Nên mua phần mềm kế toán nào, cần quan tâm đến những yếu tố nào khi mua phần mềm kế toán ?
Ngày 09/12/2019
Nên mua phần mềm kế toán nào là câu hỏi phổ biến của kế toán và doanh nghiệp khi có nhu cầu ứng dụng phần mềm vào công tác kế toán và quản lý doanh nghiệp. Để trả lời câu hỏi này bạn cần tìm hiểu phần mềm nào tốt, dễ dùng, đáp ứng được đầy đủ nghiệp vụ và phù hợp với quy mô và loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Sau đó bạn cần dùng thử để trải nghiệm xem có phù hợp yêu cầu đặt ra hay không. Và cuối cùng là tìm hiểu về chi phí bản quyền, dịch vụ hỗ trợ, hình thức mua, dùng phần mềm online hay offline. Vậy chúng ta cùng tìm hiểu những yếu tố cần quan tâm khi mua phần mềm nhé.
Phần mềm kế toán nào tốt ?
Tùy theo đặc điểm kinh doanh và quy mô doanh nghiệp thì khái niệm phần mềm kế toán tốt nhất là khác nhau, nhưng về cơ bản phần mềm kế toán tốt phải đáp ứng được các tiêu chí căn bản như:
- Phải đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ phát sinh, phù hợp với đặc thù khác nhau của mỗi doanh nghiệp như Thương mại, sản xuất, xây lắp.
- Có giao diện thân thiện, đơn giản, dễ thao tác nhưng vẫn đầy đủ các tính năng cần thiết.
- Tự động hóa các nghiệp vụ khấu hao, phân bổ chi phí, tính giá thành, tính giá vốn, tính chênh lệch tỷ giá, và các nghiệp vụ cuối kỳ, … sẽ giúp kế toán giảm bớt được đáng kể thời gian và khối lượng công việc.
- Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng của công ty phần mềm tốt, phần mềm ổn định, ít lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng, tốc độ xử lý nhanh.
Mua phần mềm phù hợp với quy mô, có chức năng phù hợp với loại hình công ty
Nếu công ty bạn có quy mô vừa và nhỏ bạn có thể chọn mua một phần mềm kế toán đóng gói, có đầy đủ nghiệp vụ chức năng cần thiết là được vì chi phí đầu tư thấp, sự ổn định cao. Nếu công ty bạn vừa và lớn hoặc hoạt động kinh doanh đặc thù, hoặc có nhu cầu quản lý tài chính cao cấp mà chức năng phần mềm đóng gói không thể xử lý được thì bạn nên dùng phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp bạn, khi đó phí đầu tư phụ thuộc nhiều vào mức độ yêu cầu của bạn nhưng thông thường cao hơn hẳn phần mềm đóng gói. Ngoài ra bạn cũng cần lựa chọn phần mềm có tính năng phù hợp với loại hình công ty mình như: công ty thương mại dịch vụ thì không cần chức năng tính giá thành, công ty sản xuất, xây lắp thì cần chức năng tính giá thành sản phẩm, công trình xây lắp, công ty dược phẩm thì cần quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng, …
Bạn nên dùng thử để trải nghiệm tính năng trước khi mua phần mềm
Khi mua các sản phẩm, đặc biệt là phần mềm kế toán, thì ngoài việc tìm hiểu về tính năng sản phẩm được nhà cung cấp giới thiệu thì bạn nên cài đặt hoặc dùng thử online để trải nghiệm xem nghiệp vụ có xử lý được đầy đủ, các tính năng có phù hợp với công ty bạn không. Vì trong quá trình dùng thử bạn sẽ có các vướng mắc cần được nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ và tư vấn thêm.
Bạn nên mua phần mềm offline hay online ?
Đây cũng là câu hỏi hay đặt ra khi mua phần mềm kế toán, và câu trả lời đơn giản là: Nếu công ty bạn có nhiều chi nhánh, bộ phận, văn phòng giao dịch ở nhiều địa điểm khác nhau, để việc quản lý số liệu được tập trung và tức thời thì bạn nên dùng phần mềm online rồi. Hoặc bạn muốn làm việc, xem báo cáo mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị thì phần mềm online sẽ đáp ứng được cho bạn. Ngoài ra khi dùng online bạn không phải đầu tư máy chủ, đăng ký gói cước mạng có IP tĩnh, mở port, … và chi phí nhân viên bảo trì hệ thống máy tính. Còn với doanh nghiệp có hoạt động tập trung tại một địa điểm, hoặc ít người dùng thì bạn có thể dùng phần mềm offline, hay còn gọi là phần mềm cài lên máy tính của bạn, dữ liệu thì lưu ở máy nào đó ở công ty bạn.
Nên mua phần mềm bằng việc trả phí thuê bao theo năm hay bản quyền một lần (mua đứt) ?
Với hình thức mua bản quyền một lần thì chi phí bạn phải trả ban đầu là phí bản quyền (nó thường cao hơn hẳn phí bạn phải trả khi mua theo năm), bạn sẽ được hỗ trợ bảo hành trong một thời gian nhất định, có thể là 1 năm hay 2-3 năm, nhưng thông thường là 1 năm. Sau thời gian bảo hành, nếu bạn muốn đăng ký dịch vụ hỗ trợ, bảo trì thì bạn tiếp tục trả thêm khoản phí hàng năm, hoặc nếu bạn vẫn tiếp tục dùng phần mềm mà không trả phí bảo trì thì khi hết thời gian hỗ trợ bạn sẽ phải trả phí cho từng lần nâng cấp hoặc khắc phục sự cố nếu có.
Với hình thức mua bằng cách trả phí thuê bao theo năm bạn không phải trả phí bản quyền ban đầu nữa, phí hàng năm thông thường cũng tương đương với phí dịch vụ bảo trì, hỗ trợ phần mềm. Và khi mua theo năm, thông thường bạn sẽ được hỗ trợ, bảo trì, cập nhật phiên bản mới miễn phí.
Vậy đến đây chắc bạn đã phần nào hình dung được những yếu tố cần quan tâm khi mua phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của bạn rồi. Chúc bạn thành công !
LV.Thao
