Các loại phần mềm quản lý phổ biến dùng trong doanh nghiệp (phần 1)

Ngày 02/12/2019

Khi nói đến việc quản lý luồng thông tin cũng như hoạt động của doanh nghiệp, phần lớn mọi người đều nghĩ đến hệ thống phần mềm ERP (hay Hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp). Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu của hệ thống ERP là rất cao và gần như bất khả thi với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thay vào đó, các doanh nghiệp này thường tìm đến các phần mềm quản lý riêng lẻ và tìm cách kết hợp chúng với nhau. Có thể kể đến như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự hoặc ít phổ biến hơn như phần mềm quản lý dự án, phần mềm nhóm hợp tác, … Hãy cùng tìm hiểu các loại phần mềm phổ biến mà doanh nghiệp của bạn có thể ứng dụng được trong bài viết này nhé.

A. Các ứng dụng phần mềm quản lý nhu cầu cơ bản

1. Phần mềm nhóm hợp tác (Collaboration Software)

Định nghĩa và công dụng

Các loại phần mềm hoặc nhóm phần mềm được thiết kế với mục đích quản lý và tạo thuận lợi cho công việc nhóm. Phần mềm nhóm hợp tác thường được các thành viên trong nhóm dùng để trao đổi, hợp tác, chia sẻ thông tin, sắp xếp công việc, giải quyết vấn đề, đàm phán, …

Phần mềm nhóm hợp tác giúp cho việc trao đổi thông tin được nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều mà không phụ thuộc vào thời gian và địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, do có sự cộng tác và đưa ý kiến của nhiều thành viên, nhiều phòng ban, nhiều vị trí khác nhau nên các ý kiến cũng như thông tin đưa ra sẽ đa dạng và chính xác hơn nhiều.

Các chức năng chính

• Các công cụ để trao đổi thông tin như email, voice mail, chat, video call
• Các công cụ giao tiếp trực tiếp theo nhóm như forum, chat nhóm nội bộ, chia sẻ dữ liệu, hội thảo qua video, …
• Các công cụ sắp xếp công việc như lịch làm việc, bảng tính, quản lý thời gian làm việc, …

Các phần mềm nhóm hợp tác phổ biến hiện nay: Bitrix24, Asana, Trello, Zoho project, Work Hub, Slack …

2. Phần mềm kế toán

Định nghĩa và công dụng

Phần mềm kế toán có lẽ không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp, ngoài các chức năng kế toán như khai báo thuế, làm báo cáo tài chính, … phần mềm kế toán còn giúp doanh nghiệp quản lý được các nguồn doanh thu – chi phí hiệu quả. Từ đó tạo được kế hoạch kinh doanh cũng như quản lý công ty.

Các chức năng chính

• Quản lý thu chi
• Quản lý công nợ
• Quản lý thuế và hóa đơn
• Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước
• Quản lý và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, công trình
• Quản lý lương thưởng
• Báo cáo thuế và tài chính
• Báo cáo quản trị

Các phần mềm kế toán phổ biến hiện nay: Excel, Kế toán 1A, Misa, Fast, 3T, …

4. Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software)

Định nghĩa và công dụng

Phần mềm quản lý dự án là phần mềm hỗ trợ các thành viên trong dự án lên kế hoạch và quản lý thời gian dự án hiệu quả hơn, đồng thời theo dõi và quản lý được các nguồn lực cũng như các chi phí đầu tư trong quá trình làm dự án.

Các chức năng chính

• Quản lý thông tin dự án
• Lên kế hoạch chi phí và nguồn lực: hỗ trợ lên kế hoạch, dự tính thời gian dựa trên dữ liệu từ dự án trước, sắp xếp nguồn lực để tối ưu công việc.
• Giám sát và quản lý dự án: hỗ trợ giám sát tiến độ thực hiện công việc của các thành viên, bao gồm tiến độ của từng phần việc cũng như của toàn bộ công việc được giao; hỗ trợ giám sát kế hoạch và sử dụng chi phí; các thông tin này sau đó được sử dụng để phân tích và đưa lên các báo cáo quản lý dự án.
• Quản lý và chia sẻ thông tin: gồm các công cụ cơ bản để chia sẻ tập tin hoặc nhắn tin nội bộ.

Các phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay: ProWorkflow, Jira, MyCollab, Mavenlink, …

5. Phần mềm giao tiếp nội bộ (Communication Software)

Định nghĩa và công dụng

Phần mềm giao tiếp là những phần mềm được dùng để chia sẻ tập tin, thông tin viết và âm thanh, tin nhắn hình ảnh thông qua cloud hoặc mạng nội bộ. Có thể kể đến như email, phần mềm chat, nhắn tin.

Các phần mềm giao tiếp phổ biến hiện nay: Skype, Zalo, Whatsapp, …

6. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Định nghĩa và công dụng

Như tên gọi, phần mềm CRM được doanh nghiệp sử dụng để quản lý quan hệ, lưu trữ các thông tin và tự động hóa một số quy trình trong hành trình mua hàng của khách hàng thông qua marketing và phễu bán hàng. Phần mềm CRM giúp theo dõi các tương tác giữa khách hàng với công ty và tập hợp thông tin về khách hàng. Điều này làm tăng khả năng tương tác cũng như mua hàng của khách hàng. Sau đó, các nhân viên marketing và kinh doanh có thể quản lý và phân tích mối quan hệ với các nhóm khách hàng tiềm năng, đã mua hàng và thân thiết để lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai.

Các tính năng chính

• Quản lý cơ hội: quản lý các thông tin cũng như tương tác của khách hàng tiềm năng.
• Các quy trình marketing tự động: gồm các công cụ tự động giúp tăng tương tác và thuyết phục khách hàng như gửi email cho khách hàng mới, gửi email định kỳ, đăng các tin tức hoặc thông báo mới lên mạng xã hội, …
• Các quy trình kinh doanh tự động: theo dõi tương tác của khách hàng và tự động thực hiện thực hiện các chức năng kinh doanh được lên kịch bản sẵn để theo dõi và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
• Các quy trình nội bộ tự động: tự động hóa các công việc trong quy trình nội bộ để giảm tải công việc cho nhân viên, giúp nhân viên tập trung vào các công việc quan trọng và cần thiết.
• Phân tích và quản trị dữ liệu

Các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng phổ biến hiện nay: InfusionSoft, Freshsales, Zoho, CRM Microsoft Dynamics, …

7. Phần mềm quản lý dữ liệu (Document Management Software)

Định nghĩa và công dụng

Phần mềm quản lý dữ liệu là hệ thống dùng để theo dõi, quản lý và lưu trữ dữ liệu nội bộ. Dữ liệu thường được lưu trữ theo nhiều phiên bản, có thể phục hồi cũng như được mã hóa bảo vệ. Ngoài ra, người quản lý còn có thể phân quyền cho các cá nhân khác nhau để xem, điều chỉnh, sắp xếp hoặc xóa các dữ liệu không còn sử dụng.

Các phần mềm quản lý dữ liệu phổ biến hiện nay: Templafy, M-Files, StarTeam, …

8. Phần mềm quản lý lịch hẹn (Appointment Scheduling Software)

Định nghĩa và công dụng

Phần mềm quản lý đặt lịch hẹn là công cụ dùng để đặt lịch tự động cũng như quản lý thời gian cuộc hẹn và sự kiện (chuyến bay, gia hạn dịch vụ, …). Nghe có vẻ đơn giản, nhưng phần mềm quản lý đặt lịch hẹn có rất nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp tìm thêm nguồn khách hàng, tăng doanh thu, tăng hiệu quả công việc và giảm thiểu thời gian làm việc cho nhân viên. Phần mềm quản lý đặt lịch hẹn đặc biệt hiệu quả khi doanh nghiệp của bạn hoạt động trong các lĩnh vực như giáo dục, dịch vụ gia đình, thức ăn, bảo trì xe hoặc máy móc, dịch vụ tài chính, dịch vụ sức khỏe, …

Các tính năng chính

• Quản lý chương trình khuyến mãi: đặt thời gian và nhắc nhở về các chương trình khuyến mãi của công ty cho nhân viên để thu hút thêm khách hàng.
• Quản lý đặt hàng và thanh toán online: Hỗ trợ khách hàng đặt lịch hẹn, lịch sử dụng sản phẩm trực tuyến và thanh toán trực tiếp khi đặt lịch. Ngoài ra, khi khách hàng thay đổi lịch hẹn thì dữ liệu cũng được điều chỉnh lại ngay lập tức.
• Quản lý thời gian làm việc của nhân viên: quản lý công ty có thể theo dõi lịch làm việc của nhân viên được cập nhật trực tiếp theo thời gian thực. Ngoài ra, có thể quản lý được hiệu quả làm việc thông qua nhận xét và đánh giá trực tuyến.
• Thông báo cuộc hẹn và sự kiện
• Quản lý lịch làm việc: nhân viên có thể tạo lịch hẹn (hội nghị, phỏng vấn, …) và chia sẻ với các thành viên khác.

Các phần mềm quản lý lịch hẹn phổ biến hiện nay: HubSpot Meetings Tool, Setmore, Appointment, AppointEze, …

NTT.Hà

 

Phần 2: Các ứng dụng phần mềm quản lý nâng cao và những tiêu chí cần biết khi lựa chọn phần mềm quản lý cho doanh nghiệp.

>>>Xem thêm: Phần mềm kế toán dễ dùng nhất, mua phần mềm kế toán Việt Nam