Thủ kho và kế toán kho giống hay khác nhau?
Ngày 10/05/2021 - NTB. Liên
Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, công việc của kế toán kho sẽ có sự khác nhau. Có những doanh nghiệp thì kế toán kho vừa là thủ kho. Nhưng có những doanh nghiệp, hai chức vụ này là riêng biệt. Vậy Kế toán kho thì làm gì? Làm thủ kho có cần là kế toán? Hai vị trí này có kiêm nhiệm được không? Chủ doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt hàng tồn kho thì sẽ cần phải làm gì? Hãy cùng Phần mềm kế toán 1A tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé.
Thủ kho và kế toán kho trong doanh nghiệp khác nhau như thế nào?
Với các Doanh nghiệp cần phải kiểm soát một số lượng lớn các loại mặt hàng, vật tư, thiết bị thì thường sẽ cần đến vị trí thủ kho, thậm chí có doanh nghiệp có thể có nhiều vị trí thủ kho. Chẳng hạn như:
- Doanh nghiệp làm về thương mại cần phải theo dõi số lượng lớn hàng hóa theo nhiều chủng loại, đơn vị tính, quy cách, … khác nhau.
- Doanh nghiệp làm sản xuất thì cần thủ kho các loại vật tư. Đây là nơi quyết định đến tiến độ nhập xuất nguyên vật liệu, dự trù chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất.
Vị trí kế toán kho khác với vị trí thủ kho. Vị trí kế toán kho sẽ liên quan đến chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Kế toán kho (hay còn gọi là kế toán theo dõi hàng tồn kho) là một trong những vị trí kế toán viên từng phần hành (tương tự như Kế toán doanh thu, Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán,…) làm việc tại kho chứa hàng hóa, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp; chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng nhập – xuất – tồn; đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do thủ kho trình lên, giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp. Vì vậy, vị trí này có liên quan mật thiết đến vị trí thủ kho, nhưng sẽ có những công việc khác hẳn thủ kho. Vị trí kế toán kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạch toán kế toán nên sẽ ảnh hưởng đến lãi/ lỗ của doanh nghiệp. Còn thủ kho thì chỉ quản lý số lượng hàng hóa trong kho.
Công việc phải làm của thủ kho
- Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng hóa:
- Kiểm tra các yêu cầu nhập xuất các tài sản, công cụ, dụng cụ, vật tư hàng hóa, nguyên vật liệu theo đúng quy định.
- Thực hiện nhập và xuất hàng hóa khi có yêu cầu cho các bộ phận liên quan.
- Ghi nhận và lưu trữ phiếu nhập, phiếu xuất kho.
- Nhận các chứng từ giao hàng, xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán kho theo quy định.
- Theo dõi hàng tồn kho:
- Lập thẻ kho theo dõi hàng tồn kho.
- Có trách nhiệm báo cáo với quản lý lượng hàng tồn kho khi có yêu cầu.
- Trực tiếp kiểm, đếm, giao nhận hàng hóa trong quá trình Nhập/Xuất kho. Nếu phát hiện chênh lệch thì cần báo cáo và tìm nguyên nhân và đề xuất các biện pháp xử lý.
- Theo dõi quá trình nhập hàng theo quy định của công ty.
- Lập các phiếu yêu cầu mua hàng theo kế hoạch định kỳ (ví dụ có công ty thì đợi hết hàng tồn thì mới mua mới, nhưng có những công ty thì chỉ cần hàng tồn đạt tới một số lượng tối thiểu nào đó là đã lên kế hoạch mua tiếp, …).
- Một số công việc khác:
- Sắp xếp kho hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp đúng chủng loại, đúng quy cách, đúng dòng hàng. Đảm bảo nguyên tắc “Dễ lấy, dễ thấy, dễ tìm”. Ngoài ra, cũng cần sắp xếp các loại hàng hóa theo đúng quy định và hướng dẫn của nhà sản xuất để tránh bị ướt, đổ, vỡ, hư hỏng.
- Đảm bảo nguyên tắc phòng cháy chữa cháy và an toàn trong kho.
- Bố trí, bảo quản, vệ sinh khu vực trong và xung quanh kho.
Công việc phải làm của kế toán kho
Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà công việc của kế toán kho có sự khác nhau nhưng nhìn chung, công việc của kế toán kho bao gồm:
- Khi nhập xuất hàng hóa:
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện nhập/xuất kho.
- Nhận và lưu trữ các chứng từ liên quan của bộ phận kho chuyển về phòng kế toán.
- Theo dõi hàng tồn kho:
- Kiểm tra và nhập các chứng từ, số liệu hàng hóa vào sổ sách hoặc phần mềm kế toán.
- Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho.
- Định kỳ cùng với thủ kho kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng hóa trong kho so với sổ sách hoặc phần mềm kế toán.
- Lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện có sự chêch lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách. Xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hóa trong phạm vi quyền hạn hoặc báo cáo lên cấp trên để kịp thời giải quyết.
- Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất.
- Các công việc đặc thù của riêng kế toán kho:
- Thường xuyên theo dõi công nợ nhập – xuất hàng hóa. Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu số liệu phát sinh, định kỳ lập biên bản xác minh công nợ theo quy định.
- Hạch toán việc xuất – nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư; đảm bảo sự chính xác và phù hợp của các khoản mục chi phí; thực hiện hạch toán doanh thu, giá vốn khi bán hàng.
- Lập các báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn và các báo cáo liên quan khác theo quy định.
Trên thực tế, do công việc của thủ kho và Kế toán kho có liên quan mật thiết. Vì vậy, với rất nhiều chủ doanh nghiệp, thường sẽ có 1 nhân viên làm kế toán kiêm nhiệm cả 2 công việc trên. Khi đó người nhập số liệu kho và kế toán sẽ là một. Tuy nhiên, việc này có thể gây ra một số khó khăn cho kế toán như thời gian quản lý kho quá nhiều, dẫn đến công việc kế toán bị sao nhãng, công việc kế toán thực hiện không chính xác, không thể kiểm soát khi thực hiện kiểm kho, …
Phần mềm kế toán 1A có nhiều tính năng hỗ trợ kế toán kho như cảnh báo âm kho, tự động nhập xuất kho và tính giá vốn xuất kho khi nhập hóa đơn mua hàng, bán hàng, tự động lên báo cáo nhập xuất tồn kho, … giúp giảm thiểu công việc của kế toán, cũng như giúp kế toán kiêm thủ kho có thể hạch toán nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo đúng số liệu báo cáo./.
Tham khảo các bài viết khác:
