Để quản lý nợ phải thu không còn là việc khó nhằn

Ngày 06/01/2020

Mọi doanh nghiệp, dù lớn hay bé và hoạt động trong lĩnh vực nào, cũng luôn phải đối mặt với việc phát sinh công nợ phải thu do người mua nhận hàng trước và thanh toán sau. Vì vậy, trong thời buổi kinh tế cạnh tranh như hiện nay, việc thu hồi công nợ ở doanh nghiệp được xem là cực kỳ quan trọng vì chỉ có thu hồi công nợ mới xoay vòng được đồng vốn, đảm bảo ngân sách không bị thâm hụt quá lớn, hạn chế chiếm dụng vốn.

Nợ xấu, nợ khó đòi bao giờ cũng là nỗi ám ảnh của các doanh nghiệp vì nó tác động trực tiếp đến nguồn vốn và làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đe dọa sự tồn vong của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải đảm bảo thu đủ và thu kịp thời các khoản nợ từ khách hàng, đồng thời phải lường trước và giảm thiểu rủi ro nợ xấu, nợ khó đòi. Việc này không chỉ đòi hỏi kỹ năng quản lý, kiểm soát mà còn cần cả kỹ năng thương lượng, giao tiếp nhằm đạt mục đích thu hồi nợ mà vẫn giữ được quan hệ đối tác tốt đẹp. Để làm được điều đó, đừng quên vận dụng một số kinh nghiệm quản lý công nợ hiệu quả mà 1A chia sẻ nhé!

1. Xây dựng chính sách công nợ, quản trị tín dụng khách hàng

Trước tiên, bạn cần xây dựng chính sách công nợ cụ thể cho từng khách hàng dựa trên lịch sử giao dịch và thiện chí thanh toán của họ. Việc này giúp bạn lường trước và chủ động tránh nợ xấu.

Để xây dựng chính sách công nợ nói trên, bạn có thể áp dụng cách quản trị tín dụng khách hàng, đánh giá và cho điểm tín dụng dựa trên lịch sử tín dụng tương tự như cách mà các ngân hàng đang làm.

2. Phối hợp nhiều phòng ban để tối ưu hiệu quả thu nợ

Đừng cho rằng thu hồi nợ chỉ là nhiệm vụ của kế toán công nợ. Bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng cũng là một đầu mối quan trọng vì họ tương tác với khách hàng thường xuyên nhất.

Nếu bộ phận chăm sóc khách hàng làm chưa tốt công việc của mình thì khách hàng có thể phàn nàn, giảm mức độ hài lòng và từ đó lại có thêm lý do để chây ì trong việc trả nợ.

Ngoài ra, nếu bộ phận bán hàng có các chương trình bán hàng như chiết khấu khi trả trước tiền hàng hoặc khi thanh toán công nợ trước hạn thì cũng giúp hạn chế rủi ro phát sinh nợ cho doanh nghiệp.

3. Theo dõi sát sao tình hình hoạt động của khách hàng khi gặp nợ xấu, khó đòi

Kế toán công nợ cần nắm bắt tình hình hoạt động của khách nợ để nhanh chóng thu hồi công nợ khi tình hình tài chính của đối tác khả quan.

Ngược lại, nếu đối tác đang gặp khó khăn tài chính, có thể linh hoạt xem xét kéo dài thời gian thanh toán hoặc cần nhờ đến bên thứ 3 can thiệp, tùy thuộc vào uy tín và thiện chí trả nợ của khách hàng.

4. Quản lý chặt chẽ việc thu hồi công nợ bằng các báo cáo

Thường xuyên lập và theo dõi báo cáo đo lường khoản phải thu, tính toán tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu, và cố gắng làm cho tỷ lệ này thấp nhất có thể, dĩ nhiên là phải luôn dưới mức quy định của công ty.

Bên cạnh đó, không thể thiếu các báo cáo chi tiết về thu hồi công nợ, nhật ký thu nợ, trong đó ghi chú rõ ràng về số lần liên hệ, phản ứng của khách hàng, lịch hẹn trả nợ, …

5. Sử dụng công cụ hỗ trợ như phần mềm kế toán 1A

Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công nợ thay vì tự mình ghi chép, lưu trữ mớ giấy tờ hỗn độn. Rõ ràng công việc kế toán công nợ áp lực và chiếm của bạn rất nhiều thời gian, năng lượng, bạn đừng chuốc thêm rắc rối khi tìm kiếm chứng từ, in ấn và lập báo cáo bằng cách thủ công.

Với chi phí đầu tư ban đầu bằng 0, phần mềm Kế toán 1A đem lại nhiều lợi ích cho người dùng, tiết kiệm thời gian, chi phí với các tính năng cơ bản và nâng cao trong quản lý công nợ:

• Tự động lập báo cáo công nợ dựa trên chứng từ.
• Cho phép quản lý công nợ theo từng khách hàng hoặc chi tiết theo từng chứng từ.
• Áp thanh toán các khoản thu được hoặc khoản người mua trả trước dễ dàng trên màn hình nhập chứng từ.
• Quản lý chặt chẽ các khoản trả trước của người mua bằng “Sổ theo dõi các khoản người mua trả trước”.
• Giúp người dùng dễ dàng theo dõi công nợ bằng các báo cáo chi tiết/ tổng hợp công nợ phải thu theo khách hàng, theo độ tuổi.
• Tổng hợp công nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng ngay trên màn hình quản lý danh sách khách hàng.
• Tự động lập các báo cáo liên quan như bảng cân đối phát sinh, báo cáo tình hình tài chính nhằm giúp người dùng xem tổng quan khoản nợ và so sánh với các số liệu doanh thu, chi phí.

6. Tự đặt cho mình một số quy định khi thu hồi công nợ

• Không đợi đến hạn mới liên hệ thu tiền, mà cần chủ động nhắc trước khách hàng.
• Khi liên hệ thu nợ cũng cần lưu ý khung thời gian nhạy cảm, nên tránh sáng sớm hoặc các ngày đầu tháng, đầu năm, ngày nghỉ lễ, …
• Luôn ghi chép cẩn thận và có xác nhận lại bằng email khi khách hàng hẹn ngày trả nợ, xin khất, …
• Linh hoạt trong mọi tình huống, cứng rắn hoặc mềm mỏng khi cần để đạt mục đích thu nợ mà không làm mất hình ảnh doanh nghiệp hoặc ảnh hưởng đến quan hệ đối tác lâu dài.

Cảm ơn bạn vì đã theo dõi bài viết của Kế toán 1A. Nếu bạn còn có nhiều kinh nghiệm khác muốn chia sẻ hoặc cần tư vấn về giải pháp phần mềm trong quản lý công nợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline 028.3848.9975 hoặc chat ngay trên ketoan1a.com.

>>>Xem thêm: Phần mềm kế toán htkk, phần mềm kế toán thương mại

LT. Thái