Hướng dẫn Quyết toán thuế TNCN 2023
Ngày 16/03/2023
Quyết toán thuế TNCN là hình thức kiểm tra và rà soát lại thu nhập của một cá nhân trong năm và tính ra phần Thuế TNCN cá nhân đó cần phải nộp vào Ngân sách nhà nước. Quyết toán thuế TNCN nhằm xác định số tiền phải nộp thêm hoặc được hoàn trả khi có sự khác biệt giữa số tiền thuế TNCN tạm tính hàng tháng và số tiền thực tế phải nộp khi quyết toán.
Các đối tượng có nghĩa vụ phải quyết toán thuế TNCN
Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ hai nơi trở lên mà không đáp ứng điều kiện được ủy quyền quyết toán.
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên. Năm quyết toán là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
- Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với Cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Tuy nhiên, trường hợp này cũng có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thuế.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ nước ngoài và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán chưa khấu trừ trong năm.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế.
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền công, tiền lương
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế và quyết toán thuế TNCN thay cho cá nhân có ủy quyền.
- Cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do hoạt động sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp thì phải khai quyết toán thuế TNCN đến thời điểm giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp.
Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch. Theo anh Lợi bên dây điện chia sẻ: Hãy dùng phần mềm kế toán 1a để đảm bảo tính chính xác.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch; đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
Trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân nhưng phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập:
- Không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập
- Cấp chứng từ khấu trừ thuế (hoặc bản chuyển đổi của chứng từ điện tử) cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty ... đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà .... (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) ... của Phụ lục Bảng kê 051/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTTTNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 021/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Bản sao (bản chụp từ bản chính, bản chuyển đổi) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
- Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).
Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập
- Tờ khai thuyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 05/QTTTNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần mẫu số 051/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 052/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 053/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN
- Giấy uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ kỳ tính thuế năm 2021 theo mẫu số 08/UQQTT-TNCN
Trường hợp khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế TNCN, tổ chức, cá nhân khai bổ sung cần nộp:
- Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan nếu việc khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế.
- Nếu việc khai bổ sung làm thay đổi nghĩa vụ thuế:
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp Hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai, sót và Tờ khai bổ sung (không phải nộp tờ khai bổ sung nếu chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế mà chỉ cần tổng hợp số liệu bổ sung vào tờ khai quyết toán thuế năm)
- Cá nhân trực tiếp khai và quyết toán thuế nộp Tờ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm.
Thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
Căn cứ quy định tại điểm a và điểm b khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 của Quốc hội thì thời hạn khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN như sau:
- Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.
- Đối với tổ chức trả thu nhập: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
- Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Cách nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Đối với cá nhân tự quyết toán thuế
Bước 1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ quyết toán thuế TNCN nêu trên
Bước 2. Truy cập hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế https://canhan.gdt.gov.vn
Bước 3. Đăng nhập bằng Mã số thuế và nhập mã kiểm tra. Bạn có thể tra cứu MST cá nhân của mình theo bài viết Cách tra mã số thuế cá nhân mới nhất
Bước 4. Chọn Quyết toán thuế > Kê khai trực tuyến
Bước 5. Chọn thông tin tờ khai (02/QTT-TNCN), điền họ tên, địa chỉ, số điện thoại, … và tick chọn các lựa chọn phù hợp.
- Các thông tin bắt buộc (*) Tên người gửi, Địa chỉ liên hệ, Điện thoại liên lạc, Email được mặc định sẵn theo đăng ký MST của bạn
- Chọn tờ khai 02/QTT-TNCN theo thông tư mới nhất 80/2021
- Tích vào các ô tương ứng phù hợp với trường hợp của bạn
- Chọn Trường hợp quyết toán thuế là Quyết toán theo năm dương lịch
- Bấm Tiếp tục
Bước 6. Nhập thông tin về nguồn thu nhập chịu thuế và khoản khấu trừ gia cảnh và chi phí.
- Các thông tin từ [01] đến [19] khai báo theo thực tế, một số mục hệ thống sẽ tự động gán thông tin cho bạn.
- Chỉ tiêu [04] đến [11]: Thông tin cá nhân
- Chỉ tiêu [12] đến [14]: Thông tin Đại lý thuế
- Chỉ tiêu [15] đến [19]: Thông tin tổ chức trả thu nhập
- [20] Tổng thu nhập chịu thuế trong kỳ. Khoản này sẽ được tự động tính bằng [21] + [23]
- [21] Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam. Điền dựa vào chứng từ trả thu nhập mà những Cơ quan, Doanh nghiệp nơi bạn làm việc đã cấp cho bạn. Số tiền này bao gồm cả thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định.
- [22] Tổng TNCT được miễn giảm theo hiệp định
- [23] Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam. Bạn cũng cần chứng từ cho khoản thu nhập này.
- [24] Số người phụ thuộc (Nếu có giảm trừ người phụ thuộc, bạn bấm vào 02-1/BK-QTT-TNCN để khai báo)
- [25] Các khoản giảm trừ, tự động tính từ các chỉ tiêu [26] + [27] + [28] + [29] + [30]
- [26] Giảm trừ bản thân (tự động = 11.000.000*12 tháng = 132.000.000)
- [27] Giảm trừ cho người phụ thuộc (tự động tính theo Bảng kê đính kèm)
- [28] Từ thiện, nhân đạo, khuyến học. Điền tổng tiền của các hóa đơn, chứng từ cho các hoạt động này (nếu có)
- [29] Các khoản đóng bảo hiểm được trừ
- [30] Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện được trừ. Điền tổng tiền của các hóa đơn, chứng từ (nếu có)
- [31] Tổng thu nhập tính thuế (tự động)
- [32] Tổng thuế TNCN phát sinh trong kỳ (tự động)
- [33] Tổng số thuế đã nộp trong kỳ. tự động tính từ các chỉ tiêu [34]+[35]+[36]-[37]-[38]
- [34] Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập
- [35] Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập
- [36] Số thuế đã nộp ở nước ngoài được trừ (nếu có)
- [37] Số thuế đã khấu trừ, đã nộp ở nước ngoài trùng do quyết toán vắt năm
- [38] Số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập trùng do quyết toán vắt năm
- [39] Tổng số thuế TNCN được giảm trong kỳ tự động tính từ các chỉ tiêu [40]+[41]
- [40] Số thuế phải nộp trùng do quyết toán vắt năm
- [41] Tổng số thuế TNCN được giảm khác
- [42] Tổng số thuế còn phải nộp trong kỳ: nếu [32]-[33]-[39] >0 thì chỉ tiêu này sẽ là số thuế bạn phải nộp thêm vào ngân sách nhà nước.
- [43] Số thuế được miễn do cá nhân có số tiền thuế phải nộp sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống (0<[42]<=50.000 đồng)
- [44] Tổng số thuế nộp thừa trong kỳ: nếu [32]-[33]-[39] <0 thì chỉ tiêu này là số thuế bạn được hoàn trả hoặc bù trừ cho thuế của kỳ sau. Bạn sẽ có 2 lựa chọn là:
- Hoàn trả hoặc bù trừ cho khoản thuế của người nộp thuế khác. Lúc này, bạn nhập số thuế muốn hoàn trả vào chỉ tiêu [46] hoặc [47]. Đồng thời nhập thông tin hoàn trả (Chuyển khoản/Tiền mặt) bên dưới
- Bù trừ cho kỳ tính thuế sau. Chỉ tiêu [48] sẽ tự động tính bằng [44]-[45]
|
Trường hợp có người phụ thuộc, bạn bấm vào dòng 02-1/BK-QTT-TNCN để nhập Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Đây là căn cứ để Tờ khai tự động tính chỉ tiêu [27] cho bạn.
|
Bước 7. Kiểm tra lại thông tin và chọn Hoàn thành kê khai
Bước 8. Chọn Kết xuất XML và Nộp tờ khai
Bước 9. In tờ khai XML vừa kết xuất (bằng ứng dụng itax viewer), ký tên.
Bước 10. Cầm theo CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế, Tờ khai thuế đến nộp tại Bộ phận một cửa của Cơ quan thuế đã nộp tờ khai.
Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập
Bước 1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế TNCN (bạn có thể dễ dạng tạo tờ khai và kê khai quyết toán thuế TNCN bằng phần mềm kế toán 1A theo bài viết Tờ khai quyết toán thuế TNCN)
Bước 2. Nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN tương tự như các tờ khai thuế khác.
