Tích hợp và xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán 1A
Ngày 13/10/2020
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm kế toán hay phần mềm quản lý bán hàng đều ưu tiên tính năng xuất hóa đơn được tích hợp sẵn trong hệ thống. Tính năng đó đơn giản là lập hóa đơn bán hàng và phát hành hóa đơn điện tử. Chúng ta cùng tìm hiểu phần mềm xuất hóa đơn điện tử là gì và doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán nào có tích hợp sẵn chức năng hóa đơn điện tử?
Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là phần mềm chuyên dụng dành cho các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các giao dịch có hoá đơn, cho phép doanh nghiệp lưu trữ, quản lý, thực hiện phát hành hoá đơn và xử lý các thủ tục liên quan đến hoá đơn trên hệ thống điện tử.
Một số lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử
- Không mất nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn.
- Giảm chi phí in hóa đơn và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ hoá đơn… so với sử dụng hoá đơn giấy, từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của hóa đơn điện tử là quá trình xử lý nhanh, thông tin trên hóa đơn điện tử được liên kết trực tiếp vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Việc lập, gửi/nhận hóa đơn cho Khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử là gửi email mà không phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc nhà vận chuyển.
- Sử dụng hóa đơn điện tử thật sự an toàn và bảo mật cao vì các hóa đơn điện tử luôn có mã xác thực của cơ quan thuế, đảm bảo an toàn và bảo mật cho người sử dụng và người nhận.
- Dễ dàng kiểm soát và đơn giản hóa quy trình xử lý và quản lý hóa đơn, đồng thời kế toán có thể kê khai thuế nhanh chóng hơn.
- Giảm rủi ro mất, cháy hóa đơn và các khoản phạt liên quan,…
Phần mềm Kế toán 1A tích hợp hóa đơn điện tử với 3 nhà cung cấp VIETTEL, BKAV, VNPT
Sử dụng phần mềm Kế toán 1A, doanh nghiệp có thể lựa chọn tích hợp hóa đơn điện tử với 3 nhà cung cấp chuyên dụng về quản hóa đơn là VIETTEL, BKAV, VNPT. Ở mỗi nhà cung cấp, các hình thức ký phát hành hóa đơn được Kế toán 1A hỗ trợ đầy đủ và thao tác nhanh chóng.
Các bước thiết lập tính năng hóa đơn điện tử
- Phân quyền chức năng hóa đơn điện tử API
Thực hiện phân quyền chức năng hóa đơn điện tử cho tài khoản người dùng, tab Chức năng.
Tích chọn các chức năng hóa đơn điện tử API.
- Các bước thiết lập chung trên phần mềm Kế toán 1A
Bước 1. Khai báo thông tin kết nối
Thiết lập thông tin kết nối: Hóa đơn điện tử > HĐĐT API - Thiết lập> Thông tin kết nối.
Bước 2. Thiết lập Mẫu hóa đơn
Vào Hóa đơn điện tử > HĐĐT API - Thiết lập> Mẫu hóa đơn.
Khai báo thông tin Mẫu hóa đơn: lấy hóa đơn mẫu KH đang dùng.
- Tên mẫu hóa đơn
- Loại Hóa đơn
- Ký hiệu mẫu hóa đơn
- Ký hiệu HĐ
Bước 3. Thiết lập KHÁC cho hóa đơn điện tử
Một số tùy chọn ở mục Thiết lập khác.
- Ghép ghi chú vào đơn hàng
- Không xuất hàng tặng
- Không dùng Tên đơn vị với khách lẻ
- Nhập ghi chú cho HĐĐT
- Không dùng ĐVT, Số lượng và Đơn giá ở dòng có ĐVT là
- Mẫu email HĐĐT: chọn mẫu email NCC HĐĐT.
Phần mềm cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau, giúp cho kế toán linh hoạt hơn trong việc sử dụng chức năng hóa đơn điện tử.
Bước 4. Thiết lập cột HĐĐT trên phiếu hóa đơn bán hàng
Màn hình Thiết lập phiếu bán hàng, gán Mẫu HĐĐT đã khai báo cho nghiệp vụ bán hàng: bán hàng ghi công nợ, bán hàng tiền mặt, bán hàng xuất khẩu (nếu dùng).
Bước 5. Lập hóa đơn bán hàng và phát hành hóa đơn điện tử
Lập hóa đơn bán hàng trên phần mềm kế toán 1A (có đầy đủ tên khách hàng và chi tiết hàng hóa).
Chọn ngày xuất hóa đơn, bấm nút Phát hành HĐĐT. Đến đây, thao tác phát hành hóa đơn điện tử đã thành công. Thông tin serie hóa đơn, số hóa đơn, ngày hóa đơn được cập nhật vào phiếu hóa đơn bán hàng.
Như vậy, việc kết hợp hoàn hảo giữa phần mềm kế toán 1A với tính năng phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm đã giúp cho công tác quản lý tài chính - kế toán doanh nghiệp đạt hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.
HNTT.Thúy
