Phần mềm tính giá thành miễn phí hay bản quyền?

Ngày 17/09/2020

Có thể khẳng định nghiệp vụ tính giá thành là nghiệp vụ phức tạp và dễ sai sót nhất nhì trong tất cả các nghiệp vụ kế toán. Một số doanh nghiệp nhỏ, sản xuất thủ công thường tính giá thành sản phẩm bằng các phần mềm tính giá thành miễn phí dựa trên bảng tính excel bởi ưu điểm chính – miễn phí. Các doanh nghiệp lớn hơn, có số lượng giao dịch nhiều thì đặt niềm tin vào các phần mềm tính giá thành thuộc hệ thống phần mềm kế toán hoặc quản lý ERP bởi tính chính xác và độ ‘đo ly đóng giày’ cao hơn.

Vậy phần mềm tính giá thành miễn phí và phần mềm tính giá thành có bản quyền giống và khác nhau như thế nào? Tại sao lại có sự ‘miễn phí’ cho nghiệp vụ có quy trình phức tạp này? Hãy cùng Kế toán 1A tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Phần mềm tính giá thành là gì

Phần mềm tính giá thành hay phân hệ giá thành của một hệ thống phần mềm kế toán, ERP là một nhóm các công cụ để tập hợp chi phí, phân bổ chi phí và tính giá thành từng sản phẩm của danh nghiệp. Nói cách khác, các công cụ này hỗ trợ kế toán doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ giá thành một cách khoa học và chính xác nhất.

Để hiểu một phần mềm tính giá thành, chúng ta chỉ cần tìm hiểu một quy trình tính giá thành cơ bản nhất. Quy trình này bao gồm các nghiệp vụ:

• Xác định đối tượng để tính giá thành là sản phẩm, dịch vụ hay công trình xây dựng; là thành phẩm cuối cùng hay bán thành phẩm của một đối tượng tính giá thành khác; là sản phẩm của công ty hay nhận gia công thêm bên ngoài; có định mức hay không;… tùy vào tính chất của từng đối tượng giá thành mà phương pháp tính, công thức tính cũng như nghiệp vụ giá thành lại khác nhau.
• Tập hợp các chi phí có liên quan đến đối tượng giá thành cần tính. Những chi phí này có thể bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, chi phí sản xuất chung;… tùy đặc thù của từng đối tượng tính giá thành.
• Phân bổ các chi phí cho từng đối tượng giá thành. Sau khi tập hợp chi phí, kế toán cần xác định các chi phí đó là chi phí trực tiếp (nguyên vật liệu, nhân công sản xuất trực tiếp, máy thi công) hay chi phí gián tiếp (nhân công quản lý, máy thi công, chi phí sản xuất chung). Chi phí trực tiếp được đưa thẳng cho đối tượng tính giá thành nhận chi phí, chi phí gián tiếp thì được phân bổ cho các đối tượng tính giá thành có liên quan dựa theo công thức tính được quy định từ trước. Có thể nói đây là bước phức tạp và dễ sai sót nhất trong quá trình tính giá thành.
• Xác định giá trị dở dang và tính giá thành. Sau khi tập hợp tất cả chi phí cho từng đối tượng giá thành, kế toán cần tiếp tục xác định sản phẩm/dịch vụ/công trình này đã hoàn thành hay chưa, tỷ lệ hoàn thành, tỷ lệ hư hao là bao nhiêu và tính giá trị dở dang còn lại theo công thức đã quy định từ trước. Đến đây, cơ bản xem như chúng ta đã hoàn thành việc tính giá thành cho kỳ quản lý.

Đa số các phần mềm tính giá thành miễn phí và bản quyền hiện tại đều đi theo quy trình tính giá thành này. Độ phức tạp và chính xác của mỗi phần mềm tùy thuộc vào cách quản lý thông tin, sự liên kết giữa các giai đoạn cũng như hỗ trợ các công thức phân bổ chi phí, tính giá trị dở dang, hư hao trên phần mềm. Ngoài ra, cũng không thể loại trừ những yếu tố khác có liên quan đến chi phí sản xuất như quy trình khai báo và khấu hao TSCĐ, CPPB; chi phí lương theo sản phẩm cho nhân công; quản lý máy móc thiết bị thi công trong xây dựng; …

Bạn cũng đừng quên rằng các báo cáo quản lý trong sản xuất cũng quan trọng không kém việc tính giá thành trong phần mềm, điều mà các phần mềm tính giá thành miễn phí thường xem nhẹ.

So sánh phần mềm tính giá thành miễn phí và bản quyền

Phần mềm tính giá thành miễn phí

Thường phổ biến trên mạng Internet dưới dạng bảng tính Ms Excel được các ‘chuyên gia kế toán’ tạo và chia sẻ. Tuy Ms Excel là phần mềm cơ bản và phổ biến tại Việt Nam, nhưng để quản lý các bảng tính này yêu cầu người sử dụng phải có vốn kinh nghiệm nhất định về Excel và nghiệp vụ kế toán. Những phần mềm này chỉ đáp ứng được nhu cầu ở mức cơ bản nhất của các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ. Ưu điểm duy nhất của dạng phần mềm này, theo đúng cái tên của nó, là ‘miễn phí’.

Nhưng bạn nên cẩn thận với giá trị ‘miễn phí’ này.

Hãy thử tưởng tượng, bạn thấy một thiếu sót về giá thành trên bảng tính do một nghiệp vụ bất ngờ phát sinh trong sản xuất, lúc này bạn sẽ làm gì?

Yêu cầu người tạo file excel điều chỉnh là không khả thi, do bảng tính này được làm cho số đông và họ không có bất kỳ cam kết nào với kết quả tính của bạn. Hoặc để được điều chỉnh, bạn sẽ cần trả một khoản phí tùy theo cam kết với tác giả file. Một cách khác là bạn cần tìm ra mối liên kết giữa các trang tính (sheet) rồi điều chỉnh sao cho giá thành nhận được phù hợp với quy trình công ty bạn. Nếu bạn không ‘giỏi’ excel hoặc không lường được hết các trường hợp trong phần mềm, bạn sẽ vẫn ‘gặp rắc rối’ dài dài.

Tại sao lại có phần mềm tính giá thành miễn phí, nói cách khác tại sao lại có người bỏ thời gian để tạo phần mềm cho bạn sử dụng mà không thu bất kỳ một khoản phí nào?

Đừng quên ‘không có bữa ăn nào là miễn phí’, thật ra giá trị mà người tạo phần mềm tính giá thành miễn phí nhắm vào không phải khoản phí bản quyền ban đầu mà là mục tiêu quảng cáo cho một doanh nghiệp cụ thể (dịch vụ kế toán, trung tâm gia sư kế toán); phí chỉnh sửa sau này như trong tình huống nêu trên; hoặc nghiêm trọng hơn là những thông tin của doanh nghiệp, của cá nhân bạn thông qua các ‘macro’ cài trong Ms Excel.

Phải lặp lại một lần nữa rằng bạn không có được bất cứ cam kết nào từ những phần mềm này, nên hãy cẩn thận ‘mất nhiều hơn được’.

Phần mềm tính giá thành có bản quyền hay phân hệ giá thành trong phần mềm kế toán, ERP

Nếu so sánh với phần mềm tính giá thành miễn phí, phần mềm tính giá thành có bản quyền có nhiều ưu điểm như có sự cam kết từ nhà cung cấp, đáp ứng tốt hơn quy trình tính giá thành của doanh nghiệp, có thể tùy chỉnh khi cần, có sự hỗ trợ trực tiếp sau khi mua phần mềm,… Có rất nhiều phần mềm kế toán trên thị trường Việt Nam hiện nay hỗ trợ phân hệ tính giá thành, chưa đề cập đến độ phức tạp của từng phần mềm, bạn vẫn cần phải xem xét các yếu tố về chi phí, đáp ứng tùy chỉnh, dịch vụ hậu mãi khi lựa chọn phần mềm phù hợp.

Yếu tố chi phí: nghe có vẻ đương nhiên, vì mua gì mà chẳng phải xem xét chi phí. Tuy nhiên chi phí ở đây không đơn giản chỉ là chi phí mua phần mềm.

Các phần mềm kế toán tốt trên thị trường thường được chia làm nhiều gói sản phẩm khác nhau để đáp ứng được nhu cầu của nhiều công ty, và tất nhiên chi phí cho phần mềm kế toán sản xuất sẽ khác phần mềm kế toán thương mại. Ngoài ra, có thể phần mềm kế toán đáp ứng quy trình tính giá thành cho sản phẩm sẽ không đáp ứng được nhu cầu của công ty xây dựng và ngược lại. Và nếu khác nhau, chi phí của hai gói sản phẩm này cũng sẽ khác. Hãy xác định nhu cầu của công ty bạn để không bị mất oan chi phí chuyển đổi khi mua nhầm gói sản phẩm bạn nhé.

Thêm vào đó, bạn cũng nên hỏi thêm về chi phí tùy chỉnh phần mềm và chi phí tư vấn triển khai nếu được. Tại sao? Vì không có bất kỳ phần mềm kế toán nào được tạo ra để ‘đo ly đóng giày’ cho quy trình sản xuất của công ty bạn, chưa kể các phát sinh thực tế nếu có trong quá trình sản xuất. Một phần mềm kế toán tốt và uy tín sẽ đáp ứng việc ứng dụng tính giá thành vào quy trình của công ty bạn một cách ‘trơn tru’ nhất, đồng nghĩa với việc đồng ý ‘tùy chỉnh’ nếu cần.

Yếu tố tùy chỉnh: như đã nói ở trên, một số doanh nghiệp (có thể bao gồm doanh nghiệp của bạn) cần phải tùy chỉnh phần mềm kế toán trước khi áp dụng vào quy trình của công ty. Đừng cố tìm một biện pháp ‘có sẵn’ đáp ứng nhu cầu của mình, điều này chỉ làm tốn thời gian và công sức của bạn. Tốt nhất hãy tìm một phần mềm kế toán uy tín, dễ sử dụng, yêu cầu được dùng thử và tùy chỉnh nếu cần.

Một số doanh nghiệp thường yêu cầu demo trước khi mua phần mềm nhưng bỏ qua bước dùng thử. Demo, hay một buổi trình bày và trao đổi về phần mềm, thường chỉ đáp ứng được một số yêu cầu mà bạn nghĩ ra được đến thời điểm đó nhưng có thể không phù hợp khi sử dụng chính thức. Nếu được, hãy kết hợp cả demo và dùng thử trước khi thực sự sử dụng phần mềm kế toán.

Yếu tố hậu mãi: hậu mãi, hay việc hỗ trợ sau khi bạn mua phần mềm kế toán, cũng cần phải xem xét khi lựa chọn phần mềm. Không như phần mềm kế toán thương mại, thường đơn giản và ít gặp vấn đề, phần mềm tính giá thành chắc chắn sẽ gặp một cơ số vấn đề khi áp dụng vào thực tế. Lúc này, bạn cần dựa vào các cam kết hậu mãi của phía cung cấp phần mềm.

Đến đây, chắc bạn cũng phần nào hình dung được ưu nhược điểm cũng như ứng dụng của phần mềm tính giá thành miễn phí và bản quyền rồi. Đừng quên việc xác định rõ nhu cầu của mình trước khi lựa chọn phần mềm nhé.

Chúc bạn chọn được phần mềm kế toán ăn ý và phù hợp nhất.

>> Xem thêm: Tính giá thành trong phần mềm kế toán 1A

NTT.Hà