8 sai lầm thường gặp của chủ doanh nghiệp (DN) khi tự làm kế toán cho DN mình
Ngày 29/05/2020
Là chủ doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ, chắc hẳn bạn luôn muốn tiết kiệm chi phí tối đa và để dành khoản tiết kiệm đó đầu tư vào việc phát triển kinh doanh. Vì thế, có thể bạn sẽ tự làm kế toán cho doanh nghiệp mình với mong muốn giảm thiểu chi phí. Tuy nhiên, trong lúc bù đầu với việc hoàn thành các loại hồ sơ thủ tục, các phương thức phát triển doanh nghiệp, … bạn có thể sẽ mắc phải một số sai lầm về kế toán, đặc biệt là các sai lầm về kế toán thuế và có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Hãy cùng phần mềm Kế toán 1A tìm hiểu các sai lầm đó để giảm thiếu đối đa thiệt hại có thể phát sinh nhé.
1. Chậm trễ trong ghi chép và đối chiếu sổ sách kế toán
Chủ doanh nghiệp nhỏ luôn luôn thiếu thời gian, đặc biệt khi hàng ngày bạn luôn có hàng tá việc cần giải quyết ngay. Bỗng nhiên vào một ngày đẹp trời, bạn chợt nhận ra là hàng tháng trời đã trôi qua mà bạn không thực hiện chút nào việc ghi chép sổ sách kế toán hoặc đối chiếu số liệu kinh doanh, kiểm tra các báo cáo, sổ phụ ngân hàng, tài khoản thuế hay các tài khoản tài chính khác. Điều này đồng nghĩa với việc báo cáo tài chính và các báo cáo khác của bạn không hề cập nhật. Hơn nữa, khi thiếu thông tin đầy đủ và kịp thời thì rất khó để ra các quyết định kinh doanh hợp lý. Chẳng hạn, bạn có thể quyết định chi tiền khi không biết số dư quỹ bao nhiêu, dẫn đến việc số dư bị âm hoặc giảm lợi nhuận do chi phí vượt mức cho phép. Việc không cập nhập số liệu tài chính cũng có thể dẫn đến trục trặc với nhà cung cấp do có những hoá đơn bị lờ đi, khiến bạn gặp khó khăn khi muốn nhập thêm nguyên vật liệu, hoặc bạn quên chi trả cho nhà cung cấp.
2. Không coi các báo cáo là công cụ
Kế toán không chỉ là công cụ cho việc nhập dữ liệu tài chính để hoàn thành nghĩa vụ thuế, hoặc để cho bạn biết bạn có bao nhiêu tiền trong tài khoản ngân hàng. Hơn thế, kế toán là một cơ chế vô cùng hữu ích trong việc cung cấp câu trả lời cho câu hỏi về việc chiến lược của người chủ doanh nghiệp có tốt và hiệu quả hay không. Vì thế, sẽ là sai lầm lớn nếu bạn không sử dụng hết những báo cáo kinh doanh có thể có được từ các số liệu tài chính, bao gồm báo cáo công nợ quá hạn, báo cáo các khoản phải trả quá hạn, và báo cáo về lợi nhuận của doanh nghiệp. Các báo cáo này có thể chỉ ra vấn đề đang nằm ở đâu, bao gồm việc xác định những khách hàng nào đang chậm thanh toán, từ đó quản trị được dòng tiền. Nếu thiếu những báo cáo quá hạn này, chủ doanh nghiệp sẽ không biết khách hàng nào đang thanh toán trễ, và có thể bỏ lỡ những khách hàng đang không hài lòng về chất lượng sản phẩm / dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
3. Lẫn lộn tài chính doanh nghiệp cá nhân
Một trong những lỗi phổ biến mà các chủ doanh nghiệp thường mắc phải là lẫn lộn tài chính của công ty với tài chính cá nhân. Nếu không theo dõi tách biệt, bạn rất có thể sẽ dùng tiền cá nhân để chi tiêu các khoản chi phí cho công ty, dẫn đến không được khấu trừ thuế các khoản chi phí này. Hoặc bạn dùng một lượng tiền của công ty để chi tiêu cho các nhu cầu cá nhân, như vậy sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh vì không còn tiền để tái đầu tư phát triển doanh nghiệp.
Lời khuyên cho bạn là bước đầu khi khởi nghiệp cần mở ngay 1 tài khoản ngân hàng. Tất cả các khoản thu và chi của công ty đều phải thông qua tài khoản ngân hàng này. Tuy nhiên, có lẽ bạn vẫn phải chi tiền túi cho nhiều khoản chi phí, vì thế việc ghi chép những khoản này là cần thiết. Theo quy định thì đối với chi phí đi lại và ăn uống trên hai trăm ngàn trở lên, bạn không chỉ cần biên lai và chứng từ cho chi phí đó mà còn phải giải trình về các khoản này. Mặc dù cơ quan thuế không yêu cầu hóa đơn đối với các chi phí dưới hai trăm ngàn, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn vẫn giữ chúng như một cách để lưu lại thông tin về nơi bạn đã đến hoặc người bạn đi cùng.
4. Không lưu trữ hóa đơn, chứng từ
Bất kể các hoá đơn là dạng điện tử hay hoá đơn giấy, chúng đều cần được lưu lại. Các hoá đơn chứng từ là rất cần thiết cho việc khắc phục bất kỳ sự thiếu sót hay nhầm lẫn nào trong ghi chép sổ sách kế toán, và chúng cũng vô cùng có ích cho việc tính chi phí được loại trừ và giảm thuế khi đến thời gian quyết toán.
Quan trọng hơn nữa, khi cơ quan thuế kiểm tra, hoá đơn chứng từ sẽ là bằng chứng cho các con số trên báo cáo tài chính. Nếu thiếu hoá đơn chứng từ, cơ quan thuế có thể không công nhận việc khấu trừ chi phí, dẫn đến số thuế phải nộp cao hơn, thậm chí có thể dẫn đến phạt.
5. Không sử dụng phần mềm kế toán
Với việc sử dụng phần mềm kế toán, như phần mềm Kế toán 1A, bạn chỉ cần nhập chứng từ, phần mềm sẽ tự động thực hiện tất cả tính toán như tính giá vốn, tính giá trị khấu hao TSCĐ, tính tỷ giá khi ghi sổ, tính chênh lệch tỷ giá, … mà không cần chờ bạn bấm nút. Quy trình nhập dữ liệu trên phần mềm kế toán đơn giản và nhanh chóng hơn khi ghi chép thủ công, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc. Điều này sẽ giúp bạn lên sổ sách, làm báo cáo nhanh chóng, cho phép bạn dành thời gian quý giá của mình vào những việc bạn cần làm, như hoạt động kinh doanh thực sự của bạn chẳng hạn.
6. Tính toán sai
Trong lúc vội vàng ghi nhận sổ sách sau một ngày dài, lỗi tính toán có thể dễ dàng xảy ra, ngay cả khi bạn dùng các giải pháp tính toán tự động. Việc tính toán sai cũng có thể là kết quả của việc ghi nhận thông tin vào nhầm tài khoản, hoặc đơn giản là gõ nhầm. Khi lỗi này kết hợp với lỗi số 1 ở trên, thảm hoạ tài chính có thể không xa, vì những lỗi tính toán sai này có thể bị lờ đi hàng nhiều tháng trời nếu chúng không được thường xuyên kiểm tra. Vì thế, việc sử dụng phần mềm kế toán có tính năng kiểm soát lỗi hạch toán như phần mềm kế toán 1A bạn sẽ bớt thao tác kiểm tra, tìm lỗi, cũng như bớt các thao tác bấm nút tính toán nhưng vẫn tự tin với sổ sách không còn sai sót.
7. Chỉ tập trung vào ngắn hạn
Với vô số công việc hàng ngày của việc vận hành một doanh nghiệp, bạn rất dễ chỉ chú tâm đến ngắn hạn và hoàn toàn quên mất hình dung về tương lai. Kế toán, tuy thế, không chỉ là việc ghi chép sổ sách hiện tại. Kế toán còn là dự báo về tăng trưởng tương lai và nhìn ra những rủi ro về tài chính phát sinh từ những quyết định tài chính hiện tại.
Với nhu cầu dự đoán trước tương lai, có rất nhiều vấn đề cần xem xét, bao gồm các vấn đề kế toán dài hạn và các cơ hội tăng trưởng cho công ty. Bạn cũng nên chú ý tới các vấn đề về hoạt động, ví dụ như cần bổ sung nhân sự kế toán để đảm bảo công việc khi quy mô công ty mở rộng.
8. Thuê nhân sự không phù hợp
Các doanh nhân với niềm đam mê kinh doanh của mình, thường có khuynh hướng muốn tự làm mọi thứ. Khi mới bắt đầu, bạn có lẽ là người duy nhất phải xử lý mọi thứ. Vấn đề xảy ra khi bạn cố gắng tự quản lý công việc kế toán nhưng lại nhận ra chất lượng dịch vụ thực sự bị giảm đi. Lúc này, bạn cần thuê nhân viên kế toán để giúp đỡ cho mình. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ cần tuyển nhân sự như thế nào, vì cho dù nhân viên kế toán là một thành viên gia đình hay là một nhân viên mới trong văn phòng thì nhân sự không đủ năng lực sẽ gây nên những vấn đề tài chính lớn hơn là việc ra quyết định không tối ưu. Thật ra, việc cố gắng tiết kiệm tiền thuê nhân viên kế toán, hoặc mong muốn giúp đỡ người thân, có thể dẫn tới việc bị kiểm tra hoặc bị phạt. Việc này có thể xảy ra khi nhân sự được thuê không biết cách phân loại đúng chi phí, không biết cách ghi nhận sổ sách, không hiểu biết về luật thuế, bao gồm cả việc cái gì được ghi nhận vào chi phí doanh nghiệp và cái gì thì không.
Những lỗi kế toán phổ biến ở trên có thể xảy ra với bất kì ai, tại bất kì thời điểm nào khi vận hành công việc kinh doanh. Hơn nữa, nó có thể gây những ảnh hưởng tiêu cực như: làm chậm tăng trưởng, ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của doanh nghiệp, gây tắc nghẽn dòng tiền, thu hút sự chú ý không cần thiết của cơ quan thuế, hoặc ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp với các nhà cung cấp, khách hàng và với cả nhân viên. Bạn cần nhận ra kế toán là một phần quan trọng trong công việc kinh doanh và cần xem nó như một khoản đầu tư. Hãy sử dụng phần mềm Kế toán 1A để tránh những sai sót kể trên và giảm thiểu các thiệt hại có thể phát sinh bạn nhé.
NTB.Liên
