So sánh các phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay được dùng phổ biến ở Việt Nam

Ví dụ: Danh mục hàng hóa, dịch vụ sẽ có các thông tin bắt buộc là Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, %VAT, Quy cách, Chủng loại thì còn có thiết lập Nhóm hàng để hỗ trợ hạch toán phiếu (phần mềm sẽ dựa vào Nhóm hàng để định khoản tự động TK kho, TK doanh thu/chi phí, TK gửi bán, TK hàng bán bị trả về trên hóa đơn).

Ví dụ cụ thể nghiệp vụ thanh toán hóa đơn chi phí. Nghiệp vụ này được hạch toán trong phiếu chi. Nếu đây là hóa đơn của NCC mới, kế toán có thể khai báo thông tin NCC trực tiếp tại phiếu chi này mà không phải quay lại phần Danh mục. Sau đó kế toán chỉ cần khai báo thông tin hóa đơn chi phí (Số, Ký hiệu, Ngày hóa đơn, Số tiền, %VAT) là phần mềm Kế toán 1A sẽ tự động hạch toán và kê khai thuế cho hóa đơn này.

Hãy cùng xem lại ví dụ về phiếu chi trên. Nếu chi phí này là chi phí trả trước (cần phân bổ cho nhiều kỳ), kế toán có thể nhập các thông tin như phân bổ trong bao nhiêu tháng, từ tháng nào, cho bộ phận nào,… ngay trên phiếu chi. Sau khi ghi sổ chứng từ, các chi phí trả trước này sẽ được tự động đưa vào phân bổ trong kỳ mà không phải làm bất cứ thao tác nào khác.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET xuất hiện từ khá sớm (1996) và bắt đầu từ một dự án phần mềm phi chính phủ. Trải qua hơn 20 năm phát triển, MISA SME.NET đã có hơn 10 phiên bản, được ứng dụng giảng dạy tại nhiều trung tâm kế toán cũng như một số trường cao đẳng dạy nghề.

MISA SME.NET có ưu điểm là sự đa dạng về tính năng và có liên kết với các phần mềm thuế, ngân hàng, … Ngoài ra quy trình Phần mềm kế toán MISA SME.NET được phân cấp rõ ràng giữa các chức vụ, bộ phận, phòng ban trong công ty. Điều này giúp cho các doanh nghiệp lớn phân chia và quản lý công việc được tốt hơn.

Các chức năng kế toán của phần mềm kế toán MISA

Phần mềm MISA SME.NET 2020 được chia làm 18 phân hệ, trong đó có 15 phân hệ cơ bản phục vụ cho nhu cầu hàng ngày của kế toán bao gồm: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Hóa đơn, Kho, CCDC, TSCĐ, Thuế, Giá thành, Tổng hợp.

Trong từng phân hệ, quy trình và nghiệp vụ kế toán được mô phỏng và thể hiện dưới dạng icon để kế toán có thể lựa chọn chính xác.

Danh mục

Tương tự phần mềm kế toán 1A, danh mục của MISA SME.NET 2020 được thiết kế để theo dõi các thông tin cần thiết và các thông tin mặc định để hỗ trợ hạch toán trên chứng từ.

Hãy cùng xem danh mục vật tư hàng hóa, danh mục chứa nhiều thông tin nhất, của Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020.

Trên danh mục này, ngoại trừ các thông tin cơ bản như mã, tên hàng hóa, ĐVT, %VAT, kế toán còn có thể theo dõi một số thông tin như: Thông tin ngầm định (TK kho, TK doanh thu - chi phí, Kho xuất, Đơn giá mua cố định, …), Thông tin chiết khấu (quy định mức chiết khấu mặc định), Chuyển đổi đơn vị tính, Định mức NVL (nếu là thành phẩm) và một số thông tin mô tả sản phẩm khác.

Chứng từ

Chứng từ trên MISA SME.NET 2020 được chia làm nhiều loại phiếu và nhiều nghiệp vụ khác nhau. Ví dụ nghiệp vụ chi tiền mặt được phân thành Phiếu chi (dùng cho nghiệp vụ Tạm ứng cho nhân viên, Gửi tiền vào ngân hàng và chi Khác), Phiếu trả tiền nhà cung cấp, Phiếu Nộp thuế, Phiếu Nộp bảo hiểm và Phiếu Trả lương. Mỗi phiếu được đưa vào từng phân hệ khác nhau để kế toán dễ tìm kiếm.

Ngoài ra, các chứng từ trên Misa còn đi kèm một số tính năng như kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, kiểm tra sổ phụ, …

Để dễ so sánh, chúng ta cùng xem nghiệp vụ thanh toán hóa đơn chi phí (Lý do chi: Chi khác) trên Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi của phần mềm kế toán Misa. Loại bỏ sự tham gia của Thủ quỹ vào hệ thống, phiếu này cho phép thêm mới NCC, Nhân viên ngay trên giao diện phiếu.

Sau khi nhập các thông tin cần thiết như bút toán chi phí, bút toán thuế, số tiền, thông tin hóa đơn… kế toán bấm Cất để ghi nhận.

Quy trình

Quy trình làm việc trên phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của cả doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp nhỏ.

Đối với doanh nghiệp lớn, các bước thường được phân nhỏ ra để áp dụng cho bộ máy có nhiều nhân viên chuyên trách (để phân quyền và kiểm duyệt) cũng như thủ tục làm việc chặt chẽ. Ví dụ khi mua hàng, Doanh nghiệp có thể khai báo Hợp đồng mua, trong hợp đồng sẽ chia làm một hoặc nhiều Đơn đặt hàng (Đơn hàng mua), khi hàng về sẽ có phiếu nhập kho có hóa đơn hoặc không có hóa đơn đi kèm. Nghĩa là có 4 -5 bước để hoàn thành một đơn mua hàng, chưa kể đến vai trò của Thủ kho.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình này sẽ được tối giản lại chỉ còn Đơn hàng mua hoặc Hóa đơn mua hàng.

Tuy nhiên, để tối ưu quy trình trên một hệ thống dành cho mọi quy mô doanh nghiệp là rất khó, chính vì vậy một số quy trình không tránh khỏi việc thừa thông tin và gây rắc rối, mất thời gian cho kế toán doanh nghiệp nhỏ.

Trở lại với ví dụ trên, nếu chi phí này là chi phí trả trước, kế toán cần thực hiện thêm các bước: 1. Khai báo CPTT trên danh mục > 2. Khai báo các thông tin phân bổ chi phí như số kỳ, tài khoản chi phí, bộ phận nhận chi phí,… > 3. Tập hợp các phiếu chi/ủy nhiệm chi đã lập trước đó (Không bắt buộc, nhưng nếu không sẽ khó quản lý các hóa đơn chi phí) > 4. Lập chứng từ phân bổ CPTT cuối kỳ.

Báo cáo thuế và Báo cáo quản trị

Báo cáo thuế

Hệ thống tờ khai thuế tự động tổng hợp chứng từ để lập tờ khai và hỗ trợ kê khai trực tiếp thông qua dịch vụ mtax. Cuối kỳ, kế toán thực hiện lập bút toán khấu trừ thuế.

Ngoài các tờ khai thuế thông thường, phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 còn hỗ trợ thêm hai loại tờ khai là Thuế Thu nhập đặc biệt và Thuế Tài nguyên

Báo cáo quản trị

Hỗ trợ xem, in và xuất dữ liệu excel các báo cáo tài chính, báo cáo đi kèm thông tư, báo cáo quản trị đặc thù khác.

Phần mềm kế toán Misa còn có thêm công cụ Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách cuối kỳ để tránh một số sai sót thường gặp như âm kho, âm quỹ...

Ưu và khuyết điểm

Ưu điểm

• Chi tiết và trực quan, công việc kế toán được chia nhỏ thành từng phân hệ khiến kế toán … nhìn là biết.
• Hỗ trợ hạch toán chứng từ tự động theo nghiệp vụ mặc định sẵn.
• Hỗ trợ kê khai thuế tài nguyên và thuế TNĐB.

Khuyết điểm

• Quy trình hạch toán chứng từ khá phức tạp.
• Do được chia làm nhiều loại phiếu, với cùng một mục đích, ví dụ chi tiền, thì kế toán cần làm quen với nhiều giao diện phiếu cũng như cách thao tác khác nhau.

Các chức năng quản trị của phần mềm kế toán MISA

Quản lý hợp đồng

Chức năng này có mặt trong phiên bản Enterprise của MISA SME.NET 2020, bao gồm Hợp đồng Mua và Hợp đồng Bán. Hai loại hợp đồng này đều được dùng để theo dõi thông tin hợp đồng, theo dõi nghiệp vụ phát sinh, lãi/lỗ, doanh thu. Ngoài ra còn cho phép quy định mặt hàng, giá, số lượng đã ký trên hợp đồng để đưa vào hóa đơn mua/bán hàng hóa. Hợp đồng bán hàng còn có thể được sử dụng để tính giá thành theo Hợp đồng / Dự án.

Quản lý người dùng và phân quyền

Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020 cho phép phân quyền cho người sử dụng theo quy trình:

• Khai báo những vai trò có trong công ty
• Phân quyền cho từng vai trò, các quyền này bao gồm quyền chi nhánh sử dụng, quyền xem, thêm, sửa, xóa, xuất excel,...
• Gán vai trò cho người sử dụng (ví dụ: Kế toán trưởng)

Quản lý lịch sử nhập xuất chứng từ

Chức năng Nhật ký sử dụng cho phép người quản lý truy xuất lịch sử điều chỉnh phiếu theo ngày và xuất dữ liệu này ra excel (xml) để kiểm tra.

Quản lý ngân sách

Chức năng này có mặt trong phiên bản Enterprise của MISA SME.NET 2020. Hỗ trợ kế toán lập dự toán ngân sách cho chi tiêu hàng tháng, so sánh thực chi và dự toán cũng như cảnh báo chi vượt dự toán. Chức năng này thực sự chỉ được sử dụng trong những doanh nghiệp lớn và có yêu cầu quản trị cao. Ngoài ra, để áp dụng thành công chức năng này yêu cầu phải có tầm nhìn chiến lược của ban lãnh đạo cũng như sự phối hợp ăn ý giữa nhiều bộ phận trong Doanh nghiệp. Nếu thực sự không có nhu cầu, Doanh nghiệp nên bỏ qua chức năng này trong triển khai phần mềm vì có thể sẽ gây rắc rối và phức tạp trong quy trình nhập liệu kế toán.

Quản lý theo dự án, công trình

MISA SME.NET 2020 cho phép khai báo mã dự án, công trình để quản lý nhập xuất tồn NVL và kết quả kinh doanh trong thời gian thực hiện và nghiệm thu dự án, công trình.

Các chức năng bổ sung của phần mềm kế toán MISA

Quản lý lương

Chức năng này có mặt trong phiên bản Professional và Enterprise của MISA SME.NET 2020. Một số tính năng trong quản lý Lương bao gồm: Bảng chấm công, Bảng tính lương, Hạch toán chi phí lương cuối kỳ, Trả lương cho nhân viên qua kết nối với ngân hàng, Xem lịch sử trả lương. Các thông tin về lương thỏa thuận, lương hợp đồng, NPT được khai báo trên danh mục Nhân viên. Các thông tin hỗ trợ (Tỷ lệ bảo hiểm, biểu thuế TNCN,…) được khai báo sẵn, người dùng có thể thay đổi.

Quản lý chính sách giá

Cho phép tạo bảng giá theo Khách hàng, Nhóm khách hàng, Hợp đồng và cập nhật tự động vào Hóa đơn bán hàng. Ngoài ra, kế toán có thể thiết lập chiết khấu theo số lượng (trên danh mục hàng hóa) hoặc theo giá (trên Chính sách giá).

Ưu và khuyết điểm

Ưu điểm

• Bảng lương đầy đủ, hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Quản lý chính sách giá giúp tiết kiệm thời gian so giá, hạn chế sai giá cho kế toán bán hàng
• Có nhiều tính năng thêm hỗ trợ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ các chính sách chiết khấu theo hàng hóa.

Khuyết điểm

• Cho phép vay vốn ngay trên phần mềm, tuy nhiên chưa quản lý được các khoản vay này (hợp đồng vay, lịch sử trả lãi/vốn…)
• Chưa theo dõi chi tiết hợp đồng lao động.
• Quy trình quản trị khá phức tạp và yêu cầu khai báo nhiều thông tin.

3. Phần mềm kế toán Fast Accounting 11 - Quản trị nâng cao

Tương tự như MISA SME, phần mềm kế toán Fast Accounting cũng xuất hiện từ khá sớm và được ứng dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Điểm mạnh của Fast là các yếu tố quản trị nâng cao, đặc biệt trong quản lý và tính giá thành dự án, công trình. Tuy nhiên chính các yếu tố này cũng dẫn đến sự phức tạp trong một số nghiệp vụ kế toán mà chỉ những doanh nghiệp lớn cần sử dụng.

Chức năng kế toán của phần mềm kế toán Fast Accounting 11

Phần mềm Fast Accounting 11 được chia làm 13 phân hệ, trong đó có 10 phân hệ cơ bản phục vụ cho nhu cầu hàng ngày của kế toán bao gồm: Quỹ (tiền mặt, tiền gửi, tiền vay), Mua hàng và công nợ phải thu, Bán hàng và công nợ phải trả, Hàng tồn Kho, CCDC, TSCĐ, Thuế, Giá thành cho SX, Dự án và công trình xây lắp, Tổng hợp.

Danh mục

Tương tự như hai phần mềm trên, danh mục của Fast Accounting 11 được dùng để khai báo và theo dõi các thông tin cần thiết và thông tin mặc định hạch toán trên phiếu. Ngoài ra Fast Accounting 11 còn bổ sung một số mã truy suất để khai thác các báo cáo quản trị.

Hãy xem danh mục Vật tư hàng hóa của Fast Accounting 11.

Ngoài các thông tin cơ bản như Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT thì kế toán có thể khai báo thêm các các thông tin như: Thông tin ngầm định (TK kho, TK doanh thu - chi phí, chiết khấu, hàng bán bị trả lại, …), Thông tin quản lý kho (PP tình giá tồn kho, Lượng tồn tối thiểu/tối đa, Theo dõi tồn kho), Thông tin quản trị (Nhóm vật tư 1,2,3)

Chứng từ

Các chứng từ của Fast Accounting 11 cũng được chia làm nhiều loại phiếu và nghiệp vụ (mã giao dịch) khác nhau.

Ví dụ cùng một mục đích chi tiền thì sẽ có Phiếu chi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay (trên phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiến vay) và Phiếu chi thanh toán tiền mua hàng (trên phân hệ Mua hàng).

Ở một số phiếu, chi tiết các dòng hạch toán được mặc định theo mã giao dịch được chọn nhằm hạn chế số lượng thông tin kế toán cần khai báo. Tuy nhiên, kế toán vẫn cần định khoản thủ công cho tất cả các nghiệp vụ.

Một số tính năng kiểm tra căn bản trên phiếu bao gồm: kiểm tra định dạng MST, kiểm tra trùng số HĐ, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn…

Hãy xem nghiệp vụ nghiệp vụ thanh toán hóa đơn chi phí (Mã gd: 8 – Thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền) trên Phiếu chi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay.

Đầu tiên, kế toán cần nhập các thông tin chung (Mã GD, Khách hàng, Diễn giải, TK Nợ…), sau đó là các thông tin chứng từ (Số chứng từ, Ngày, quyển, trạng thái…), chi tiết hạch toán (TK Có, Mã khách, PS có…) rồi mới tiếp tục khai báo thông tin hóa đơn và ghi sổ chứng từ.

Quy trình

Chỉ xem cơ bản quy trình lập phiếu nêu trên, chắc các bạn cũng phần nào hình dung được các quy trình lớn hơn trên Fast Accounting 11. Tương tự như MISA SME.NET, có vẻ định vị của Fast Accounting nghiêng về các Doanh nghiệp lớn với quy trình quản trị phức tạp nhiều hơn.

Không nói đến quy trình phức tạp nhất là Tính giá thành (sẽ đề cập trong một bài khác), chúng ta hãy xem quy trình khai báo chi phí trả trước (hay bút toán phân bổ định kỳ) của Fast Accounting 11.

Sau khi nhập Phiếu chi hóa đơn chi phí như trên, kế toán cần Tìm các phiếu chi phí trong kỳ > Khai báo bút toán phân bổ định kỳ > Lập chứng từ phân bổ ở cuối mỗi kỳ. Hạn chế của quy trình này là không thể cùng lúc phân bổ chi phí cho nhiều chứng từ mà phải tạo bút toán phân bổ cho mỗi một chứng từ.

Báo cáo thuế và Báo cáo quản trị

Báo cáo thuế

Fast Accounting 11 hỗ trợ hai tờ khai thuế là GTGT và TNDN. Bút toán kết chuyển thuế GTGT được mặc định và thực hiện chung với các bút toán kết chuyển cuối kỳ. Fast Accounting 11 cũng hỗ trợ kế toán xuất trực tiếp các báo cáo thuế ra HTKK.

Báo cáo quản trị

Ngoài sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung, phần mềm kế toán Fast Accounting 11 cũng hỗ trợ các sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ. Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đi kèm cũng khá đầy đủ, nhất là các báo cáo thuộc phân hệ giá thành rất chi tiết.

Ưu và khuyết điểm

Ưu điểm

• Hỗ trợ khai báo nhiều yếu tố quản trị trong chứng từ, danh mục và quy trình kế toán.
• Hỗ trợ 2 loại sổ sách báo cáo: Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ

Khuyết điểm

• Giao diện phiếu và khai báo thông tin rối do có quá nhiều thông tin quản trị, nhất là các màn hình phiếu và màn hình danh mục.
• Quy trình hạch toán chứng từ khá phức tạp.
• Do được chia làm nhiều loại phiếu, nhiều loại giao dịch nên kế toán cần làm quen với nhiều giao diện phiếu, ý nghĩa từng loại giao dịch cũng như cách thao tác khác nhau.
• Không hỗ trợ hạch toán tự động, kế toán cần nhớ và hạch toán theo từng nghiệp vụ.
• Giao diện có nhiều chữ viết tắt hoặc không dấu, khiến người sử dụng mất nhiều thời gian để tra cứu.

Các chức năng quản trị của phần mềm kế toán Fast Accounting 11

Quản lý hợp đồng

Fast Accounting 11 hỗ trợ ba loại hợp đồng là Hợp đồng bán (Đơn hàng bán), Hợp đồng mua (Đơn hàng mua) và Hợp đồng vay (Khế ước vay).

Sử dụng Hợp đồng bán và Hợp đồng mua giúp kế toán theo dõi quá trình thực hiện Hợp đồng, khai báo sẵn các mặt hàng, giá bán từng mặt hàng trong từng hợp đồng, từ đó giảm thời gian tra cứu và nhập liệu trên Hóa đơn bán hàng (Tuy nhiên, trong trường hợp bán/mua nhiều lần, quá trình tạo Hóa đơn tốn khá nhiều bước do không cho phép chọn từng mặt hàng khai báo trong đơn hàng. Kế toán phải chọn tất cả mã hàng và xóa bớt dòng hàng nếu không thừa).

Hợp đồng vay hay Khế ước vay vốn hỗ trợ kế toán lưu trữ các thông tin trên hợp đồng và theo dõi các chứng từ phát sinh trên khế ước và chi tiết các bút toán phát sinh.

Quản lý người dùng và phân quyền

Fast Accounting 11 cho phép phân quyền theo nhóm người sử dụng với các quyền thêm mới, sửa, xóa, xem và in trên các danh mục cũng như chứng từ. Quy trình phân quyền của Fast Accounting 11 như sau:

• Tạo nhóm người sử dụng (admin và nhóm khác)
• Phân quyền cho nhóm người sử dụng
• Khi có người dùng mới thì tạo user và gán nhóm người sử dụng.

Quản lý lịch sử nhập xuất chứng từ

Thiếu phần kiểm soát các thông tin bị chỉnh sửa trên phiếu, Fast Accounting 11 vẫn cho phép người quản lý kiểm tra được những chứng từ bị xóa và người đã điều chỉnh dữ liệu trên chứng từ.

Các yếu tố quản lý đặc thù của từng doanh nghiệp

Có thể nói quản trị là một điểm mạnh của Fast Accounting 11. Ngoài các yếu tố quản trị mặc định như Hợp đồng, Dự án, Mã chi phí,… Fast Accounting 11 còn hỗ trợ thêm 3 trường tự do để kế toán hoặc người quản trị tự định nghĩa và tổng hợp báo cáo theo yêu cầu của Doanh nghiệp.

Quản lý theo dự án, công trình

Ngoài việc tính giá thành, Fast Accounting 11 cho phép khai báo mã dự án để quản lý dự toán, nhập xuất tồn NVL, công nợ cũng như kết quả kinh doanh trong thời gian thực hiện và nghiệm thu Dự án.

Không những vậy, các Dự án này còn có thể tính giá xuất kho như một kho riêng biệt. Hệ thống báo cáo quản trị liên quan đến dự án và công trình của Fast Accounting 11 cũng rất phong phú và chi tiết.

Các chức năng bổ sung trên phần mềm kế toán Fast

Quản lý thuế TNCN

Không hỗ trợ các bảng tính lương như các phần mềm kế toán trên, Fast Accounting 11 xây dựng một quy trình Quản lý thuế TNCN riêng. Quy trình bắt đầu từ việc Khai báo thông tin nhân viên, Cập nhật phát sinh theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần, Cập nhật điều chỉnh thuế khấu trừ, Tính thuế TNCN và Quyết<