Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Ngày 11/11/2019
Trong bối cảnh trình độ công nghệ kỹ thuật ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì việc vận hành bộ phận kế toán theo phương pháp thủ công. Điều này sẽ gây nhiều bất lợi cho kế toán như lãng phí thời gian nhập liệu, khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu, khó phát hiện sai sót, ... Vì vậy, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ vào quản lý doanh nghiệp ngày càng trở nên cần thiết, đặc biệt với những bộ phận đòi hỏi tính chính xác cao của dữ liệu như bộ phận kế toán. Bài viết sẽ trình bày rõ hơn về những lợi ích ưu việt mà các phần mềm kế toán nói chung và phần mềm kế toán 1A nói riêng có thể mang đến cho doanh nghiệp của bạn.
Các lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán
Quy trình nhập dữ liệu trên phần mềm kế toán đơn giản và nhanh chóng hơn khi ghi chép thủ công, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc. Chẳng hạn với nghiệp vụ mua hàng nhập kho bằng tiền mặt, nếu làm thủ công bạn phải lập phiếu chi, lập phiếu nhập kho, sau đó là phải ghi chép vào sổ quỹ và sổ chi tiết hàng hóa. Còn nếu làm trên phần mềm kế toán như phần mềm 1A, thì bạn chỉ cần nhập thông tin chi tiết của hóa đơn mua hàng, còn các bút toán nhập kho, chi tiền, vào sổ sách phần mềm sẽ tự động làm giúp bạn.
Phần mềm có tính năng tự động hóa, thay thế những thao tác tính toán thông thường, giúp hạn chế tối đa lỗi khi tính toán. Đơn cử như với phần mềm kế toán 1A, bạn chỉ cần nhập chứng từ, phần mềm sẽ tự động thực hiện tất cả tính toán như tính giá vốn, tính giá trị khấu hao TSCĐ, tính tỷ giá khi ghi sổ, tính chênh lệch tỷ giá, … mà không cần chờ bạn bấm nút. Đồng thời, phần mềm sẽ tự động kiểm tra lỗi hạch toán, nếu có lỗi phát sinh thì sẽ lập tức thông báo cho bạn biết để sửa được ngay. Như vậy, bạn sẽ bớt thao tác kiểm tra, tìm lỗi, cũng như bớt các thao tác bấm nút tính toán nhưng vẫn tự tin với sổ sách không còn sai sót.
Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, giúp nhân viên kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức nếu lập các báo cáo, sổ sách này theo phương pháp thủ công. Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file excel, word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn.
Khi sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản lý sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán, từ đó tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.
Mỗi khi có các thông tư, quy định mới về thuế hoặc BHXH, phần mềm kế toán sẽ giúp bạn cập nhật ngay các thay đổi đó. Ngoài ra, một phần mềm tốt thường được tích hợp với các dịch vụ khác, giúp cho kế toán làm việc thuận tiện hơn như: kết nối với cơ quan thuế, kết nối hóa đơn điện tử, …
Hạn chế của phần mềm kế toán
Không phải tất cả các doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi như nhau từ việc sử dụng phần mềm kế toán. Nếu bạn đang xem xét đến việc chuyển từ kế toán thủ công sang sử dụng phần mềm kế toán, bạn nên tham khảo những hạn chế có thể có như:
Chi phí sử dụng phần mềm: một phần mềm thông thường bao gồm các chi phí về bản quyền phần mềm, phí triển khai nâng cấp phần mềm và phí hỗ trợ sử dụng. Hiện tại, đa số các phần mềm đều thu phí bản quyền ngay từ ban đầu, sau đó khách hàng cần trả thêm khoản phí hỗ trợ và phí nâng cấp phần mềm theo từng năm. Riêng với phần mềm kế toán 1A, bạn chỉ cần đóng một khoảng chi phí theo năm và khoảng này đã bao gồm toàn bộ các loại phí kể trên, bạn không cần phải trả một số tiền khá lớn ngay từ đầu để được sở hữu bản quyền phần mềm.
Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng: Bạn có thể sẽ cần trợ giúp để thiết lập một số thông tin ban đầu như hệ thống tài khoản, chính sách kế toán, phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp kê khai thuế,… Trong quá trình sử dụng, bạn cũng cần tư vấn chuyên môn nghiệp vụ, khắc phục sự cố phần cứng, hoặc sự cố mạng, … Nếu nhà cung cấp phần mềm không thu phí hỗ trợ hằng năm, rất có thể bạn sẽ không được tư vấn và hỗ trợ khi cần thiết.
Loại hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn khá đặc thù: một phần mềm kế toán đóng gói thường sẽ phù hợp với hầu hết các loại hình kinh doanh. Tuy nhiên, các doanh nghiệp khác nhau có thể cần phải tinh chỉnh gói hoặc thay đổi quy trình của họ để có thể sử dụng phần mềm kế toán thành công. Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn có loại hình kinh doanh không phổ biến, bạn có thể phải trả một khoảng phí tương đối cao để có thế sở hữu riêng một phần mềm phù hợp với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các lợi ích cũng như hạn chế khi sử dụng phần mềm kế toán. Một phần mềm kế toán excel tốt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về giá trị doanh nghiệp của bạn. Nếu lựa chọn cẩn thận, bạn hoàn toàn có thể sở hữu được một phần mềm đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp mình, phát huy tối đa lợi ích và hạn chế rủi ro phát sinh.
Bạn cần tư vấn thêm về phần mềm kế toán? Hãy gọi cho chúng tôi hoặc chat để được tư vấn miễn phí.
NTB.Liên
