Kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập 2020 từ A - Z
Ngày 16/06/2020
Doanh nghiệp mới thành lập ngoài việc đăng ký kinh doanh còn cần thực hiện các công việc ban đầu về kế toán, nhân sự, ... Kế toán cần làm những gì, thời hạn thực hiện các thủ tục cho doanh nghiệp mới thành lập như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Đăng ký thành lập doanh nghiệp
Khi bạn bắt đầu có ý tưởng kinh doanh và xác định các yếu tố cơ bản như mô hình kinh doanh, chiến lược, sơ đồ tổ chức, … thì việc cơ bản nhất bạn cần làm để tránh các khoản xử phạt hành chính không đáng có sẽ là đăng ký thành lập cho doanh nghiệp mình. Thủ tục bước này không quá khó hay rườm rà như bạn nghĩ.
Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh
Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh. Tùy loại hình doanh nghiệp mà bộ hồ sơ này cũng khác nhau (tham khảo thêm) nhưng về cơ bản bao gồm ba loại sau:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
- Giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ doanh nghiệp (người đứng tên trên giấy Đăng ký kinh doanh) như chứng minh nhân dân, thẻ căn cước hoặc hộ chiếu.
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là chủ doanh nghiệp)
Sau khi đã có bộ hồ sơ, bạn có thể nộp hồ sơ theo hai cách
- Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh (ĐKKD) tại nơi hoạt động. Lệ phí nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tiếp là 100.000đ/lần.
- Nộp hồ sơ trực tuyến tại website dangkykinhdoanh.gov.vn bằng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản ĐKKD. Doanh nghiệp đăng ký bằng hình thức này sẽ được miễn lệ phí.
Lưu ý: Khi nộp hồ sơ trực tuyến bằng tài khoản ĐKKD và nhận được thông báo nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần phải gửi hồ sơ giấy về Phòng ĐKKD để đối chiếu trong vòng 30 ngày, nếu không thì đăng ký sẽ không có hiệu lực.
Các mức phạt hành chính với hành vi hoạt động kinh doanh không đăng ký bao gồm:
| Vi phạm | Ngành nghề kinh doanh có điều kiện | Ngành nghề kinh doanh khác |
|---|---|---|
| Hoạt động kinh doanh không đúng địa điểm, trụ sở đăng ký | 2 – 4 triệu đồng | 1 – 2 triệu đồng |
| Hoạt động kinh doanh không đăng ký |
4 – 6 triệu đồng đối với hộ kinh doanh 6 – 10 triệu đồng đối với công ty, doanh nghiệp |
2 – 3 triệu đồng đối với hộ kinh doanh 3 – 5 triệu đồng đối với công ty, doanh nghiệp |
| Hoạt động kinh doanh không đăng ký lần hai | 10 – 20 triệu đồng | 5 – 10 triệu đồng |
| Hoạt động kinh doanh trong thời gian bị đình chỉ hoặc thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh | 10 – 20 triệu đồng | 5 – 10 triệu đồng |
Khắc và công bố sử dụng con dấu doanh nghiệp
Sau khoảng 03 (ba) ngày làm việc, bạn sẽ nhận được giấy đăng ký kinh doanh. Nhưng đừng vội tiến hành những bước tiếp theo, bạn hãy kiểm tra kỹ các thông tin trên giấy để có thể gửi thông báo yêu cầu hiệu đính với Phòng ĐKKD và điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót.
Khi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đã chính xác, bước tiếp theo là đặt làm và công bố sử dụng con dấu doanh nghiệp.
Căn cứ Điều 44 Luật doanh nghiệp 2015 thì doanh nghiệp có thể tự quyết định hình thức và nội dung con dấu và được tự đặt khắc dấu. Tuy nhiên, trên con dấu bắt buộc phải có Tên và Mã số thuế doanh nghiệp. Hình ảnh trên con dấu phải đáp ứng theo Điều 12 và 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
Sau khi có con dấu, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ công bố mẫu dấu bao gồm:
- Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp (Biểu mẫu II-8 Phụ lục Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT)
- Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh)
- Giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ doanh nghiệp (CMND, Thẻ căn cước, Hộ chiếu)
Bạn có thể nộp hồ sơ theo hai hình thức
- Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh (ĐKKD) tại nơi hoạt động. Nếu bộ hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được giấy biên nhận và Phòng ĐKKD sẽ cho đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ trực tuyến tại dangkykinhdoanh.gov.vn, bạn sẽ không phải nộp hồ sơ thông báo bằng bản giấy nếu dùng hình thức này.
Cách thức thông báo mẫu dấu trực tuyến được Bộ Kế hoạch đầu tư hướng dân chi tiết tại đây.
Mức phạt hành chính liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu như sau:
| Vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| Sử dụng con dấu chưa đăng ký lưu chiểu mẫu dấu hoặc chưa có giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu | 4 – 6 triệu đồng |
Đăng công bố thành lập doanh nghiệp (bố cáo điện tử)
Sau khi đã hoàn thành các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp, bạn cần tiếp tục thực hiện đăng bố cáo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận giấy đăng ký kinh doanh.
Hiện tại, bạn có thể tới trực tiếp Phòng ĐKKD tại nơi hoạt động và nộp mẫu đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp kèm văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh). Lệ phí Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 300.000đ.
Mức phạt hành chính liên quan đến việc công bố thành lập doanh nghiệp như sau:
| Vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| Không công bố hoặc công bố không đúng thời hạn quy định | 1 – 2 triệu đồng |
Chuẩn bị các giấy phép điều kiện kinh doanh (giấy phép kinh doanh)
Nếu doanh nghiệp của bạn kinh doanh những ngành hạn chế hoặc có điều kiện thì ngoài những thủ tục trên, bạn còn cần chuẩn bị các hồ sơ để xin giấy phép kinh doanh các ngành có điều kiện.
Tùy ngành nghề kinh doanh mà điều kiện và yêu cầu cũng khác nhau, bạn có thể tham khảo thêm tại đây.
Đến đây, doanh nghiệp của bạn đã có thể chính thức đi vào hoạt động rồi. Tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu các thủ tục thuế cần thiết mà doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện nhé.
Lập hồ sơ khai thuế ban đầu và đăng ký sử dụng hóa đơn
Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số
Đây là việc doanh nghiệp mới thành lập nên làm đầu tiên sau khi có giấy đăng ký kinh doanh do:
- Kê khai và nộp thuế điện tử (hầu hết các Chi cục thuế đều nhận hồ sơ khai thuế điện tử)
- Doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử cũng cần chữ ký số để phát hành hóa đơn.
- Các giao dịch trên 20 triệu đều cần giao dịch chuyển khoản qua tài khoản doanh nghiệp.
Để mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp, bạn có thể ra trực tiếp phòng giao dịch của ngân hàng đó để tìm hiểu thủ tục nhé.
Trong vòng 10 ngày kể từ khi có tài khoản ngân hàng, bạn cần thông báo cho Sở kế hoạch đầu tư thông qua website: dangkykinhdoanh.gov.vn. Hồ sơ bao gồm:
- Phụ lục II-1 thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.
- Giấy đề nghị mở tài khoản ngân hàng (bản gốc và photo)
- Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh)
- Bản scan giấy tờ chứng thực cá nhân của người làm thủ tục (CMND, Thẻ căn cước, Hộ chiếu)
Tiến hành nộp bộ hồ sơ trên tại website: dangkykinhdoanh.gov.vn theo hướng dẫn. Nếu hồ sơ của bạn hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ gửi email thông báo hồ sơ hợp lệ cũng như giấy biên nhận hồ sơ. Trong vòng 30 ngày sau khi nhận được Thông báo về việc hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng hợp lệ, bạn cần mang bộ hồ sơ gốc kèm theo Giấy biên nhận và Thông báo trên (có đóng dấu) lên nộp tại Sở kế hoạch đầu tư.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về việc lựa chọn và đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp nhé.
Mức phạt hành chính liên quan đến việc không thông báo tài khoản ngân hàng như sau:
| Vi phạm | Mức phạt | |
|---|---|---|
| Căn cứ | Nghị định 50/2016/NĐ-CP | |
| Không công bố hoặc công bố không đúng thời hạn quy định | Từ 1 – 10 ngày có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| Từ 1 – 30 ngày | Từ 400.000 – 1 triệu đồng | |
| Trên 30 ngày | Từ 800.000 – 2 triệu đồng | |
Kê khai, nộp tiền thuế môn bài
Trước đây, sau khi thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai và nộp thuế môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động (thành lập ngày 04/06/2019 thì kê khai và nộp thuế chậm nhất là 30/06/2019)
Tuy nhiên, theo Điều 1, Nghị định 22/2020/NĐ-CP thì Doanh nghiệp mới thành lập sẽ được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên (thành lập ngày 04/06/2020 thì kê khai và nộp thuế môn bài chậm nhất vào ngày 30/01/2021). Các chi nhánh, văn phòng cá nhân của doanh nghiệp được thành lập trong thời gian đó thì cũng được miễn lệ phí môn bài.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh lên được miễn lệ phí môn bài trong vòng 3 năm.
Như vậy, bạn chưa phải khai và nộp lệ phí môn bài ngay nhưng vẫn phải lưu ý hạn nộp tờ khai và đóng lệ phí môn bài chậm nhất là 30/01 năm sau nhé! Tờ khai này chỉ cần nộp một lần đầu tiên khi mới thành lập doanh nghiệp hoặc thành lập chi nhánh mới thôi.
Mức phạt hành chính liên quan đến lệ phí môn bài như sau:
| Vi phạm | Mức phạt | |
|---|---|---|
| Căn cứ |
Thông tư 166/2013/TT-BTC Thông tư 130/2016/TT-BTC |
|
| Chậm nộp lệ phí môn bài | Từ 1 – 5 ngày có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| Từ 1 – 10 ngày | Từ 400.000 – 1 triệu đồng | |
| Từ 10 – 20 ngày | Từ 800.000 – 2 triệu đồng | |
| Từ 20 – 30 ngày | Từ 1,2 – 3 triệu đồng | |
| Từ 30 – 40 ngày | Từ 1,6 – 4 triệu đồng | |
| Từ 40 – 90 ngày | Từ 2 – 5 triệu đồng | |
| Chậm nộp tiền lệ phí môn bài | Số tiền chậm nộp x 0.03% x số ngày chậm nộp | |
Đăng ký phương pháp kê khai thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn
Đăng ký phương pháp kê khai thuế GTGT
Đầu tiên, bạn cần xác định doanh nghiệp mình sẽ sử dụng phương pháp kê khai thuế khấu trừ hay trực tiếp. Phương pháp kê khai phụ thuộc vào doanh thu hàng năm và hình thức kinh doanh của doanh nghiệp:
| Phương pháp khấu trừ | Phương pháp trực tiếp | |
|---|---|---|
| Căn cứ | Thông tư 219/2013/TT/BTC | |
| Đối tượng |
|
|
Như vậy, năm đầu tiên bạn có thể tùy chọn phương pháp kê khai thuế cho doanh nghiệp. Sau khi hoạt động và xác định doanh thu năm đầu tiên, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hình thức lựa chọn (nếu doanh thu dưới 1 tỷ đồng) hoặc áp dụng phương pháp khấu trừ thuế ổn định 2 năm tiếp theo (nếu doanh thu trên 1 tỷ đồng).
Cũng tương tự, doanh nghiệp mới thành lập áp dụng chu kỳ kê khai thuế theo Quý và xác định lại chu kỳ kê khai thuế cho năm tiếp theo dựa trên doanh thu 12 tháng đầu tiên. Nếu doanh thu dưới 50 tỷ đồng thì kê khai theo quý, trên 50 tỷ đồng thì kê khai theo tháng. (Căn cứ Thông tư 151/2014/TT-BTC)
Hạn nộp Tờ khai thuế theo Quý là ngày 30 tháng đầu tiên của Quý sau (thành lập ngày 04/06/2020 thì hạn nộp Tờ khai thuế theo Quý là 30/07/2020). Tờ khai này bắt buộc phải nộp kể cả khi doanh nghiệp không phát sinh nghiệp vụ.
Tùy theo phương pháp đã lựa chọn, bạn thực hiện gửi tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT. 02/GTGT (nếu dùng phương pháp khấu trừ) hoặc 03/GTGT, 04/GTGT (nếu dùng phương pháp trực tiếp) đến cơ quan thuế quản lý.
Đối với doanh nghiệp thành lập trong khoảng thời gian từ 1/11/2018 – 31/10/2020, nếu cơ quan thuế thông báo sử dụng hóa đơn điện tử thì bạn thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử nhé. Bạn có thể tham khảo loạt bài hướng dẫn lựa chọn và đăng ký hóa đơn điện tử của Kế toán 1A.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn chưa đáp ứng được điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin thì có thể gửi Mẫu 03 kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP đến cơ quan thuế để chuyển sang sử dụng hóa đơn giấy nhé.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về việc lựa chọn và đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhé.
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Bạn không phải nộp Tờ khai thuế TNDN, chỉ cần xác định tình hình sản xuất kinh doanh hàng quý, nếu có lãi thì nộp thuế TNDN tạm tính thôi.
Hạn nộp tiền thuế TNDN tạm tính cũng tương tự như thời hạn nộp tờ khai thuế theo quý, chậm nhất là ngày 30 của quý tiếp theo.
Thuế thu nhập cá nhân
Kỳ kê khai thuế TNCN dựa trên kỳ kê khai thuế GTGT. Nghĩa là khi doanh nghiệp mới thành lập và áp dụng kỳ kê khai GTGT theo quý thì thuế TNCN cũng kê khai theo quý.
Trường hợp trong quý không có nhân viên nào phát sinh thuế TNCN thì không phải kê khai thuế TNCN và ngược lại.
Mức phạt hành chính liên quan đến việc nộp hồ sơ khai báo thuế (GTGT, TNDN, TNCN) như sau:
| Vi phạm | Mức phạt | Có tình tiết giảm nhẹ (tối thiểu) | Có tình tiết tăng nặng (tối đa) | |
|---|---|---|---|---|
| Căn cứ | Thông tư 166/2013/TT-BTC | |||
| Chậm nộp hồ sơ khai thuế | Từ 1 – 5 ngày | Cảnh cáo | ||
| Từ 1 – 10 ngày |
700.000 đồng |
400.000 đồng | 1 triệu đồng | |
| Từ 10 – 20 ngày | 1,4 triệu đồng | 800.000 đồng | 2 triệu đồng | |
| Từ 20 – 30 ngày | 2,1 triệu đồng | 1,2 triệu đồng | 3 triệu đồng | |
| Từ 30 – 40 ngày | 2,8 triệu đồng | 1,6 triệu đồng | 4 triệu đồng | |
| Từ 40 – 90 ngày | 3,5 triệu đồng | 2 triệu đồng | 5 triệu đồng | |
| Trên 90 ngày | 3,5 triệu đồng | 2 triệu đồng | 5 triệu đồng | |
| Chậm nộp tiền thuế | Số tiền chậm nộp x 0.03% x số ngày chậm nộp | |||
Lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp khấu hao TSCĐ
Chế độ kế toán
Tùy theo quy mô doanh nghiệp mà bạn lựa chọn chế độ kế toán phù hợp:
- Doanh nghiệp siêu nhỏ (lao động trung bình không quá 10 người, nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng) dùng chế độ kế toán theo Thông tư 132
- Doanh nghiệp nhỏ (lao động trung bình không quá 50* – 100 người, nguồn vốn không quá 20 – 50* tỷ đồng) dùng chế độ kế toán theo Thông tư 133
- Doanh nghiệp vừa (lao động trung bình không quá 100* – 200 người, nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng)
*Áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ.
Tải Công văn đăng ký hình thức kế toán mới nhất
Phương pháp khấu hao TSCĐ
Căn cứ Thông tư 45/2013/TT-BTC thì doanh nghiệp có thể tự quyết định phương pháp trính khấu hao TSCĐ. Có 3 phương pháp trích khấu hao TSCĐ là trích khấu hao theo đường thẳng, trích khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh và trích khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm.
Tuy nhiên, cần lưu ý trước khi thực hiện tính khấu hao TSCĐ, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan Thuế và sử dụng phương pháp khấu hao đồng nhất trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ (chỉ được đổi một lần và cần giải trình với cơ quan thuế). Đây là điều kiện cần để đưa chi phí khấu hao vào chi phí hợp lý.
Tải Mẫu đăng ký hình thức trích khấu hao TSCĐ mới nhất
Giấy tờ khác
Đối với doanh nghiệp sản xuất, cần lập thêm bảng định mức NVL cho các sản phẩm của công ty tại đầu kỳ hoặc đầu năm sản xuất.
Bảng định mức này được lưu lại công ty.
(Còn tiếp)
NTT.Hà
