Phần mềm Kế toán 1A – Công cụ quản lý công nợ khách hàng hiệu quả

Ngày 07/08/2020

Hiện nay, bất kỳ một doanh nghiệp nào khi hoạt động kinh doanh, buôn bán cũng đều gặp phải tình huống những lúc khách hàng nợ tiền hàng của mình, có thể đó là những công nợ đơn giản hoặc cũng có thể là công nợ phức tạp,… Vậy làm thế nào để việc quản lý công nợ khách hàng một cách khoa học và hiệu quả. Cùng tìm hiểu kinh nghiệm quản lý công nợ khách hàng từ Kế toán 1A nhé!

Định nghĩa công nợ phải thu, công nợ phải trả

Công nợ phải thu: công nợ phải thu phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho một khách hàng bất kỳ. Khi đó, khách hàng có nghĩa vụ phải thanh toán giá trị hàng hóa, dịch vụ.

Công nợ phải trả: công nợ phải trả phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ của một công ty hay/ một cá nhân. Khi đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán giá trị tiền hàng cho nhà cung cấp là công ty hoặc cá nhân.

Ngoài hai khoản công nợ được nêu ở trên thì kế toán công nợ cần phải theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường… và các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, trả lương và trợ cấp cho nhân viên, khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước,…

Một số lưu ý về quản lý công nợ dành cho kế toán

Đối với công nợ phải thu

• Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng khách hàng và lập chứng từ theo dõi theo từng lần phát sinh.
• Theo dõi cụ thể hạn thanh toán (nếu có) để gửi giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng đúng hạn.
• Tập hợp và lưu trữ các giấy tờ, chứng từ liên quan đến công nợ. Cuối mỗi tháng, kế toán cần lập biên bản đối chiếu công nợ và có sự xác nhận giữa hai bên.
• Đối với các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi, kế toán công nợ cần báo cáo lên cấp trên để có phương án xử lý kịp thời, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp.

Đối với công nợ phải trả

• Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp và nhóm đối tượng.
• Theo dõi chặt chẽ và thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp để đảm bảo uy tín của doanh nghiệp và đúng luật đối với các khoản phải nộp cho nhà nước.
• Với các khoản nợ chưa có hóa đơn, kế toán công nợ có thể theo dõi chứng từ bên ngoài. Khi có hóa đơn, thực hiện cập nhật vào sổ sách.

Phần mềm Kế toán 1A – Một công cụ quản lý công nợ khách hàng hiệu quả bạn nên dùng

Trên thị trường hiện nay, tất cả phần mềm kế toán đều đáp ứng và quản lý tốt công nợ khách hàng. Sử dụng phần mềm kế toán 1A thì việc quản lý công nợ khách hàng không còn quá khó khăn cho kế toán, cùng với những tính năng nổi bật sẽ giúp kế toán theo dõi và quản lý công nợ chặt chẽ và chính xác hơn.

Quản lý hợp đồng – Theo dõi chi tiết phát sinh công nợ phải thu, công nợ phải trả

Tính năng quản lý hợp đồng (mua/ bán/vay) sẽ giúp kế toán quản lý chặt chẽ các chứng từ mua hàng / bán / vay khế ước với chứng từ thanh toán theo số hợp đồng nhất định. Với kế toán công nợ thì đây là bước kiểm tra đơn giản và nhanh chóng, chỉ cần xác định giá trị hợp đồng với các chứng từ thanh toán để thực hiện thu hồi nợ hoặc thanh toán cho khách hàng.

Quản lý hợp đồng mua – Theo dõi công nợ phải trả, chi tiết như sau:

• Kế toán tiến hành tập hợp và phân loại các chứng từ sử dụng: hợp đồng mua, hóa đơn VAT mua hàng, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, phiếu nhập kho,… Chứng từ ứng trước tiền hàng: phiếu thu (do bên bán lập). Chứng từ thanh toán mua hàng: phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi.
• Theo dõi và khai báo thông tin hợp đồng mua: số hợp đồng, nội dung hợp đồng, chọn đối tượng nhà cung cấp, giá trị hợp đồng, ĐVTT, ngày hiệu lực và ngày kết thúc hợp đồng.

• Hạch toán chứng từ vào phần mềm kế toán 1A, sử dụng các loại phiếu: Hóa đơn mua hàng. Trên phiếu này, chọn hợp đồng liên quan. Thông thường, thông tin hợp đồng hiển thị khi kế toán chọn đến đối tượng nhà cung cấp (đã khai trong hợp đồng).

• Khi thanh toán với nhà cung cấp, sử dụng loại Phiếu chi, chọn thông tin hợp đồng tương ứng.

• Màn hình quản lý thông tin hợp đồng, kế toán có thể xem Chi tiết phát sinh theo hợp đồng.

Tương tự, quản lý hợp đồng bán- theo dõi công nợ phải thu: Kế toán sẽ lập chứng từ Hóa đơn bán hàng và Phiếu thu.

Như vậy, việc sử dụng phần mềm kế toán 1A vào công tác quản lý kế toán sẽ giúp kế toán viên trở nên chuyên nghiệp hơn và vững tin hơn với chính lựa chọn của mình.

HNTT.Thúy