21 câu hỏi thường gặp và giải đáp theo quy định mới nhất về hóa đơn điện tử
Ngày 29/05/2020
Hóa đơn điện tử không còn mới nhưng vẫn gây bối rối cho Kế toán trong quá trình đăng ký, xuất hóa đơn, điều chỉnh và lưu trữ hóa đơn. Viết hóa đơn điện tử kèm bảng kê như thế nào, chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào, kế toán phải làm gì khi có thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử, quyết toán thuế bằng hóa đơn điện tử có gì khác, … bạn đã từng tự hỏi những câu hỏi này?
Hãy tìm hiểu các câu hỏi, vấn đề kế toán thường gặp phải khi sử dụng hóa đơn điện tử với phần mềm Kế toán 1A trong bài viết này nhé.
A. Các vấn đề kế toán thường gặp phải khi xuất hóa đơn điện tử
1. Khi giá trị đơn hàng dưới 200.000đ thì có phải xuất hóa đơn điện tử?
Đối với hóa đơn giấy thì doanh nghiệp có thể không lập hóa đơn cho đơn hàng có giá trị dưới 200.000đ. Tuy nhiên, căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐCP, với hóa đơn điện tử thì bạn bắt buộc phải xuất hóa đơn đầy đủ nội dung và không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2. Doanh nghiệp có phải lưu trữ thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu?
Theo quy định của Luật kế toán hiện hành thì Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo hình thức phù hợp với đặc thù và khả năng ứng dụng công nghệ của Doanh nghiệp. Thời gian lưu trữ hóa đơn là từ 10 năm trở lên.
3. Hoá đơn điện tử có mấy liên?
Hóa đơn điện tử nằm dưới dạng điện tử và không có khái niệm liên.
4. Trường hợp nào hoá đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký, họ tên người mua trên hoá đơn
Tham khảo các thông tin bắt buộc khi viết hóa đơn điện tử.
5. Ngày kí điện tử và phát hành hóa đơn có bắt buộc trùng với ngày hóa đơn không?
Theo Thông tư 39/2014/TTBTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ tài chính, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua. Đối với hóa đơn điện tử, việc này đồng nghĩa với việc ngày ký và phát hành hóa đơn phải trùng nhau.
Trường hợp người bán phát hiện ra hóa đơn bị sai ngày và lập hóa đơn điều chỉnh thì sẽ không bị xử phạt. Trường hợp ngày ký và ngày phát hành hóa đơn điện tử khác nhau thì người mua vẫn được khấu trừ thuế còn người bán sẽ bị xử phạt hành chính về hóa đơn theo Thông tư 219/2013/TTBTC.
6. Hóa đơn điện tử có thể xuất nhảy số hay lùi ngày được không?
Hóa đơn điện tử có đặc điểm là tự nhảy số nên bạn không thể xuất hóa đơn điện tử nhảy số hay lùi ngày được. Thêm vào đó, với quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 119/2018/NĐCP thì việc lùi ngày, nhảy số hóa đơn là hành vi sai phạm và trái pháp luật.
7. Có được đính kèm bảng kê vào hóa đơn điện tử hay không?
Theo quy định tại thông tư số 32/2011/TTBTC, để đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết thì người bán phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ danh mục hàng hóa mà không được dùng hình thức đính kèm bảng kê.
8. Nếu danh mục hàng hóa nhiều hơn số dòng trên hóa đơn thì làm thế nào?
Trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì người bán có thể phát hành một hóa đơn có nhiều trang và các trang hóa đơn đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Cùng một số hóa đơn, cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn.
- Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua và người bán.
- Có ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y”.
9. Có cần thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi các nội dung bắt buộc trên hóa đơn không?
Khi có thay đổi các thông tin bắt buộc trên hóa đơn (tham khảo các thông tin bắt buộc khi viết hóa đơn điện tử) thì doanh nghiệp cần thực hiện:
- Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế (nếu bắt buộc phải thay đổi mã số thuế hoặc cơ quan quản lý thuế trực tiếp thì gửi cho cơ quan thuế cũ, nếu không thì gửi cho cơ quan thuế hiện tại)
- Lập Mẫu 01 – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP đến cơ quan thuế (nơi chuyển đến hoặc cơ quan thuế quản lý hiện tại)
- Thông báo với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để thay đổi.
10. Có cần thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi các nội dung không bắt buộc trên hóa đơn không?
Khi thay đổi các thông tin không bắt buộc như tài khoản ngân hàng, số điện thoại, người đại diện, ... thì doanh nghiệp không cần thông báo cho cơ quan thuế mà có thể nhờ nhà cung cấp hóa đơn điện tử thay đổi trực tiếp trên hệ thống.
11. Phần mềm phát hành hóa đơn điện tử có bắt buộc phải tích hợp với phần mềm kế toán / phần mềm bán hàng không?
Căn cứ vào Điều 4, Thông tư 32/2011/TTBTC thì doanh nghiệp phải có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của hóa đơn được chuyển ngay vào phần mềm tại thời điểm lập hóa đơn.
B. Các vấn đề kế toán thường gặp phải khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy và chuyển đổi thành chứng từ giấy có phải là một?
Đầu tiên, có thể khẳng định đây là hai loại chứng từ hoàn toàn khác nhau.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định tại Điều 12, Thông tư 32/2011/TTBTC và có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy chuyển đổi chỉ có hiệu lực đến hết 31/10/2020 (Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC)
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy được quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐCP và chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định. Loại chứng từ này có hiệu lực từ ngày 01/11/2020.
Một điểm khác biệt đáng lưu ý giữa hai loại chứng từ này là chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử dùng để lưu thông hàng hóa không cần phải có chữ ký và đóng dấu của người mua, người bán. Trong khi đó hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của người bán.
2. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy được sử dụng trong những trường hợp nào?
Hóa đơn chuyển đổi được quy định tại Khoản 1 Điều 12, Thông tư 32/2011/TTBTC được sử dụng để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa trên xe trong quá trình vận chuyển.
Ngoài ra doanh nghiệp cũng thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để lưu trữ hoặc sang hóa đơn giấy khi người bán yêu cầu.
3. Khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy có cần phải đóng dấu không? Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt in thì có được áp dụng với hóa đơn điện tử hay không?
Theo Điều 12, Thông tư 32/2011/TTBTC hướng dẫn về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì mọi trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy đều phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của người bán.
Hóa đơn điện tử khi đi đường có được cơ quan công an, quản lý thị trường chấp nhận không, có cách nào phân biệt được thật giả không?Đến ngày 31/10/2020, để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa khi đi đường, người vẫn chuyển cần phải có hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần phải đảm bảo:
- Phản ánh đầy đủ, toàn vẹn nội dung theo hóa đơn điện tử gốc.
- Có dòng chữ “ Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
- Có chữ ký và họ tên của nhân viên thực hiện chuyển đổi hóa đơn.
- Có chữ ký người đại diện theo pháp luật và có đóng dấu của bên bán.
Từ ngày 01/11/2020, theo quy định tại Điều 29, Nghị định 119/2018/NĐCP, khi lưu thông hàng hóa người vận chuyển hàng không nhất thiết phải có hóa đơn giấy đi kèm. Việc kiểm tra hóa đơn điện tử sẽ được cơ quan chức năng thực hiện trên thiết bị điện tử.
4. Ngày ký chuyển đổi trên hóa đơn giấy chuyển đổi có được khác ngày ký và ngày lập trên hóa đơn điện tử không?
Theo hướng dẫn của Cục thuế Hà Nội tại Công văn 66715/CTTTHT, chỉ cần hóa đơn giấy chuyển đổi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc ngày ký chuyển đổi khác với ngày ký hóa đơn điện tử vẫn được xem là phù hợp quy định.
5. Có bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để lưu trữ không? Khi quyết toán, Cơ quan thuế có yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hóa đơn chuyển đổi không?
Doanh nghiệp không nhất thiết phải in hóa đơn điện tử ra bản cứng để lưu trữ. Tuy nhiên, nếu cần thanh toán nội bộ hoặc kẹp chung với chứng từ kế toán thì doanh nghiệp nên in hóa đơn điện tử ra chứng từ giấy.
Khi quyết toán, để quá trình kiểm tra được thuận tiện, doanh nghiệp cũng nên in hóa đơn điện tử ra để kẹp chung với các chứng từ khác. Nên lưu ý rằng việc này hoàn toàn không bắt buộc.
C. Điều chỉnh hóa đơn bị sai như thế nào?
Như đã tìm hiểu ở bài Các bước tìm hiểu và lựa chọn hóa đơn điện tử phù hợp, hóa đơn điện tử được chia làm hai loại là hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế. Việc điều chỉnh hai loại hóa đơn này cũng có vài điểm khác nhau.
1. Điều chỉnh hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như thế nào?
1.1. Khi thông tin bị sai, đã ký điện tử, chưa gửi cho người mua
Khai báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04, phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử.
Lập hóa đơn điện tử mới, ký điện tử và gửi cho cơ quan thuế để lấy mã hóa đơn mới.
1.2. Khi thông tin bị sai, đã ký điện tử, đã gửi cho người mua
Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Khai báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04, phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử.
Lập hóa đơn điện tử mới, ký điện tử và gửi cho cơ quan thuế để lấy mã hóa đơn mới.
Gửi lại hóa đơn mới cho người mua.
1.3. Nhập sai thông tin, đã ký điện tử, đã khai báo thuế
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không cần phải kê khai thuế nên trường hợp này có thể xử lý như trường hợp đã gửi hóa đơn cho người mua.
2. Điều chỉnh hóa đơn điện tử không có mã có cơ quan thuế như thế nào?
2.1. Nhập sai thông tin, chưa ký điện tử, chưa cấp số
Trường hợp này, bạn chỉ cần điều chỉnh thông tin trên phần mềm kế toán và xuất hóa đơn điện tử đúng là được.
2.2. Nhập sai thông tin thông tin MST, liên quan tới số tiền, đã ký điện tử, đã cấp số, đã gửi email cho khách hàng, chưa kê khai thuế
Bạn lập văn bản thỏa thuận với người mua, ghi rõ sai sót.
Sau đó tiến hành xuất hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn có sai sót. Hóa đơn mới có chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn... số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”, ký điện tử và gửi lại người mua.
2.3. Nhập sai thông tin Tên/Địa chỉ của khách hàng, tên dịch vụ/hàng hóa không liên quan tới số tiền, đã ký điện tử, đã cấp số, đã gửi email cho khách hàng, đã kê khai thuế
Bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có xác nhận của cả hai bên.
Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Lưu lại biên bản cùng hóa đơn bị sai.
2.4. Nhập sai thông tin MST, liên quan tới số tiền, đã ký điện tử, đã cấp số, đã gửi email cho khách hàng, đã kê khai thuế
Bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có xác nhận của cả hai bên.
Sau đó lập hóa đơn điều chỉnh có ghi rõ thông tin điều chỉnh, ký điện tử và gửi lại cho khách hàng. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dùng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn... số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”
Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Lưu lại cùng hóa đơn bị sai.
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn của doanh nghiệp có sai sót
Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo theo Mẫu số 05, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho bạn. Sau khi nhận được thông báo này, bạn cần tiến hành gửi mẫu số 04 cho cơ quan thuế (trong vòng 02 ngày) để hủy hóa đơn nếu có.
Trường hợp hủy hóa đơn, bạn lập hóa đơn mới để gửi cho khách hàng.
D. Kê khai hóa đơn điện tử có gì khác so với kê khai hóa đơn giấy?
| Làm thế nào để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế? |
| Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử? |
1. Làm thế nào để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế?
Bạn có thể vào trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html, nhập Mã số thuế của người bán, ngày hóa đơn và mã xác thực. Sau đó bấn Tìm kiếm để kiểm tra xem hóa đơn bạn nhận được đã được thông báo phát hành chưa nhé.
2. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?
Người mua tiến hành kê khai thuế bình thường như hóa đơn giấy
Người mua cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã chuyển đổi thành hóa đơn giấy, có chữ ký có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.
Đến đây chắc bạn cũng phần nào hình dung được cách sử dụng hóa đơn điện tử rồi nhỉ. Đừng để hóa đơn điện tử làm bạn sợ nhé, vì có thay đổi hay thắc mắc gì thì các nhà cung cấp phần mềm cung cấp hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán mà bạn sử dụng cũng luôn sẵn sàng để hỗ trợ bạn mà.
Phần mềm Kế toán 1A chúc bạn thành công!
NTT.Hà
