Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán 1A chỉ trong 5 bước dành cho người mới bắt đầu

Ngày 20/01/2020

Kể từ thời điểm ra mắt đến nay, có gần 50.000 doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau đã tin tưởng lựa chọn sử dụng phần mềm Kế toán 1A vào công tác quản lý kế toán – tài chính của doanh nghiệp mình. Để có thể đạt được sự tín nhiệm đó, đội ngũ sáng tạo và phát triển phần mềm Kế toán 1A hiểu rằng cần phải luôn nâng cấp và cải tiến phần mềm, đem lại các tính năng vượt trội hơn cho khách hàng, bên cạnh đó ngày càng đơn giản hóa các bước nhập liệu nhưng vẫn tạo ra được các báo cáo tài chính nhanh gọn và chính xác. Các bước hướng dẫn sử dụng cơ bản dưới đây tổng hợp lại toàn bộ các thao tác đơn giản và cần thiết nhất trong phần mềm Kế toán 1A, giúp bạn có thể nhanh chóng triển khai phần mềm cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp mình. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Bước 1. Cài đặt và tạo dữ liệu kế toán

Bạn nhấp vào link để tải về bộ cài đặt phần mềm Kế toán 1A. Sau đó, bạn tiến hành giải nén file tải về và cài đặt phần mềm bằng cách nhấp đôi chuột vào file SETUP TTSOFT 1A.EXE. Một điểm cần lưu ý là sau khi file cài đặt 1A chạy xong thì chương trình “Firebird” cũng sẽ tự động chạy tiếp theo. Chương trình này giúp bạn quản lý và kết nối tới dữ liệu của Kế toán 1A nên bạn đừng bỏ qua bước này nhé.

Sau khi hoàn tất cài đặt, bạn có thể nhấp đôi chuột vào biểu tượng 1A trên màn hình Desktop để mở phần mềm. Lúc này, phần mềm sẽ yêu cầu bạn tạo dữ liệu kế toán mới để sử dụng. Lưu ý là khi tạo dữ liệu mới, bạn cần chọn đúng chế độ kế toán và chọn đúng kỳ bắt đầu nhập liệu vì sau khi đã tạo xong dữ liệu thì hai thông tin này không thể thay đổi được nữa. Ở các lần đăng nhập sau, khi nhấp đôi chuột vào biểu tượng 1A, phần mềm chỉ hiện lên màn hình đăng nhập vào dữ liệu kế toán mà bạn đã tạo trước đó.

Bước 2. Đăng ký sử dụng

Trong phần mềm Kế toán 1A có chức năng hỗ trợ bạn đăng ký sử dụng lần đầu hoặc đăng ký gia hạn sau khi đã hết hạn sử dụng. Toàn bộ các bước đăng ký sử dụng, xác nhận đã thanh toán và kích hoạt bản quyền đều được hệ thống tự động xử lý và gửi thông tin đến email của bạn nên bạn hoàn toàn có thể chủ động trong việc đăng ký hoặc gia hạn bản quyền phần mềm cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, lời khuyên là trước khi đăng ký, bạn nên liên hệ với bộ phận hỗ trợ và chăm sóc khách hàng của phần mềm Kế toán 1A để được tư vấn rõ hơn về gói sản phẩm, số lượng kết nối cũng như chương trình khuyến mãi đang được áp dụng nhé.

Bước 3. Nhập thông tin ban đầu

Sau khi tạo dữ liệu kế toán mới, bạn nên khai báo một số thông tin ban đầu như sau:

• Đăng ký các tờ khai thuế phải nộp: bạn đăng ký các tờ khai thuế sử dụng trong doanh nghiệp của mình như kê khai thuế GTGT theo tháng (hoặc theo quý), tờ khai quyết toán thuế TNCN, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, …
• Khai báo hóa đơn, ấn chỉ chưa sử dụng: tính năng này giúp bạn tiếp tục theo dõi và lấy số hóa đơn trong lô hóa đơn mới hoặc lô hóa đơn chưa sử dụng hết.
• Danh mục hàng hóa và khách hàng: bạn có thể nhập tay hoặc đọc dữ liệu từ excel.
• Nhập số dư ban đầu và số liệu báo cáo tài chính năm trước: căn cứ trên số liệu bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính của năm trước năm khởi tạo dữ liệu trên phần mềm.

Các số liệu ban đầu này giúp phần mềm Kế toán 1A hỗ trợ bạn kiểm soát công việc được đầy đủ và hiệu quả hơn. Bạn có thể nhập phần này song song trong lúc bạn nhập liệu chứng từ phát sinh (bước 4).

Bước 4. Nhập chứng từ phát sinh

Kế toán 1A đã phân loại các chứng từ thường gặp trong công ty thành 9 loại phiếu: Hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chuyển kho, phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển quỹ và phiếu kế toán. Trong từng loại phiếu, Kế toán 1A cũng đã thiết lập sẵn những nghiệp vụ cơ bản và hay gặp nhất của phiếu. Ví dụ: phiếu thu bao gồm các nghiệp vụ thường gặp như thu tiền khách hàng, thu tạm ứng, thu tiền vay ngân hàng, … Bạn chỉ cần căn cứ nghiệp vụ thực tế phát sinh trong doanh nghiệp để nhập đúng vào loại phiếu và chọn đúng nghiệp vụ là được. Các thao tác còn lại như hạch toán kế toán, lên biểu mẫu in, ghi nhận vào các sổ sách liên quan của nghiệp vụ, tính giá xuất kho, tính chênh lệch tỷ giá, khấu hao TSCĐ, CCDC, … đều đã được phần mềm tự động thực hiện.

Việc nhập chứng từ vào Kế toán 1A cũng đã được cải tiến nhanh hơn nhờ các tính năng như sao chép phiếu, đọc hàng loạt các phiếu từ tập tin excel, thêm chứng từ hàng loạt từ một dữ liệu khác, ... Bên cạnh đó, 1A còn có tính năng kiểm soát các lỗi hạch toán như âm kho, âm quỹ, … Trong khi nhập liệu, nếu có lỗi phát sinh, phần mềm sẽ cảnh báo ngay cho bạn biết để sửa lỗi. Bạn không cần phải làm các công việc kiểm tra đối chiếu phức tạp như khi làm kế toán thủ công nữa.

Bước 5. Kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và xem báo cáo

Kê khai thuế: Để kê khai thuế từ phần mềm Kế toán 1A, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Theo dõi lịch thuế tự động: phần mềm sẽ nhắc nhở bạn lịch nộp thuế của các tờ khai thuế bạn đã đăng ký ở bước 3.
• Lập các tờ khai thuế: bạn chỉ cần nhấp đôi chuột vào tờ khai đến hạn nộp thì phần mềm sẽ tự động lấy số liệu lên tờ khai đó. Riêng tờ khai quyết toán thuế TNCN bạn cần thực hiện thêm một số thao tác (xem tại đây) để có thể có được số liệu chính xác. Bước tiếp theo, bạn cần Ghi sổ tờ khai thì phần mềm sẽ tự động hạch toán bút toán thuế liên quan đến tờ khai. Ví dụ: khi bạn ghi sổ tờ khai thuế GTGT thì phần mềm sẽ tự động hạch toán bút toán khấu trừ thuế GTGT.
• Kết nối với HTKK: hỗ trợ bạn chuyển dữ liệu tờ khai thuế sang phần mềm HTKK.

Báo cáo tài chính: Bạn cần thực hiện theo các bước sau để số liệu báo cáo tài chính được đảm bảo đúng và đầy đủ:

• Kiểm tra số liệu kỳ quyết toán: bước này nhằm mục đích đảm bảo dữ liệu của bạn không còn chứng từ chưa thực hiện Ghi sổ và không còn lỗi sai sót trong hạch toán.
• Thực hiện một số thao tác chốt số liệu cuối kỳ trên bảng cân đối tài khoản:
  • Đánh giá lại các khoản mục tiền có gốc ngoại tệ: bạn chỉ cần nhập đúng tỷ giá mua và bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập BCTC, phần mềm 1A sẽ tự động thực hiện đánh giá theo đúng quy định hiện hành.
  • Phân loại tài sản và nợ phải trả thành ngắn hạn và dài hạn: phần mềm Kế toán 1A đã tự động phân loại ngắn hạn và dài hạn cho các khoản phải thu, phải trả, CPTT, TSCĐ, … theo đúng quy định. Tuy nhiên, nếu cảm thấy phần mềm chưa phân loại đúng ý của mình, bạn hoàn toàn có thể thay đổi phân loại ngắn hạn/dài hạn cho các khoản phải thu, phải trả.
  • Thực hiện các bút toán kết chuyển: phần mềm sẽ tự động kết chuyển doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo thiết lập sẵn có. Bạn có thể thêm hoặc thay đổi một số thiết lập bút toán kết chuyển mặc định nếu thấy cần thiết.
• Lập báo cáo tài chính: Tại màn hình Bảng theo dõi chỉ tiêu tài chính, bạn chỉ cầm bấm nút Tính giá trị thì phần mềm sẽ tự động tính toàn bộ các chỉ tiêu liên quan đến bộ báo cáo tài chính. Bạn có thể kiểm tra số liệu báo cáo tài chính theo từng tháng ngay tại màn hình này. Nếu số liệu đã chính xác, bạn cần thực hiện Khóa sổ để ghi nhận thời điểm chốt số liệu BCTC.

Xem và in sổ sách, báo cáo: Toàn bộ chứng từ sau khi nhập vào phần mềm đều sẽ được tự động ghi nhận vào các báo cáo liên quan như: báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ phải thu, phải trả, báo cáo kho, quỹ, TSCĐ, … Tùy mục đích mà bạn có thể lựa chọn xem, in, xuất ra tập tin excel các báo cáo tương ứng.

Trên đây là 5 bước hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán 1A từ A-Z. Bạn có thể tham khảo thêm các bước nhập liệu chi tiết tại đây. Ngoài ra khi cần hỗ trợ, bạn có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên phụ trách của doanh nghiệp mình hoặc liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của 1A để được hướng dẫn cụ thể hơn nhé.

NTB.Liên