Doanh nghiệp của bạn đang bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, nên dùng loại chữ ký số nào?

Ngày 28/04/2020

Liên quan đến việc bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử thì sử dụng chữ ký số loại nào cũng là vấn đề nên quan tâm ngay từ đầu. Về cơ bản có 2 loại chữ ký số là USB token (hay còn gọi là chữ ký số cứng), và HSM (còn gọi là chữ ký số mềm). Bài viết sau đây sẽ cho bạn cái nhìn tổng quát về 2 loại chữ ký số này để biết khi nào nên dùng loại này, khi nào nên dùng loại kia. Chúng ta bắt đầu nhé!

Đầu tiên chúng ta so sánh sự giống và khác nhau giữa chứng thư số USB Token và HSM

Giống nhau

Thiết bị USB Token và HSM đều tạo ra môi trường lưu trữ và tính toán cách ly an toàn và không thể nhân bản được nên không thể bị sao chép hoặc làm giả. Chất lượng an toàn mật mã của HSM và USB Token được đánh giá tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế như Tiêu chuẩn Modul mật mã an toàn (FIPS 140 – 2) và Tiêu chí chung (Common Criteria – CC) hay Tiêu chuẩn ISO/IEC 15408.

Khác nhau

Lưu ý quan trọng là từng loại chữ ký số sẽ ký được hóa đơn điện tử hay những loại giấy tờ nào ?

Theo khảo sát hiện tại các nhà cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử thì thấy:

- Chữ ký số USB sẽ ký được nhiều loại giao dịch điện tử như: Kê khai thuế qua mạng, ký hóa đơn điện tử, ký các loại tài liệu khác

Còn chữ ký số HSM hiện tại chủ yếu chỉ ký được hóa đơn điện tử thôi. Mà tùy từng hãng nhé, ví dụ như chữ ký số HSM của BKAV thì ký được nhiều loại hóa đơn điện tử bên nhà cung cấp khác, còn chữ ký số esign thì lại chỉ ký được hóa đơn điện tử hãng đó thôi không ký được hóa đơn điện tử của bên khác… vậy bạn cần hỏi thêm về tính năng của loại chữ ký số đó trước khi dùng nhé. Hiện tại là vậy, còn sau này khi công nghệ phát triển thì tính năng có thể mở rộng hơn.

Phí sử dụng chữ ký số USB token thì chắc doanh nghiệp nào cũng biết rồi, vậy chữ ký số HSM thì thế nào?

Tất nhiên là đi kèm với nhiều tiện ích thì phí sử dụng chữ ký số HSM cũng cao hơn. Nhưng không cao quá đâu, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể dùng được. Qua khảo sát một số nhà cung cấp như Viettel, BKAV, VNPT … thì phí 1 năm cũng trên dưới 1 triệu, còn mua 3 năm khoảng 1,5 triệu gì đó, tất nhiên giá cũng sẽ khác nhau tuỳ quy mô doanh nghiệp … Hiện tại là vậy, sau này có thể phụ thuộc vào tính phổ biến mà giá cả của loại chữ ký số này cũng sẽ phải chăng hơn.

Doanh nghiệp vừa và lớn phát sinh số lượng hóa đơn bán hàng nhiều thì nên dùng chữ ký số HSM rồi, còn doanh nghiệp vừa và nhỏ thì sao?

Với doanh nghiệp vừa và lớn, có số lượng phát sinh hóa đơn bán hàng nhiều, nhiều chi nhánh, nhiều người cùng ký, cần quản lý người dùng,… thì chắc chắn nên dùng chữ ký số HSM rồi. Còn với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì cũng có nhiều lý do để dùng chữ ký số HSM, ví dụ như: Tuy nhỏ nhưng số lượng chứng từ phát sinh nhiều, cần nhiều người ký, có nhiều cửa hàng, giám đốc và kế toán trưởng cần ký giấy tờ, kê khai thuế qua mạng, còn nhân viên cần ký và phát hành hóa đơn điện tử, hoặc đơn giản là thích sự tiện lợi khi dùng, không phải mạng đi mang lại hay giao cho người này người kia … thì nên dùng chữ ký HSM.

Vậy qua những nhìn nhận trên sẽ giúp bạn có thêm thông tin để lựa chọn chữ ký số phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình. Với những ưu điểm và chi phí theo năm cũng tương đối phù hợp, cũng như sự phát triển của công nghệ thì việc sử dụng chữ ký số mềm cũng rất đáng được các doanh nghiệp xem xét. Chúc các bạn thành công!

LV.Thao

Nếu bạn chưa biết lựa chọn loại HĐĐT nào phù hợp, hay tham khảo thêm loạt bài hướng dẫn sau đây nhé:

Hoá đơn điện tử - Các bước tìm hiểu và lựa chọn hoá đơn điện tử phù hợp cho doanh nghiệp