Những thủ thuật hỗ trợ quyết toán nhanh không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm Kế toán 1A
Ngày 26/03/2020
Tháng 3 luôn là thời điểm bận rộn với tất cả kế toán. Với những bạn lựa chọn phần mềm Kế toán 1A là công cụ hỗ trợ quyết toán báo cáo tài chính, những thủ thuật xử lý đơn giản dưới đây sẽ giúp bạn hoàn tất các bước kiểm tra cuối cùng trước ngày nộp báo cáo gần kề. Cùng tham khảo và trải nghiệm với Kế toán 1A nhé!
A. Kiểm soát số liệu tại màn hình Cân đối tài khoản (tên gọi khác Cân đối phát sinh)
Kiểm tra số liệu ở bảng cân đối tài khoản là một bước rất quan trọng trong quá trình kiểm tra báo cáo tài chính. Vì vậy, chứng từ sau khi đã nhập hoàn tất vào phần mềm, việc đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra màn hình này bằng cách vào menu Báo cáo > Bảng cân đối tài khoản.
1. Kiểm tra bút toán kết chuyển của các tài khoản chi phí loại 5xx, 6xx, 7xx, 8xx
Các tài khoản được hiển thị chi tiết theo từng cột tương ứng Nợ/Có Đầu kỳ, Nợ/Có Phát sinh, Nợ/Có Cuối kỳ. Lúc này, bạn cần quan tâm đến các tài khoản loại 5xx (tài khoản doanh thu); 6xx, 7xx, 8xx (tài khoản chi phí), những tài khoản này vào cuối mỗi kỳ hạch toán cần được lập bút toán kết chuyển về 911 – xác định kết quả kinh doanh và lợi nhuận sau thuế. Việc lập bút toán kết chuyển đồng nghĩa các tài khoản loại 5xx, 6xx, 7xx, cột Nợ/Có Cuối kỳkhông còn hiển thị số liệu ở bảng cân đối tài khoản.
Các bước thao tác như sau:
- Chọn tham số: Kỳ / Quý / Năm.
- Bấm nút Bút toán KC.
- Bấm nút Thực hiện.
Sau khi phần mềm thực hiện xong, bấm nút Đọc dữ liệu để hệ thống cập nhật bút toán đã kết chuyển.
2. Báo đỏ chi tiết tại một tài khoản bất kỳ
Khi kiểm tra ở màn hình này, đôi khi bạn gặp hệ thống báo đỏ ở một tài khoản bất kỳ hoặc Tổng Nợ và Có cuối kỳ chưa cân vẫn báo đỏ, các bước kiểm tra trường hợp này như sau:
Đầu tiên, bạn bấm nút Kiểm tra và chốt số liệu để phần mềm tự động tính lại các công việc vào cuối mỗi kỳ.
Tiếp tục bấm Đọc dữ liệu, kiểm tra lại số liệu màn hình này.
- Trường hợp TK báo đỏ liên quan đến Quỹ (TK 111, 112)
- Vào menu Hệ thống > Thiết lập kế toán > Hệ thống tài khoản.
- Tìm đến tài khoản đang báo đỏ 112, xem tài khoản cấp cha, tài khoản cấp chi tiết. Chú ý đến đối tượng theo dõi các tài khoản này, cụ thể:
- TK cấp cha (TK 112): ô Tên đối tượng được để trống. Trường hợp, nếu ô đối tượng có gán tên đối tượng, cần nhấp chuột vào và xóa trắng.
- TK cấp chi tiết (TK 1121): ô Tên đối tượng- gán Tài khoản quỹ.
- Sau khi điều chỉnh, bấm nút Lưu để hoàn tất thao tác. Bấm nút Đọc dữ liệu ở màn hình CĐPS, tài khoản vừa điều chỉnh sẽ không còn báo đỏ.
- TK báo đỏ liên quan Công nợ (TK 131, 331): Các tài khoản này thường báo đỏ khi tài khoản được thiết lập “Số dư công nợ theo hóa đơn”. Với thiết lập này, bạn cần kiểm tra đối tượng khách hàng nào đang có lỗi khi thực hiện áp thanh toán chứng từ. Thao tác như sau:
- Nhấp phải chuột lên lưới bảng cân đối tài khoản, chọn Tổng hợp phát sinh theo đối tượng. Màn hình này liệt kê tất cả đối tượng khách hàng có hạch toán chứng từ.
- Tiếp tục nhấp phải chuột, chọn Kiểm tra. Lúc này, bạn chú ý đến các đối tượng khách hàng có cột Kiểm tra báo số tiền âm (). Với những khách hàng này cần quay lại kiểm tra việc áp thanh toán chứng từ.
3. Một số tiện ích xem nhanh màn hình bảng cân đối tài khoản
Ngoài ra, ở màn hình này bạn có thể xem nhanh Sổ chi tiết phát sinh của một tài khoản hoặc Tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng (báo cáo theo sơ đồ chữ T) bằng cách sử dụng menu chuột phải.
B. Thông báo kiểm soát lỗi hạch toán ở màn hình Home
1. GT. Cần tính lại giá thành từ kỳ
Thông báo này xuất hiện khi doanh nghiệp bạn có tính giá thành trên phần mềm. Việc kiểm soát lỗi giá thành tại kỳ thông báo, giúp bạn kiểm tra nhanh lỗi đó là gì.
- Nhấp đôi chuột vào thông báo này, phần mềm mở ngay đến màn hình thông báo lỗi, có thể là Kiểm kê SX, Phân bổ chi phí SX hoặc màn hình Tính giá thành.
- Mỗi màn hình báo lỗi, bạn chỉ cần bấm nút thực hiện Kiểm kê SX, Phân bổ kết chuyển, Tính giá thành.
2. KHO. Có phiếu xuất làm âm kho
Thông báo này hiển thị khi dữ liệu của bạn có phiếu xuất làm âm kho. Màn hình Tồn kho được mở ra, mã hàng làm âm kho sẽ có biểu tượng.
Bạn thực hiện điều chỉnh phiếu nhập/ xuất bằng cách:
- Màn hình Thẻ kho (của mã hàng âm kho), bạn nhấp đôi vào chứng từ, thực hiện mở khóa và điều chỉnh số lượng xuất phù hợp.
- Trường hợp ngày lập phiếu xuất và phiếu nhập cùng một ngày, bạn thực hiện kéo thả số chứng từ phiếu xuất trước số chứng từ của phiếu nhập.
3. QUỸ. Có phiếu chi làm âm quỹ
Thông báo này hiển thị khi dữ liệu của bạn có phiếu chi làm âm quỹ. Mở ra màn hình Quỹ, những phiếu chi làm âm quỹ sẽ báo đỏ.
Các bước điều chỉnh như sau:
- Nếu ngày lập chứng từ phiếu chi và phiếu thu cùng một ngày, thực hiện kéo thả số chứng từ phiếu thu trước số chứng từ phiếu chi.
- Điều chỉnh số tiền chi phù hợp với tồn quỹ tại thời điểm lập phiếu chi.
C. Kiểm tra bút toán khấu trừ thuế GTGT theo tháng / quý
Vào cuối mỗi tháng hoặc quý, kế toán cần kiểm tra bút toán khấu trừ thuế GTGT giữa tài khoản thuế mua vào và tài khoản thuế bán ra.Ở thao tác này rất nhiều bạn kế toán hay quên hoặc không biết cách thực hiện.
Để lập được tờ khai, bạn chỉ cần thực hiện 2 bước đơn giản:
- Vào màn hình Kê khai thuế, chọn Tờ khai thuế giá trị gia tăng (Mẫu số 01/GTGT) theo Tháng hoặc Quý, bấm nút Lập tờ khai.
- Kiểm tra số liệu của các chỉ tiêu có trên tờ khai, bấm nút Ghi sổ.
Phần mềm tự động lập bút toán khấu trừ thuế GTGT của tháng / quý vừa thực hiện, bấm nút Nợ / Có để kiểm tra.
Sau đó quay lại màn hình bảng cân đối tài khoản, chọn tham số xem báo cáo là tháng / quý, kiểm tra tài khoản thuế GTGT được khấu trừ.
Với những bước kiểm tra đơn giản ở trên phần nào đã giúp bạn hoàn chỉnh các số liệu báo cáo trước khi kết xuất sang phần mềm hỗ trợ kê khai thuế nộp báo cáo tài chính.
Hãy tham khảo thêm loạt bài hỗ trợ quyết toán của Kế toán 1A:
- Những kỹ năng và vấn đề cần lưu ý khi lập báo cáo tài chính trên phần mềm Kế toán 1A
- Hướng dẫn nhanh lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm trên Phần mềm Kế toán 1A
- Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2019 bằng phần mềm Kế toán 1A
Kế toán 1A chúc bạn một mùa quyết toán thành công.
HNTT.Thuý
