Các loại phần mềm quản lý phổ biến dùng trong doanh nghiệp (phần 2)

Ngày 18/12/2022

Ở bài viết trước, chúng ta đã cùng tìm hiểu các ứng dụng phần mềm nhỏ và đơn giản áp dụng cho nhu cầu cơ bản của các nhóm dự án, doanh nghiệp nhỏ, ... Nếu bạn cần tìm hiểu các phần mềm để phục vụ cho các nhu cầu nâng cao và chuyên sâu hơn như quản lý bán hàng, marketing, helpdesk, quản lý lương và biên chế, ... hãy tiếp tục ở phần 2 này nhé.

B. Các ứng dụng phần mềm quản lý nâng cao

1. Hệ thống phần mềm quản lý Marketing

Định nghĩa và công dụng

Hệ thống phần mềm quản lý Marketing là hệ thống phần mềm được thiết kế để tối ưu hóa quy trình marketing của doanh nghiệp, từ bước tiếp cận thị trường mục tiêu, tạo các chiến dịch quảng cáo và bán hàng đến chuyển đổi các cơ hội thành ROI (Return of Investment). Hệ thống phần mềm quản lý Marketing giúp doanh nghiệp giảm thiểu các công việc thủ công và lặp đi lặp lại như gửi email cho khách hàng, đăng bài viết trên website hoặc các trang mạng, … từ đó nhân viên Marketing có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể theo dõi, so sánh, đối chiếu và đo lường được hiệu quả marketing trên nhiều kênh truyền thông khác nhau mà không phải tốn thời gian kết hợp thông tin từ nhiều nguồn. Thêm vào đó, nhờ theo dõi được nhiều nguồn thông tin khác nhau, doanh nghiệp có thể tiếp cận cũng như duy trì quan hệ với khách hàng tiềm năng tốt hơn với chức năng chat, email, … và tăng khả năng bán hàng. Đây cũng là nguồn dữ liệu đầu vào quý giá cho hệ thống CRM của doanh nghiệp.

Các tính năng chính

• Thông báo theo thời gian thực: nếu yếu tố quan trọng đầu tiên trong bán hàng là thời gian phản hồi thì đây là một công cụ cực kỳ hữu ích. Nhân viên quản lý sẽ luôn được thông báo khi có khách hàng quan tâm và phản hồi về sản phẩm của doanh nghiệp. Một số phần mềm còn cho phép tạo thông báo tự động để giảm thời gian phản hồi khách hàng.
• Quản lý khách hàng mục tiêu: hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng mục tiêu thông qua các chiến dịch quảng cáo, báo chí, … từ đó điều chỉnh và tối ưu các chiến dịch cũng như tiếp cận và bán hàng trực tiếp cho khách hàng.
• Quản lý chiến dịch: hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức, theo dõi, quản lý quy trình marketing một cách hiệu quả.
• Các tính năng tự động: hỗ trợ tự động hóa các quy trình marketing trên mạng xã hội, email, … sau đó đo lường và tối ưu hiệu quả của các kênh này.
• Phân tích và quản trị dữ liệu.

Các phần mềm quản lý Marketing phổ biến hiện nay: Hubspot Marketing, Ravetree, 10.000ft plans, Moz, …

2. Phần mềm hỗ trợ khách hàng (Helpdesk)

Định nghĩa và công dụng

Doanh nghiệp càng phát triển thì số lượng khách hàng cần tiếp cận, chăm sóc và hỗ trợ mỗi ngày lại càng tăng, điều này gây áp lực rất lớn lên bộ phận hỗ trợ khách hàng cũng như lãng phí nguồn lực doanh nghiệp nếu quy trình còn quá thủ công. Phần mềm hỗ trợ khách hàng hay còn được gọi là Helpdesk Software giúp doanh nghiệp quản lý và tự động hóa hiệu quả luồng công việc qua nhiều kênh tiếp cận khác nhau như chat, email, các form thông tin trên website, điện thoại và kênh mạng xã hội. Ngoài chức năng nhận và gửi các thông tin giữa doanh nghiệp và khách hàng, phần mềm này còn là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin nhằm đo lường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Các phần mềm hỗ trợ khách hàng phổ biến hiện nay: Zendesk, Freshdesk, Zoho desk, BizApps, …

3. Phần mềm quản lý biên chế (Payroll)

Định nghĩa và công dụng

Phần mềm quản lý biên chế thường là một phần của hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, tuy nhiên doanh nghiệp nhỏ cũng có thể tìm đến các phần mềm nhỏ gọn và yêu cầu ít chi phí hơn để tự động hóa quy trình lương thưởng, một vấn đề thường không tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp nhưng lại khá mất thời gian, đau đầu và dễ sai sót.

Các tính năng chính

• Quản lý quy chế lương thưởng của doanh nghiệp
• Quản lý nghỉ phép
• Quản lý chi phí khác
• Quản lý quyền lợi, trợ cấp
• Quản lý thuế thu nhập và giảm trừ
• Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên
• Các báo cáo, mẫu biểu
• Quản lý hồ sơ và lịch sử làm việc của nhân viên

4. Hệ thống quản trị đào tạo (Learning Management System)

Định nghĩa và công dụng

Là một hệ thống trực tuyến giúp người quản trị quản lý, theo dõi, báo cáo và phân bổ các khóa học cũng như hỗ trợ tương tác giữa người đào tạo và người được đào tạo. Người quản trị có thể tạo các khóa học online cho nhiều đối tượng khác nhau, tùy vào mục tiêu, chiến lược và mong muốn của doanh nghiệp. Có thể kể đến như tạo các chương trình đào tạo cho đội ngũ bán hàng từ xa, các chuỗi nhượng quyền hoặc đào tạo khách hàng. Một số lợi ích dễ thấy nhất của hệ thống này là việc giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đào tạo tập trung; thúc đẩy khả năng học hỏi; theo dõi và đánh giá hiệu quả học tập từ đó có chế độ lương thưởng phù hợp để giữ và nâng cao năng lực nhân viên.

Các hệ thống quản trị đào tạo phổ biến hiện nay: TalentLMS, SAP Litmos, Doceco, …

5. Phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HR Management Software)

Định nghĩa và công dụng

Không thể định nghĩa rõ tất cả những đặc điểm cũng như lợi ích mà một hệ thống phần mềm quản trị nguồn nhân lực mang lại, tuy nhiên có thể hiểu rằng hệ thống này kết hợp tất cả các quy trình quản lý có liên quan đến nhân sự để mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Mục tiêu chính của hệ thống này là nhằm tập trung các nguồn lực về con người cũng như quy trình quản lý vào một nơi duy nhất, từ đó nhà quản trị có thể giao việc, theo dõi và đưa ra các quyết định về thưởng, phạt cho các thành viên trong công ty.

Các tính năng chính

• Đánh giá hiệu quả công việc: cho phép người quản lý theo dõi công việc, đo lường tiến độ và đặt mục tiêu cho các thành viên trong công ty.
• Theo dõi thời gian biểu của nhân viên: giúp người quản lý đặt lịch và ca làm việc cũng như theo dõi công việc hiện tại của các thành viên trong công ty. Từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và hợp tác giữa các phòng ban, hạn chế các thay đổi bất thường.
• Quản lý thời gian và chấm công
• Theo dõi quy trình tuyển dụng và ứng viên: hỗ trợ người quản lý lưu trữ và đánh giá hồ sơ ứng viên.
• Quản lý đào tạo nội bộ: bao gồm các chức năng tương tự như phần mềm quản lý đào tạo nội bộ (B-IV)
• Quản lý biên chế, lương, thưởng: bao gồm các chức năng tương tự như phần mềm quản lý biên chế (B-III)
• Báo cáo phân tích và quản trị.

(Còn tiếp)

NTT.Hà - https://www.ketoan1a.com/

>>>Xem thêm: Phần mềm kê khai thuế, các phần mềm kế toán