đơn lần lượt - bạn phải in xong hóa đơn, thì mới được lấy số hóa đơn tiếp theo!

Ngoài quản lý hóa đơn, in hóa đơn thì Kế toán 1A còn tự động tạo báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để hỗ trợ người dùng.

Dù sử dụng loại hóa đơn nào, bạn cũng lưu ý luôn luôn tuân thủ đúng các quy định của Bộ Tài chính về quản lý và sử dụng hóa đơn nhé. Việc này tuy không khó, nhưng đòi hỏi bạn phải luôn cẩn thận, tập trung khi làm việc và cũng luôn phải cập nhật kiến thức cho mình. Chúc bạn thành công!

>>>Xem thêm: Phần mềm quản lý thu chi, nên mua phần mềm kế toán nào 

>>>Xem thêm: Cách tạo hóa đơn điện tử từ phần mềm kế toán

LT.Thái