Hướng dẫn viết hóa đơn giá trị gia tăng

-  Trong hoạt động bán hàng: là ngày chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa.

-  Trong hoạt động cung cấp dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ

-  Trong hoạt động xây dựng: là ngày nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình

-  Ghi đầy đủ họ tên người mua hàng, nếu người mua không lấy hóa đơn ghi rõ“người mua không lấy hóa đơn” hoặc “ người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mả số thuế”

-  Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của người mua

-  Ghi mã số thuế của đơn vị mua hàng

-  Ghi đầy đủ địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

-  Trường hợp viết tắt: Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

-  Ghi “CK” nếu thanh toán qua ngân hàng; ghi “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt; ghi “TM/CK” nếu chưa xác định hình thức thanh toán.

-  Lưu ý: Những hóa đơn có tổng trị giá thanh toán từ 20.000.000vnđ trở lên, bắt buộc phải thanh toán chuyển khoản thì người mua mới được khấu trừ thuế GTGT, hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

 -  Có thể bỏ qua hoặc ghi số tài khoản của đơn vị mua hàng.

 -  Ghi số thứ tự tăng dần của các loại hàng hóa, dịch vụ

 -  Ghi đầy đủ, chi tiết, chính xác tên hàng hóa bán ra như lúc mua vào (tên, ký hiệu, mã)

-  Ví dụ: Khi mua hàng hóa tên là “Máy vi tính Dell Latitude E7440” thì khi bán ra phải ghi là “Máy vi tính Dell Latitude E7440”

-  Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa bán ra, giống như khi mua vào (mua vào là “cái” thì bán ra phải ghi là “cái”). Khi có sự thay đổi đơn vị tính thì phải có bảng qui đổi có xác nhận của nhà cung cấp.

-  Ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra

-  Ghi giá bán của 1 đơn vị sản phẩm (giá chưa có thuế GTGT)

-  Ghi tổng số tiền = đơn giá x số lượng

-  Là tổng của các chỉ tiêu “Thành tiền”

-  Ghi mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ là 0%, 5%, 10%

-  Nếu hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo “ / “

-  Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung 1 hóa đơn.

-  Được tính = “Cộng tiền hàng” x “Thuế suất thuế GTGT”, trường hợp không chịu thuế thì gạch chéo “ / “

-  Được tính = “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”

-  Viết số tiền bằng chữ của chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán”

-  Lưu ý:

- Chỉ được làm tròn số lẻ đến hàng đơn vị (VD 1.980.354,6 đ = 1.980.355 đ hoặc 200.356,4 đ = 200.354 đ)

- Đồng tiền Ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam.

- Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

-  Người đi mua hàng ký và ghi rõ họ tên (nếu bán hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax … thì người mua hàng không phải ký nhưng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, qua Fax…).