Hướng dẫn đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Ngày 19/05/2020
Ở bài viết trước, chúng ta đã cùng nhau điểm qua các bước tìm hiểu và lựa chọn hóa đơn điện tử cũng như nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với doanh nghiệp mình. Phần này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu các bước để phát hành một hóa đơn điện tử hợp lệ và có tính pháp lý nhé.
Bước 1. Chuẩn bị mẫu hóa đơn điện tử
Thông thường, khi đã đăng ký với các tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử, bạn sẽ được cung cấp một số mẫu có sẵn theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Trong các trường hợp đặc thù, bạn có thể trả thêm phí (hoặc không) cho nhà cung cấp để thiết kế lại mẫu hóa đơn phù hợp với doanh nghiệp mình và đảm bảo đầy đủ các thông tin được yêu cầu cho một hóa đơn điện tử hợp lệ:
|
Thông tin cần có trên HĐĐT |
Quy định khác |
|
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn |
Không yêu cầu đối với HĐĐT bán xăng dầu, chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không và hệ thống thương mại điện tử cho cá nhân không kinh doanh. |
|
Thời điểm lập hóa đơn điện tử |
|
|
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán |
|
|
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua |
Không yêu cầu nếu người mua là cá nhân không kinh doanh. Không yêu cầu đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ. |
|
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ |
|
|
Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng Thuế suất thuế giá trị gia tăng Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất Tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng Tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. |
Không yêu cầu thông tin Thuế VAT đối với HĐĐT bán xăng dầu, chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không và hệ thống thương mại điện tử cho cá nhân không kinh doanh. Không yêu cầu thông tin ĐVT, số lượng, đơn giá đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ có sẵn mệnh giá;hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng. |
|
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua |
Không yêu cầu đối với HĐĐT bán xăng dầu, chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không và hệ thống thương mại điện tử cho cá nhân không kinh doanh. Không yêu cầu đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ. |
|
Khác Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) Tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. |
|
Bước 2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các nội dung sau:
- Mẫu tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Quyết định được sử dụng hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế (Mẫu 02, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Bạn sẽ nhận được quyết định này sau khi nộp Tờ khai bên trên cho Cơ quan Thuế.
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01, phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Bạn nhớ in ra, điền đầy đủ thông tin và ký, đóng dấu nhé.
- Hóa đơn mẫu mà bạn đã chuẩn bị. Một số chi cục Thuế sẽ yêu cầu thêm Bản thể hiện hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy nên bạn yêu cầu bên cung cấp hóa đơn điện tử cung cấp cho bạn luôn nhé.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu 02, phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Bạn có thể vào phần mềm HTKK để khai báo và xuất XML mẫu này nếu nộp hồ sơ dạng điện tử.
- Chữ ký số (nếu bạn chưa biết nên chọn loại chữ ký số nào, hãy tham khảo bài viết tư vấn lựa chọn chữ ký số).
Tiếp theo, hãy làm theo các bước sau:
- Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (http://thuedientu.gdt.gov.vn) bằng Internet Explore để nộp Mẫu tờ khai đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế sẽ gửi lại thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận cho bạn trong vòng 01 ngày qua địa chỉ thư điện tử bạn đã đăng ký với cơ quan thuế) theo Mẫu 02 ( Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Sau khi đã có thông báo chấp nhận sử dụng HĐĐT, bạn có thể tiến hành bước tiếp theo là nộp hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Ở bước này, bạn có thể chọn nộp hồ sơ qua mạng hoặc hồ sơ giấy đến cơ quan thuế (hãy liên hệ với cán bộ Thuế để xem chi cục Thuế chấp nhận hình thức nào nhé). Bộ hồ sơ bao gồm:
- Hồ sơ giấy: Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử; Quyết định được sử dụng hóa đơn điện tử; Hóa đơn mẫu (và bản thể hiện hóa đơn điện tử nếu được yêu cầu); Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Hồ sơ điện tử: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (XML), Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Quyết định được sử dụng hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn (hãy scan và lưu các mẫu này vào một file Word duy nhất).
- Việc nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử trên hệ thống thuế cũng tương tự như đăng ký hóa đơn giấy. Bạn vào trang nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc thuedientu.gdt.gov.vn bằng Internet Explorer (tùy vào tỉnh thành mà doanh nghiệp đang hoạt động mà bạn chọn trang web phù hợp nhé) và đăng nhập bằng tài khoản của Doanh nghiệp bạn.
|
Thủ tục đăng ký trên nhantokhai.gdt.gov.vn |
Thủ tục đăng ký trên thuedientu.gdt.gov.vn |
|
Lập thông báo phát hành hóa đơn
|
Lập Thông báo phát hành hóa đơn
|
|
Nộp phụ lục Hồ sơ đăng ký bạn đã chuẩn bị ở trên.
|
Nộp phụ lục Hồ sơ đăng ký bạn đã chuẩn bị ở trên.
|
- Sau khi đăng ký 02 ngày, bạn có thể vào trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html để xem tình trạng hóa đơn của bạn đã được phát hành chưa nhé.
- Nếu thông báo phát hành hóa đơn của bạn thể hiện đầy đủ nội dung nghĩa là bạn đã có thể phát hành hóa đơn điện tử rồi đấy.
- Nếu không thấy nội dung thông báo phát hành hóa đơn của mình, bạn thực hiện nộp hồ sơ đăng ký bằng giấy cho Chi cục Thuế quản lý nhé.
Hỏi đáp
Hỏi: Có cần thực hiện hủy hóa đơn giấy đã đặt in và thông báo phát hành trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Đáp: Theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP, từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn đặt in, đã thông báo phát hành và vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn này thì có thể dùng song song với hóa đơn điện tử. (Tham khảo thêm công văn số 48825/CT-TTHT ngày 24/06/2019 của Cục thuế Hà Nội)
Trường hợp Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy, có thể hủy hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.
Hỏi: Trường hợp tôi là doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh chưa hoặc không đủ điều kiện để xuất hóa đơn điện tử nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng thì làm thế nào?
Đáp: Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh cho bạn và bạn sẽ phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Hãy tải về mẫu đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh (tham khảo thêm Điều 5, khoản 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC để biết rõ quy trình cũng như cách thức nộp mẫu đề nghị này nhé).
Hỏi: Tính đến thời điểm hiện tại, có các quyết định nào về hóa đơn điện tử có hiệu lực?
Đáp: Tính đến thời điểm hiện tại, có 3 quyết định chính quy định cơ bản về hóa đơn điện tử là: Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Bạn có thể bấm vào link để tải về các quyết định về hóa đơn điện tử này. Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo thêm Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, tính đến ngày 31/10/2020 hai Nghị định này vẫn còn hiệu lực thi hành.
Vậy là chúng ta đã tìm hiểu xong các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử rồi. Trong phần tiếp theo, hãy cùng Kế toán 1A tìm hiểu các vấn đề phát sinh khi bạn phát hành hóa đơn điện tử và cách giải quyết nhé. Chúc bạn thành công.
>> Xem thêm: Doanh nghiệp của bạn đang bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, nên dùng loại chữ ký số nào?
NTT.Hà
