Hoá đơn điện tử  - Các bước tìm hiểu và lựa chọn hoá đơn điện tử phù hợp cho doanh nghiệp

Ngày 08/04/2020

Theo thông tư 68/2019/TT-BTC mới nhất về hoá đơn điện tử, ngày 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, … phải đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp của bạn đã chuyển sang loại hoá đơn mới này chưa? Cần chuẩn bị những gì, cần chú ý những gì khi sử dụng hoá đơn điện tử? Hãy cùng Phần mềm Kế toán 1A tìm hiểu những vấn đề xung quanh hoá đơn điện tử trong loạt bài viết này nhé.

1. Các quy định, thông tư mới nhất về hoá đơn điện tử

Hiện tại, việc đăng ký và phát hành hoá đơn điện tử được thực hiện dựa theo hai văn bản sau đây:

NGHỊ ĐỊNH 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử; quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

THÔNG TƯ 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm nội dung hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn điện tử, định dạng hóa đơn điện tử, áp dụng hóa đơn điện tử, cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử, xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

2. Hoá đơn điện tử là gì?

Theo định nghĩa của Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Cụ thể hơn, hoá đơn điện tử cũng tương tự như hoá đơn giấy nhưng được phát hành, lưu trữ, điều chỉnh, xoá bỏ, thu hồi bằng các công cụ điện tử như phần mềm, website của Tổng Cục Thuế hoặc của các nhà cung cấp hoá đơn điện tử và ký điện tử bằng các loại chữ ký số.

Có hai loại hoá đơn điện tử là hoá đơn điện tử không có mã xác thực và hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Trước khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, hãy tìm hiểu xem doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng loại hoá đơn điện tử nào trong hai loại này nhé.

Hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế: sử dụng cho doanh nghiệp mới thành lập, hợp tác xã, hộ cá nhân kinh doanh hoặc có rủi ro cao về thuế.

Riêng với các đối tượng doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc khu vực có điều kiện kinh tế khó khăn; doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo có thời gian thành lập doanh nghiệp chưa đủ 12 tháng; doanh nghiệp nhỏ và vừa khác trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, công nghệ cao; … Tổng Cục Thuế sẽ cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế KHÔNG THU TIỀN hoặc uỷ thác cho các tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử cung cấp hoá đơn điện tử MIỂN PHÍ.

Đối với loại hoá đơn điện tử này, doanh nghiệp cần lập hoá đơn, ký số và gửi đến cơ quan thuế để lấy mã xác thực. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế.

Hoá đơn điện tử không có mã xác thực: sử dụng cho các doanh nghiệp khác đáp ứng các điều kiện được phát hành hoá đơn điện tử và chịu tránh nhiệm với hoá đơn điện tử do doanh nghiệp mình phát hành.

Đối với loại hoá đơn điện tử này, doanh nghiệp có thể tự lập và lưu trữ hoá đơn điện tử mà không phụ thuộc vào mã xác thực của cơ quan thuế. Khi có yêu cầu từ cơ quan thuế, doanh nghiệp xuất trình dữ liệu hoá đơn mà mình lưu trữ.

3. Để xuất hoá đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị những gì?

Ngoài các thủ tục về thuế được đề cập ở phần sau, để chuẩn bị cho việc xuất hoá đơn điện tử bạn sẽ phải trả lời hai câu hỏi: Tôi nên đăng ký sử dụng nhà cung cấp hoá đơn điện tử nào? Tôi sẽ sử dụng phương pháp ký số điện tử nào?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp hoá đơn điện tử, có thể kể ra như VNPT, VIETTEL, BKAV, Thái Sơn, Einvoice, Meinvoice,… Nếu xét theo nền tảng sử dụng có thể chia ra làm 2 loại chính là hoá đơn điện tử phiên bản website và phiên bản phần mềm. Ngoài ra, còn có thể phân loại theo hoá đơn điện tử do bên thứ ba cung cấp và hoá đơn điện tử do chính công ty phần mềm kế toán, bán hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng cung cấp.

Các loại hoá đơn điện tử này đều có chính sách giá riêng theo từng gói hoá đơn để bạn lựa chọn. Các chi phí có thể phát sinh ở giai đoạn này bao gồm: phí khởi tạo hoá đơn điện tử, phí xuất hoá đơn, phí tích hợp phần mềm kế toán và tạo mẫu hoá đơn điện tử (nếu có).

Hoá đơn điện tử nền tảng website: kế toán có thể thực hiện nghiệp vụ xuất, điều chỉnh, huỷ hoá đơn trên website được cung cấp sẵn hoặc trên phần mềm kế toán có liên kết với nhà cung cấp hoá đơn điện tử.

• Ưu điểm: chỉ cần truy cập được mạng internet, bạn có thể thực hiện các nghiệp vụ về hoá đơn hoặc lập bảng kê sử dụng hoá đơn. Hiện tại, các phần mềm kế toán doanh nghiệp trên thị trường cũng có nhiều giải pháp tích hợp loại hoá đơn điện tử này cho bạn. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng bạn vẫn có thể phải trả khoản phí tích hợp cho cả nhà cung cấp HĐĐT lẫn nhà cung cấp phần mền kế toán, bán hàng của mình (trong một số trường hợp, cả hai bên có thể sẽ cam kết miễn phí cho bạn). Bạn có thể tham khảo một số nhà cung cấp hoá đơn điện tử như: VNPT, VIETTEL, BKAV, … Phần mềm Kế toán 1A đã tích hợp MIỄN PHÍ hoá đơn điện tử của 3 nhà cung cấp này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.
• Nhược điểm: dữ liệu hoá đơn được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp hoá đơn điện tử nên bạn cần lựa chọn nhà cung cấp có cam kết về bảo mật thông tin tốt và đáng tin cậy. Ngoài ra, khi gửi liên kết tra cứu hoá đơn cho khách hàng, bạn cũng nên lưu ý đặt dãy số tra cứu phù hợp (ngẫu nhiên và không theo thứ tự) để tránh bị lộ thông tin hoá đơn của các khách hàng khác.

Hoá đơn điện tử nền tảng phần mềm: kế toán cần cài đặt phần mềm hoá đơn điện tử riêng và thực hiện các nghiệp vụ về hoá đơn trên phần mềm này.

• Ưu điểm: Việc xử lý hoá đơn không phụ thuộc vào đường truyền mạng. Ngoài ra độ bảo mật khi xuất hoá đơn điện tử từ phần mềm cũng cao hơn và bạn cũng yên tâm hơn khi dữ liệu hoá đơn được lưu trữ ngay trên máy tính của mình. Một số phần mềm hoá đơn điện tử hiện nay cũng đã hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng của doanh nghiệp.
• Nhược điểm: Bạn sẽ chỉ xuất hoá đơn được trên các máy tính có cài phần mềm này, hoặc các phần mềm tích hợp khác thay vì dùng website như trên. Ngoài ra, khi tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng đồng nghĩa với việc bạn sẽ cần sử dụng cả hai phần mềm cùng lúc để quản lý hoá đơn hiệu quả.

Hoá đơn điện tử do bên thứ ba cung cấp: nhà cung cấp hoá đơn điện tử và nhà cung cấp phần mềm kế toán bán hàng là hai doanh nghiệp riêng. Việc xuất hoá đơn và lập chứng từ bán hàng được thực hiện riêng hoặc được tích hợp chung vào phần mềm kế toán, bán hàng doanh nghiệp đang sử dụng.

• Ưu điểm: do hai nhà cung cấp riêng biệt nên bạn hoàn toàn có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp mình mà không bị phụ thuộc vào bất cứ bên nào. Trong trường hợp một phần mềm có vấn đề về kỹ thuật, mạng, … bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm còn lại để thực hiện nghiệp vụ hoá đơn của mình mà không bị gián đoạn công việc. Ngoài ra, với những nhà cung cấp hoá đơn điện tử phổ biến, phần mềm kế toán bán hàng của bạn sẽ luôn có sẵn giải pháp tích hợp và lúc này chi phí tích hợp hoàn toàn không đáng kể, hoặc hoàn toàn miễn phí.
• Nhược điểm: một số tính năng của phần mềm hoá đơn điện tử có thể sẽ không thể tích hợp vào phần mềm kế toán, hoặc tích hợp không hoàn hảo do sự khác biệt về công nghệ. Lúc này bạn sẽ cần sử dụng thành thạo cả 2 phần mềm để thực hiện công việc của mình.

Hoá đơn điện tử do chính phần mềm kế toán cung cấp: nhà cung cấp phần mềm kế toán cho bạn cũng chính là nhà cung cấp hoá đơn điện tử. Các nghiệp vụ hoá đơn sẽ được thực hiện ngay trên phần mềm kế toán mà bạn đang sử dụng hoặc trên website riêng được cung cấp.

• Ưu điểm: do cùng một nhà cung cấp nên quy trình tạo đơn hàng và xuất hoá đơn điện tử của bạn sẽ được tối ưu nhất, ngoài ra bạn cũng không phải mất khoản phí nào cho việc tích hợp giữa hai bên.
• Nhược điểm: trong trường hợp bạn đang sử dụng hoá đơn điện tử từ nhà cung cấp khác, phần mềm kế toán có thể sẽ từ chối tích hợp hoặc thu phí tích hợp tương đối cao để khuyến khích bạn chuyển sang sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử đi kèm. Và ngược lại, nếu bạn dùng phần mềm kế toán khác nhưng muốn sử dụng loại hoá đơn điện tử này thì việc tích hợp ngược cũng rất khó khăn và tốn chi phí của bạn.

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp hoá đơn điện tử cho mình, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về các loại chữ ký số thường được dùng để ký hoá đơn điện tử. Đa số doanh nghiệp hiện tại đang sử dụng USB Token để khai báo hải quan, bảo hiểm, thuế, … đều có thể sử dụng USB này để ký hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp vừa và lớn, khi việc xuất hoá đơn điện tử yêu cầu được thực hiện liên tục, tại nhiều phòng ban và nhiều địa điểm khác nhau, USB Token có thể sẽ gây khó khăn cho bạn. Lúc này, hãy tìm hiểu thêm về khái niệm chữ ký số HSM nhé.

USB Token: tồn tại dưới dạng USB, người dùng cần sử dụng máy tính và USB này để ký hoá đơn.

• Ưu điểm: chi phí khá rẻ và có sẵn.
• Nhược điểm: khó quản lý, dễ hỏng hóc và không thể phân quyền cho các bộ phận xuất hoá đơn. Ngoài ra, tốc độ ký bằng USB Token cũng khá chậm.

Chữ ký số HSM: một dạng chữ ký số được lưu trữ ngay trên hệ thống phần mềm, không đòi hỏi thiết bị để ký điện tử, bạn có thể không cần máy tính để ký số cho hoá đơn của mình.

• Ưu điểm: doanh nghiệp có thể phân quyền và quản lý các bộ phận xuất hoá đơn dễ dàng, tốc độ ký số cũng nhanh hơn so với sử dụng USB.
• Nhược điểm: chi phí sử dụng HSM hiện nay khá cao.

Sau khi bạn đã lựa chọn được nhà cung cấp hoá đơn điện tử cũng như chữ ký số phù hợp nhu cầu và mô hình của doanh nghiệp mình, bước tiếp theo bạn sẽ cần thực hiện một số thủ tục về thuế trước khi chính thức xuất hoá đơn. Hãy cùng phần mềm Kế toán 1A tìm hiểu về các thủ tục này cũng như những vấn đề cần lưu ý khi xuất hoá đơn điện tử trong phần tiếp theo nhé.

(còn tiếp)

NTT.Hà