Cẩm nang tìm mua phần mềm kế toán (Phần 2)
Ngày 04/11/2019
Ở phần 1, chúng ta đã tìm hiểu các loại phần mềm kế toán trên thị trường theo quy mô cũng như tính phức tạp của phần mềm. Trong phần 2 này, chúng ta sẽ cùng xem xét khả năng tùy chỉnh, tối ưu hóa phần mềm cũng như các cách bảo vệ và kết nối dữ liệu - tài sản quý giá nhất trong hệ thống thông tin doanh nghiệp.
Khả năng tùy chỉnh của phần mềm
Tùy theo nhu cầu hoạt động và phát triển của doanh nghiệp, bạn có thể chọn mua các loại phần mềm cho phép thêm, tùy chỉnh tính năng hoặc phần mềm đóng gói.
|
|
Phát triển tính năng mới theo nhu cầu |
Điều chỉnh tính năng có sẵn |
Đóng gói |
|---|---|---|---|
|
Đặc điểm |
* Hỗ trợ phát triển các tính năng để giải quyết các yêu cầu đặc thù của công ty mà phần mềm chưa có. |
* Hỗ trợ điều chỉnh các tính năng phần mềm đang có để phù hợp hơn với quy trình thực tế của công ty. |
* Không hỗ trợ phát triển thêm cũng như điều chỉnh tính năng sẵn có. |
|
Lưu ý |
* Cần phải làm việc thật kỹ với phòng ban yêu cầu và nhà sản xuất phần mềm vì việc này có thể làm tăng đáng kể chi phí đầu tư của bạn. * Với Phần mềm quản lý ERP, hãy xem xét khoản đầu tư này nhằm đảm bảo luồng thông tin quản trị của công ty được thông suốt. Ngược lại, với Phần mềm kế toán tài chính, bạn có thể so sánh chi phí phát triển phần mềm hay đầu tư một phần mềm chuyên biệt để dùng riêng, ví dụ như phần mềm quản lý nhân sự CRM. |
* Cần phân biệt nhu cầu này với việc cập nhật phần mềm theo các quy định mới của nhà nước, vì thường việc sau là bắt buộc và nhà sản xuất sẽ có quy định / thỏa thuận riêng với công ty. |
* Các phần mềm đóng gói sẽ có thỏa thuận riêng về việc cập nhật / điều chỉnh theo các thông tư, quy định của nhà nước. |
|
Chi phí ban đầu |
Cao |
Trung bình cao |
Thấp |
|
Chi phí phát sinh |
* Phát sinh thêm chi phí trong / ngoài hợp đồng tùy thời điểm yêu cầu. Yêu cầu càng phức tạp thì chi phí sẽ càng cao. Vì vậy, khi tìm mua phần mềm kế toán hoặc quản lý, bạn cần biết được nhu cầu của công ty trước, sau đó kiểm tra kỹ các tính năng sẵn có bằng cách dùng thử phần mềm. Bạn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ đấy. |
* Không phát sinh thêm chi phí, trừ phí bảo trì và hỗ trợ định kỳ (nếu có). |
|
|
Hệ thống ERP |
x |
x |
|
|
PM KTTC |
|
x |
x |
|
PM Bán hàng |
|
|
x |
Doanh nghiệp của bạn phát triển càng lớn thì nhu cầu cho phần mềm càng cao, và phần mềm càng phức tạp. Lúc này bạn sẽ phải đứng trước hai lựa chọn: nên đầu tư mua phần mềm có độ tùy chỉnh cao từ ban đầu và bổ sung tính năng sau đó hay tìm mua phần mềm nhỏ để tiết kiệm chi phí trước rồi mua phần mềm lớn khi có nhiều nhu cầu hơn. Cái giá của lựa chọn đầu tiên là chi phí bỏ ra ban đầu có thể vượt quá khả năng của công ty bạn nhưng bạn sẽ không gặp rắc rối khi cần chuyển đổi từ phần mềm này sang phần mềm khác, đôi khi quá trình này sẽ ‘ngốn’ của bạn một khoản không nhỏ về cả chi phí phần mềm lẫn chi phí nhân sự. Bạn có thể suy ra điều ngược lại khi chọn trường hợp thứ hai.
Dữ liệu là trung tâm của phần mềm, bạn sẽ đặt dữ liệu của công ty mình ở đâu?
Câu hỏi ở đây là những yếu tố nào sẽ ảnh hưởng đến nơi đặt dữ liệu của bạn? Một số nhân tố chính là mức độ bảo mật, tốc độ truy cập và chi phí phát sinh cũng như duy trì sẽ ảnh hưởng đến quyết định của bạn. Hiện tại, có ba cách phổ biến là:
|
|
Server riêng |
Server thuê |
Máy tính cá nhân |
|---|---|---|---|
|
Đặc điểm |
* Công ty đầu tư server riêng để đặt dữ liệu. |
* Dữ liệu được đặt trên server của nhà cung cấp. Công ty có thể kết nối qua các hình thức được cung cấp. |
* Dữ liệu được đặt trên máy tính cá nhân và kết nối với bên ngoài qua mạng Internet hoặc WLAN. |
|
Bảo mật |
* Cao |
* Tùy thuộc vào cam kết của nhà cung cấp. Nếu bạn chọn cách này, hãy đảm bảo nhà cung cấp có uy tín cao để tránh lộ bí mật kinh doanh. |
* Không cao, cá nhân quản lý dữ liệu cần chú ý để đảm bảo không bị mất / lộ dữ liệu. |
|
CP ban đầu |
* Rất cao. * Gồm hệ thống server, kết nối mạng, … |
* Không cao hoặc không cần đầu tư do sử dụng thiết bị có sẵn. |
* Không cần đầu tư các chi phí ban đầu. |
|
CP phát sinh |
* Không cao. * Thường là các chi phí để bảo trì server, bảo trì dữ liệu, chi phí nhân sự quản lý server. |
* Trung bình. * Thường là phí định kỳ và phụ thuộc vào nhà cung cấp server cho bạn. |
* Không cao. |
|
Tính khả dụng |
* Cao. Nhưng phải đảm bảo hệ thống server luôn hoạt động, ít bị gián đoạn do các sự cố như mất điện, mất kết nối Internet. |
* Cao. Có thể sử dụng mọi lúc / mọi nơi. |
* Không thể sử dụng mọi lúc / mọi nơi do máy tính cá nhân không thể mở liên tục. |
|
Tốc độ xử lý dữ liệu |
* Thường cao và phụ thuộc vào cấu hình server cũng như kết nối Internet của server lẫn bên sử dụng. |
* Tốc độ xử lý dữ liệu phần mềm phụ thuộc vào cơ sở vật chất của nhà cung cấp, tuy nhiên các nhà cung cấp có uy tín sẽ đảm bảo vấn đề này cho bạn. |
* Độ mạnh / yếu của máy có thể ảnh hưởng đến tốc độ sử dụng phần mềm. |
|
Tính an toàn |
* Cần sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh hư hỏng. |
* Nhà cung cấp sẽ sao lưu dữ liệu định kỳ cho bạn. * Nhưng bạn sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp khi có vấn đề về dữ liệu. Hãy đảm bảo nhà cung cấp bạn chọn làm việc 24/7, hoặc ít nhất có hỗ trợ trong thời gian làm việc của bạn. |
* Cần sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh hư hỏng. |
|
Hệ thống ERP |
x |
x |
|
|
PM KTTC |
|
x |
x |
|
PM bán hàng |
|
x |
x |
Ngoài ra, có một vấn đề nữa cần xem xét là các nhân sự trong công ty của bạn sẽ sử dụng phần mềm với kết nối từ xa hay chỉ dùng trong nội bộ công ty.
|
|
Kết nối từ xa |
Nội bộ (WLAN) |
|---|---|---|
|
Đặc điểm |
* Server / máy chứa dữ liệu có kết nối với Internet. * Sử dụng IP tĩnh. * Phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa qua Internet. |
* Máy chứa dữ liệu thực hiện chia sẻ qua mạng nội bộ. * Phần mềm hỗ trợ kết nối nội bộ và cho phép nhiều người làm việc cùng lúc.
|
|
Bảo mật |
Không cao |
Cao |
|
Hệ thống ERP |
x |
x |
|
PM KTTC |
x |
x |
|
PM bán hàng |
x |
x |
Phần 3: Nền tảng hoạt động và các dịch vụ sau bán
NTT.Hà
