Kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập 2020 từ A - Z (P2)
Ngày 06/07/2020
Doanh nghiệp mới thành lập ngoài việc đăng ký kinh doanh còn cần thực hiện các công việc ban đầu về kế toán, nhân sự, ... Kế toán cần làm những gì, thời hạn thực hiện các thủ tục cho doanh nghiệp mới thành lập như thế nào?
Ở phần trước chúng ta đã tìm hiểu các thủ tục đăng ký doanh nghiệp cũng như các yêu cầu, tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN, ... Trong phần 2 này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về các thủ tục nhân sự cần thiết như khai trình sử dụng lao động; báo cáo tình hình lao động; xây dựng quy chế thang, bảng lương; các thủ tục đăng ký BHXH, BHYT, BHTN; ... cho người lao động cũng như các vi phạm mà doanh nghiệp thường mắc phải nhé.
Khai trình việc sử dụng lao động và BHXH
Khai trình việc sử dụng lao động
Trong thời hạn 30 ngày từ ngày bắt đầu đi vào hoạt động, bạn cần thực hiện các thủ tục sau:
Khai trình việc sử dụng lao động tại Doanh nghiệp theo Điều 8, Nghị định số 03/2014/NĐ-CP đến Phòng (Sở) Lao động – Thương Binh Xã Hội (dù chưa có lao động). Bộ hồ sơ bao gồm:
- Mẫu 05.Khai trình việc sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động. (2 bản)
- Hợp đồng lao động
- Bản sao công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền
Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị với Trung tâm dịch vụ việc làm theo mẫu 28 (Phụ lục kèm theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH)
Lập Sổ quản lý lao động và lưu trữ tại Doanh nghiệp, xuất trình với Phòng (Sở) LĐTBXH khi có yêu cầu. Sổ quản lý lao động có thể tồn tại ở dạng giấy hoặc điện tử. Sổ này bạn cần cập nhật thường xuyên khi có thay đổi về lao động nhé.
Ngoài ra, Doanh nghiệp cũng cần chú ý nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động với Phòng (Sở) LĐTBXH hai lần/năm. Báo cáo này phải được nộp trước ngày 25/05 và 25/11 hàng năm.
Mức phạt hành chính liên quan đến việc khai trình sử dụng lao động như sau:
| Vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| Không khai trình việc sử dụng lao động | 1 – 3 triệu đồng |
| Không báo cáo tình hình sử dụng lao động | 1 – 3 triệu đồng |
Đăng ký BHXH, BHYT, BHTN
Sau khi khai trình lao động, Doanh nghiệp cần làm thủ tục và đóng BHXH, BHYT, BHTN cho Cơ quan BHXH (nếu lao động trên 100 người thì nộp cho BHXH tỉnh; dưới 100 người thì nộp cho BHXH quận, huyện) ngay.
Đối tượng cần khai đóng BHXH là lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên. Đối với BHTN, BHYT thì cần khai đóng cho lao động có hợp đồng từ 3 tháng trở lên.
Bộ hồ sơ (theo PGNHS 600) bao gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu số TK1-TS cho người tham gia lần đầu, mẫu TK2-TS cho người đã có sổ BHXH từ nơi khác chuyển về) cho từng lao động.
- Giấy tờ chứng minh cho những lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (khi làm ở 2 nơi)
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)
- Bản sao công chứng Giấy đăng ký kinh doanh
- Danh sách người lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS)
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
Nếu đăng ký chậm (sau 30 ngày kể từ ngày trên giấy đăng ký kinh doanh) và có truy thu BHXH, BHYT thì doanh nghiệp sẽ phải nộp hồ sơ bổ sung (theo PGNHS 601) bao gồm:
- Văn bản giải trình (Mẫu D01b-TS)
- Bản sao văn bản xử lý vi phạm về BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan có thẩm quyền (nếu có)
- Bản sao bảng thanh toán tiền lương, tiền công của đơn vị; Hợp đồng lao động; … làm căn cứ lập danh sách truy thu.
- Biên bản làm việc về việc đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho NLĐ (mẫu D04h-TS) hoặc kết luận kiểm tra (Trường hợp đơn vị đề nghị truy thu cộng nối thời gian dưới 6 tháng)
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo 3 cách:
- Qua giao dịch điện tử
- Qua đường bưu điện (Thời gian giải quyết sẽ +2 ngày)
- Trực tiếp tại cơ quan BHXH
Các mức độ xử phạt vi phạm hành chính về BHXH, BHYT, BHTN được quy định tại Nghị định 95/2013/NĐ-CP và Nghị định 88/2015/NĐ-CP, các bạn tham khảo thêm nhé.
Xây dựng và đăng ký nội quy lao động
Trong thời gian 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp cần lập Sổ quản lý lao động và nộp Hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý cấp tỉnh thành (doanh nghiệp dưới 10 lao động được miễn nộp hồ sơ đăng ký).
Xây dựng và đăng ký quy chế lương, thang bảng lương
Trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải nộp thang bảng lương cho Sở LĐTBXH cấp huyện (doanh nghiệp dưới 10 lao động được miễn).
Đến đây, chắc bạn cũng phần nào biết được những thủ tục về đăng ký doanh nghiệp, kế toán, nhân sự cần phải làm khi mới thành lập doanh nghiệp rồi nhỉ. Dưới đây là tóm tắt những công việc cần làm đã nêu ở trên, chúc bạn thành công!
>>>Có thể bạn quan tâm: Phần mềm kế toán cho người mới làm kế toán
NTT.Hà
Phần 1: Kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập 2020 từ A - Z
