Làm kế toán bằng phần mềm excel có phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Ngày 25/11/2019

Excel là một ứng dụng tin học văn phòng được sử dụng rộng rãi trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau bởi tính đơn giản, tiện dụng và sẵn có của nó. Làm kế toán trên excel là việc dùng Excel để phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp, với mục đích cung cấp các Báo cáo kế toán cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin. Tuy nhiên, sử dụng excel sẽ phát sinh một số vấn đề mà bạn cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định. Hãy cùng kế toán 1A tìm hiểu các vấn đề đó qua bài viết dưới đây nhé.

Các vấn đề khi sử dụng Excel cho kế toán doanh nghiệp

1. Tiêu tốn rất nhiều thời gian của kế toán để thiết lập các bảng tính phù hợp

Trong Excel, bạn cần phải biết chính xác cách bạn sẽ sử dụng dữ liệu như thế nào trước khi bắt đầu, bởi vì các bảng tính miễn phí sẵn có thường khá đơn giản và có thể không phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm và lập một danh sách các sổ sách và báo cáo cần thiết cho công ty mình, phân loại những nghiệp vụ nào sẽ được ghi nhận ở sổ sách nào, nghiệp vụ đó cần in những chứng từ gì, đã có mẫu in sẵn hay chưa, các công thức tính toán đã đúng và phù hợp hay chưa, … Bạn sẽ liên tục gặp tình huống cần phải thêm hoặc thay đổi thông tin trên bảng tính của mình, nhất là với các công thức tính toán kế toán như tính giá trị xuất kho, tính giá trị quỹ ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá, … thậm chí có thể cần phải lập trình.

2. File excel lưu rời rạc nhau, rất khó kiểm soát lỗi

Nhiều người sử dụng excel gặp phải khó khăn khi phải làm việc với nhiều bảng tính khác nhau, nếu xảy ra chênh lệch sẽ không rõ lỗi sai nằm ở bảng tính nào và phải tốn rất nhiều thời gian để kiểm tra đối chiếu. Việc file lưu rời rạc cũng sẽ ảnh hưởng đến công tác tổng hợp làm báo cáo tài chính cuối năm. Bạn phải tự rà soát và thống kê dữ liệu, nếu đã hoàn thành báo cáo nhưng lại phát hiện sai sót thì sẽ phải mất thêm thời gian để điều chỉnh.

3. Tính bảo mật thấp, không có dấu vết kiểm toán

Bảng tính Excel dễ dàng thay đổi thông tin và không theo dõi được ai thực hiện các thay đổi đó. Nếu bạn lỡ tay xóa mất file excel thì không thể phục hồi lại dữ liệu. Hơn nữa, kế toán bằng excel chỉ làm được 1 người tại 1 thời điểm do đó khó san sẻ công việc và khó bàn giao.

4. Không tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác

Excel không thể tích hợp với các dịch vụ khác như kết nối với cơ quan thuế, kết nối hóa đơn điện tử, … Với các ứng dụng cho phép đọc thông tin từ file excel thì các file này cũng phải được chỉnh sửa theo mẫu của nhà cung cấp ứng dụng.

Khắc phục các vấn đề của excel bằng phần mềm kế toán 1A

Với phần mềm kế toán 1A, toàn bộ hệ thống tài khoản, các báo cáo sổ sách và nghiệp vụ đã được thiết lập sẵn. Bạn chỉ cần nhập chứng từ, phần mềm sẽ tự động làm các thao tác còn lại như hạch toán kế toán, ghi nhận chứng từ vào các sổ sách liên quan, tính toán giá trị hàng tồn kho, giá trị khấu hao, chênh lệch tỷ giá, … Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file excel, word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn.

Kế toán 1A có tính năng kiểm soát lỗi hạch toán. Nếu có lỗi phát sinh khi bạn thực hiện điều chỉnh chứng từ thì phần mềm sẽ thông báo cho bạn biết để sửa ngay. Bạn sẽ bớt thao tác đối chiếu, kiểm tra, tìm lỗi và hoàn toàn tự tin khi lập các báo cáo vào cuối kỳ. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng truy xuất ngược chứng từ, giúp nhân viên kế toán có thể chỉnh sửa chứng từ ngay cả khi đang lập báo cáo hay tờ khai thuế,

Khi sử dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp của bạn có thể phân quyền để mỗi nhân viên có những quyền hạn nhất định, giúp tăng cường tính bảo mật cho dữ liệu. Ngoài ra, tính năng nhật ký dữ liệu của 1A sẽ giúp bạn lưu giữ lại thông tin nhân viên thao tác, nội dung phiếu, … khi nhân viên thực hiện các thao tác quan trọng trên phiếu như Xóa phiếu, Ghi sổ phiếu,…

Kế toán 1A luôn được nâng cấp và cải tiến để phù hợp với các quy định mới của Thuế và nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Hiện tại, phần mềm 1A đã kết nối với HTKK phiên bản mới nhất cũng như tích hợp với một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử như Viettel, BKAV và VNPT.

Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn giữa excel và phần mềm kế toán. Nếu bạn là doanh nghiệp mới khởi nghiệp, chỉ kinh doanh nhỏ hoặc tự kinh doanh, không có các yêu cầu kế toán phức tạp, và đã có nền tảng nhất định trong việc sử dụng Excel thì việc lựa chọn làm kế toán bằng excel sẽ là một lựa chọn tốt để cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, về lâu về dài, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, thì việc sở hữu một phần mềm kế toán tốt sẽ giúp bạn hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về sức khỏe tài chính cũng như giá trị doanh nghiệp của bạn.

NTB.Liên