Hướng dẫn xử lý hóa đơn GTGT viết sai
Ngày 06/07/2016
Trong thực tế kế toán bán hàng, khi viết tay hoặc in hóa đơn giá trị gia tăng từ phần mềm kế toán đôi lúc sẽ gặp phải những trường hợp sai sót như sai tên, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng, tiền hàng, ... làm cho thông tin trên hóa đơn GTGT không chính xác. Hãy cùng Phần mềm Kế toán 1A tìm hiểu cách xử lý những trường hợp này theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và một số điều chỉnh theo Thông tư 26/2015/TT-BCT nhé.
Tùy trường hợp phát hiện trước hoặc sau khi giao hóa đơn cho khách hàng mà kế toán có thể xử lý theo nhiều cách khác nhau. Nếu hóa đơn đã được giao cho khách hoặc khách mua hàng không trực tiếp (trường hợp bán hàng qua điện thoại, qua mạng, fax,...) thì sẽ phải phát sinh văn bản điều chỉnh giữa hai bên mua và bán.
Các trường hợp cụ thể có thể gặp là:
Phát hiện lập hóa đơn sai khi chưa giao cho khách hàng
1. Gạch chéo các liên và giữ lại hóa đơn lập sai.
2. Xuất hóa đơn mới và giao cho khách hàng
Phát hiện lập hóa đơn sai khi đã giao hóa đơn nhưng hai bên chưa kê khai thuế
Khi phát hiện thông tin trên hóa đơn có sai sót thì liên hệ với bên còn lại để xác nhận và tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn sai.
1. Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai, người bán và người mua cùng ký tênvà mỗi bên giữ 1 bản. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.
2. Lập lại hóa đơn mới với ngày xuất là ngày làm biên bản thu hồi.
Phát hiện lập hóa đơn sai khi đã giao hóa đơn nhưng hai bên đã kê khai thuế
Trường hợp hóa đơn sai về tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST
- Chỉ lập biên bản điều chỉnh, không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp hóa đơn ghi sai các thông tin Ngày, tháng, năm; Tên hàng; Đơn vị tính; MST; Số tiền bằng chữ
1. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
2. Lập hóa đơn điều chỉnh các thông tin trên, trong đó:
- Ngày lập hóa đơn điều chỉnh là ngày trên biên bản điều chỉnh.
- Tại cột tên hàng hóa, dịch vụ, ghi "Điều chỉnh ..... ghi tại hóa đơn số ... ký hiệu ... ngày ... tháng ... năm". Các cột còn lại chỉ cần gạch chéo
- Không cần kê khai thuế hóa đơn điều chỉnh này mà chỉ cần giữ chung với biên bản thu hồi để giải trình sau này.
Trường hợp hóa đơn ghi sai Số lượng; Đơn giá; Thành tiền; Thuế; Thanh toán
1. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
2. Lập hóa đơn điều chỉnh
- Lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc hóa đơn điều chỉnh giảm tùy theo giá trị sai so với giá trị thực tế. Đồi với hóa đơn điều chỉnh giảm thì không ghi giá trị âm trên hóa đơn nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm theo giá trị điều chỉnh.
- Ngày lập hóa đơn điều chỉnh là ngày trên biên bản điều chỉnh.
- Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
