Các loại phần mềm quản lý phổ biến dùng trong doanh nghiệp (phần 3)

Ngày 30/12/2022

Ở phần cuối này, hãy tiếp tục tìm hiểu các phần mềm hỗ trợ nhu cầu quản trị nâng cao của doanh nghiệp như phần mềm hỗ trợ bán hàng tự động, phần mềm hỗ trợ dịch vụ ngoại cần (từ hỗ trợ đặt lịch đến xuất hóa đơn thuế) và các tiêu chí để lựa chọn các phần mềm quản lý đã được đề cập trong chuỗi bài này nhé.

6. Phần mềm hỗ trợ bán hàng tự động (Sales Force Automation Software)

Định nghĩa và công dụng

Hằng ngày, ngoài việc tiếp cận khách hàng và bán hàng, đội ngũ bán hàng còn phải thực hiện vô số các công việc không tên và lặp đi lặp lại như quản lý hồ sơ khách hàng, tạo hợp đồng, chứng từ, hồ sơ, gửi email chăm sóc khách hàng, đánh giá hiệu quả cuộc gọi, báo giá, … Mặc dù các công việc này là cần thiết và nâng cao hiệu quả bán hàng nhưng hoàn toàn có thể được tự động hóa để giảm thiểu thời gian cũng như tập trung nguồn lực vào các công việc quan trọng hơn. Việc tự động này được thực hiện thông qua phần mềm hỗ trợ bán hàng tự động. Ngoài ra, phần mềm còn giúp nhân viên bán hàng quản lý và phân loại danh sách khách hàng mục tiêu, theo dõi hành vi khách hàng, cập nhật bảng giá công ty, ….

Các tính năng chính

• Quản trị quy trình mua hàng: hãy tưởng tượng một khách hàng vào website, xem các sản phẩm, theo dõi trang thông tin và nhập email để nhận ưu đãi từ doanh nghiệp. Sau đó nhận được các email có các sản phẩm hoặc thông tin mà họ quan tâm. Sau một thời gian xem xét, họ quyết định mua hàng và yêu cầu được tư vấn trực tiếp từ nhân viên bán hàng. Phần mềm hỗ trợ theo dõi, tập hợp thông tin của khách hàng kể từ bước đầu tiên cho đến quyết định mua của khách hàng và tự động giao việc cho nhân viên bán hàng của công ty trong suốt quá trình này.
• Sắp xếp lịch làm việc: hỗ trợ nhân viên bán hàng sắp xếp các cuộc gọi hoặc email chăm sóc khách hàng trong ngày hoặc trong tháng. Ngoài ra, các phần mềm thông minh còn có thể giao việc tự động dựa vào đánh giá năng lực trên nhiều khía cạnh của từng nhân viên, cung cấp các thông tin cần thiết về khách hàng, từ đó nâng cao khả năng bán hàng.
• Đánh giá và phân loại khách hàng: dựa trên các hành vi và tương tác của khách hàng, phần mềm sẽ tự động cho điểm và đánh giá cơ hội bán hàng. Từ đó đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào các nhóm khách hàng có điểm cơ hội cao để tăng hiệu quả bán hàng.
• Quản lý đội ngũ bán hàng: với các nhân viên bán hàng ít khi có mặt tại doanh nghiệp, phần mềm hỗ trợ đặt và nhắc lịch họp cho các thành viên thay vì phải thông báo cho từng người. Ngoài ra việc tự động hóa đặt lịch còn giúp hạn chế tình trạng đặt trùng lịch cho một nhân viên.
• Báo cáo phân tích và quản trị

7. Phần mềm quản lý dịch vụ ngoại cần (Field Service Management)

Định nghĩa và công dụng

Là hệ thống phần mềm để quản lý quy trình trong dịch vụ ngoại cần như quản lý khách hàng, đặt lịch, cung cấp dịch vụ, tạo hóa đơn và thanh toán. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc các nhóm ngành như công nghệ thông tin, dịch vụ sửa chữa, xây dựng, dọn nhà, … thì phần mềm quản lý dịch vụ ngoại cần là một công cụ vô cùng cần thiết là hữu ích.

Các tính năng chính

• Quản lý nguồn nhân lực: đây là chức năng chủ yếu của các phần mềm quản lý dịch vụ ngoại cần. Nó hỗ trợ doanh nghiệp giao việc và điều chuyển nhân viên tự động mỗi khi có yêu cầu mới từ khách hàng, từ đó giảm thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
• Quản lý kho: tương tự như phân hệ quản lý kho trong phần mềm kế toán, chức năng này cũng giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho, đặt mua các sản phẩm cần thiết khi không đủ tồn, … nhằm đảm bảo luôn có đầy đủ vật tư phục vụ cho nhân viên ngoại cần.
• Thanh toán và xuất hóa đơn cho khách hàng
• Phân tích dữ liệu theo thời gian thực: dựa vào các dữ liệu thu thập trong quá trình hoạt động, phần mềm có thể theo dõi và đưa ra các cảnh báo tồn kho, thiếu hụt nhân sự, hoặc đơn giản hơn là theo dõi vị trí của nhân viên ngoại cần vào giao việc cho họ mỗi khi có yêu cầu mới.

C. Những tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý cho doanh nghiệp

Chi phí đầu tư

Không phải mọi ứng dụng phần mềm đều có mức giá phù hợp với doanh nghiệp, tuy nhiên, khi các phần mềm SaaS và công nghệ điện toán đám mây ngày càng phổ biến thì doanh nghiệp đã có thể tìm kiếm các phần mềm online mới mức phí đầu tư hàng tháng hợp lý. Phần mềm online còn giúp việc theo dõi và quản trị dễ dàng, tiện lợi hơn rất nhiều. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên quan tâm về tính bảo mật của phần mềm nhằm bảo vệ các dữ liệu quý giá và nhạy cảm của mình.

Tính dễ sử dụng

Không phải tất cả các nhân viên trong công ty đều tiếp nhận tốt các chức năng của phần mềm, nhất là với những hệ thống phức tạp và đòi hỏi trình độ người sử dụng cao. Doanh nghiệp nên so sánh và chọn những phần mềm có giao diện cũng như cách sử dụng đơn giản nhất nhằm giảm thời gian và chi phí đào tạo nhân viên, cũng như các sai sót không đáng có do không quản lý được dữ liệu đầu vào.

Tính đa dụng

Một số phần mềm yêu cầu nhập dữ liệu, theo dõi, đánh giá theo thời gian thực để đảm bảo tính chính xác, nếu doanh nghiệp cần sử dụng những phần mềm này thì việc tìm kiếm các giải pháp online là hoàn toàn cần thiết. Ngoài ra, tính đa dụng của phần mềm còn thể hiện ở các nền tảng hỗ trợ như máy tính, điện thoại, tablet, đồng hồ thông minh, … phần mềm hỗ trợ càng nhiều nền tảng thì càng tiện dụng cho doanh nghiệp.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Đối với các phần mềm có ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng và doanh số bán hàng, việc gặp lỗi hoặc rắc rối trong lúc sử dụng là điều mà không doanh nghiệp nào muốn gặp phải. Lúc này, dịch vụ hỗ trợ khách hàng của phần mềm là yếu tố cực kỳ quan trọng. Vấn đề của doanh nghiệp có được giải quyết kịp thời không, có lập đi lập lại không, … là những câu hỏi cần được đặt ra khi tham khảo phần mềm. Hãy đảm bảo rằng ngoài đội ngũ hỗ trợ, nhà cung cấp phần mềm còn có các hướng dẫn, video, tài liệu, khóa đào tạo, … để nhân viên doanh nghiệp có thể tự giải quyết vấn đề của mình.

Tính bảo mật

Phần lớn các phần mềm trực tuyến đều cam kết vấn đề bảo mật thông tin và dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, cũng cần tham khảo thêm các ý kiến của nhân viên IT và các chuyên gia bên ngoài để đảm bảo an toàn dữ liệu của doanh nghiệp.

NTT.Hà

Các loại phần mềm quản lý phổ biến dùng trong doanh nghiệp (phần 1)

Các loại phần mềm quản lý phổ biến dùng trong doanh nghiệp (phần 2)

Phần mềm khai báo thuế