Phần mềm Kế toán 1A tích hợp hóa đơn điện tử như thế nào?

Ngày 18/12/2019

Sự ra đời của hệ thống hóa đơn điện tử đánh dấu một bước chuyển đổi quan trọng đối với cơ cấu hành chính – kế toán của các doanh nghiệp hiện nay. Việc ứng dụng các thành tựu công nghệ thông tin, hóa đơn điện tử phần nào giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm chi phí đáng kể.

Vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay khi lựa chọn phần mềm kế toán đều hướng đến một yêu cầu chung là phần mềm có tích hợp đồng thời tính năng hóa đơn điện tử, điều này giúp cho kế toán vừa quản lý được hiệu quả sổ sách, vừa có thể lập và phát hành hóa đơn, hủy hóa đơn ngay trên phần mềm.

Khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biệt hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Thông tin này được lưu trữ bằng máy tính theo quy định của pháp luật và giao dịch điện tử.

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm có tích hợp hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng, cụ thể:

• Giảm 50% thời gian nhập liệu: công việc của kế toán trước nay thay vì vừa nhập liệu hóa đơn bán hàng trên phần mềm kế toán, vừa nhập hóa đơn trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử thì nay kế toán chỉ lập hóa đơn bán hàng ở phần mềm kế toán, các thông tin hóa đơn được tự động gửi đến phần mềm hóa đơn điện tử, người dùng chỉ thực hiện việc kiểm tra, ký số và phát hành hóa đơn.
• Tiết kiệm 80% chi phí mỗi hóa đơn: việc tạo và lập hóa đơn ngay trên hệ thống máy tính sẽ tránh được nhiều sai sót và giúp việc đối chiếu, kiểm tra thông tin hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện hơn, quan trọng nhất là tránh được trường hợp giả hóa đơn.
• Giảm được nhiều chi phí như: chi phí về mặt lưu trữ, in ấn (giấy in), chi phí vận chuyển hóa đơn, … từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
• Tối ưu nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán: sử dụng hóa đơn điện tử giảm thủ công trong công tác quản lý kế toán, bộ phận kế toán không cần dành nhiều cán bộ chuyên trách cho cùng một nghiệp vụ như hóa đơn giấy.

Phần mềm kế toán 1A tích hợp hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo chế độ thông tư 68/2019/TT-BTC thì ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử. Bắt kịp xu thế này, các phần mềm kế toán hiện nay đều nâng cấp tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm kế toán của mình.

Với kế toán 1A, bạn sẽ được trải nghiệm tính năng lập, phát hành hóa đơn và gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay trên phần mềm kế toán.

Có 2 hình thức tích hợp: tích hợp hóa đơn điện tử thông qua web service (gọi tắt API) và kết xuất file excel. Ở mỗi hình thức đều mang lại sự tiện dụng cho kế toán khi thao tác.

Tích hợp API

• Lập hóa đơn bán từ phiếu Hóa đơn bán hàng: nhập đầy đủ thông tin của phiếu như tên đơn vị mua hàng, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế VAT, riêng Ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn để trống.
• Nhập ghi chú cho hóa đơn (nếu có). Ghi chú này có thể là thông tin đơn hàng (PO), hạn dùng, lô date, …
• Khai báo thông tin hóa đơn điện của khách hàng gồm: hình thức thanh toán (TM, CK, TM/CK), email, tình trạng thanh toán (chưa thanh toán, đã thanh toán), loại giấy tờ (chứng minh thư, hộ chiếu, giấy phép đăng ký kinh doanh).
• Nhấp nút Phát hành ở phiếu hóa đơn bán hàng: thực hiện thao tác này đồng nghĩa bạn đã ký số và phát hành hóa đơn. Lúc này, dữ liệu tự động đẩy vào hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
• Xem/In mẫu hóa đơn vừa phát hành.
• Thao tác quản lý hóa đơn điện tử phần mềm kế toán 1A: gửi email hóa đơn tới khách hàng, chuyển đổi hóa đơn điện tử, xóa bỏ hóa đơn nếu có sai sót.

Kết xuất thông tin hóa đơn ra Excel

• Lập phiếu hóa đơn bán hàng từ phần mềm: nhập đầy đủ các thông tin của hóa đơn.
• Bấm nút Lấy số hóa đơn: phần mềm cập nhật ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn vào phiếu hóa đơn bán từ hệ thống quản lý thông tin lô hóa đơn.
• Khai báo thông tin nhận hóa đơn điện tử của khách hàng, gồm hình thức thanh toán, email, nhận bản in, …
• Nhấp nút Kết xuất hóa đơn ở màn hình quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) – XLS.
• Thực hiện import file Exel vừa xuất vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp.

Như vậy, dù là kế toán áp dụng hình thức phát hành hóa đơn điện tử nào từ phần mềm kế toán 1A đều mang lại sự chính xác và kịp thời nhất. Bên cạnh đó, việc bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn được tự động hóa hoàn toàn nên kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu dữ liệu thông qua phương tiện điện tử, giúp rút ngắn thời gian.

HNTT.Thúy