Cẩm nang tìm mua phần mềm kế toán (Phần 3)
Ngày 18/11/2019
Ở phần 1 và phần 2, chúng ta đã tìm hiểu các loại phần mềm kế toán trên thị trường theo quy mô cũng như tính phức tạp của phần mềm, khả năng tùy chỉnh, tối ưu hóa phần mềm cũng như các cách bảo vệ và kết nối dữ liệu. Trong phần cuối này, hãy cùng đánh giá các nền tảng hoạt động (máy tính, điện thoại, điện toán đám mây) cũng như các dịch vụ sau bán mà nhà cung cấp phần mềm có thể hỗ trợ bạn nhé.
Nền tảng hoạt động của phần mềm
Nói đơn giản, bạn cần tìm mua phần mềm sử dụng trên máy tính để bàn hay trên thiết bị cầm tay như điện thoại, máy tính bảng? Các phần mềm lớn thường được dùng trên máy tính để bàn và có thể kết hợp với điện thoại để thực hiện các nghiệp vụ đơn giản. Ngược lại, các phần mềm không có quá nhiều tính năng và xử lý đơn giản thường chạy trên nền tảng app như Android, iOS hoặc trên giao diện website (phần mềm kế toán đám mây). Nhu cầu về phần mềm của bạn đang ở mức nào?
|
|
Phần mềm máy tính |
Thiết bị cầm tay |
Website (phần mềm kế toán đám mây) |
|---|---|---|---|
|
Đặc điểm |
* Phần mềm được phát triển trên các nền tảng Windows, Linux, MacOS. |
* Phần mềm phát triển cho Android / iOS * Đơn giản, dễ sử dụng. * Có thể làm việc ở mọi nơi. |
* Phần mềm phát triển trên nền tảng website và dữ liệu được lưu trữ cũng như đồng bộ bằng công nghệ điện toán đám mây. * Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau. |
|
Chi phí |
* Chi phí đầu tư trung bình cao. |
* Đầu tư ban đầu không cao. |
* Không tốn tài nguyên công ty, đầu tư ban đầu không cao. |
|
Tính khả dụng |
* Độ phức tạp và khả năng xử lý dữ liệu cao. |
* Không hỗ trợ các quy trình phức tạp. |
* Độ phức tạp và khả năng xử lý dữ liệu không cao. |
|
Bảo mật |
* Công ty có thể tự quản lý dữ liệu của mình |
* Không quản lý được dữ liệu của công ty, hoặc nếu quản lý được thì tính bảo mật cũng không cao. |
* Không quản lý được dữ liệu công ty, độ bảo mật phụ thuộc vào nhà cung cấp, nhưng thường không cao. |
|
Khả năng phát triển |
* Có thể phát triển nhiều tính năng mới. |
* Khó phát triển tính năng mới do giới hạn về công nghệ, thiết bị. |
* Khó phát triển tính năng mới do giới hạn về công nghệ. |
|
Hệ thống ERP |
x |
|
|
|
PM KTTC |
x |
|
x |
|
PM bán hàng |
x |
x |
x |
Khi phần mềm có vấn đề, ai sẽ là người hỗ trợ bạn?
Nếu bạn đặt vấn đề chi phí lên đầu tiên, thì câu hỏi có thể sẽ thành bạn có cần người hỗ trợ hay không, vì thông thường các phần mềm sẽ tính thêm một khoản phí hỗ trợ và bảo trì phần mềm định kỳ hoặc lúc bạn cần hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu bạn xem trọng các dữ liệu, thông tin của công ty mình thì hãy hỏi thêm: ai hay những ai sẽ hỗ trợ bạn, khi nào và như thế nào.
|
|
Nhân sự phụ trách |
Tổng đài |
|---|---|---|
|
Đặc điểm |
* Người sử dụng liên hệ với người phụ trách riêng để được hỗ trợ. |
* Người sử dụng gọi điện lên tổng đài được cung cấp khi mua để được nhân viên tổng đài hỗ trợ. |
|
Thời điểm hỗ trợ |
* Luôn được hỗ trợ khi phát sinh vấn đề. Tuy nhiên, bạn chỉ nên hỏi các vấn đề có tính cấp bách ngoài giờ làm việc. |
* Không hỗ trợ ngoài giờ làm việc. |
|
Tốc độ hỗ trợ |
* Công việc được xử lý nhanh do người phụ trách hiểu các vấn đề bạn thường gặp phải. |
* Các vấn đề rắc rối bị xử lý gián đoạn do nhân viên hỗ trợ được chọn ngẫu nhiên. Bạn có thể sẽ phải trình bày lại vấn đề đang gặp phải nếu gặp nhân viên hỗ trợ khác. |
|
Thời gian hỗ trợ |
* Có thể phải chờ đợi khi nhân sự phụ trách đang có công việc khác. |
* Có nhiều người hỗ trợ, thời gian hỗ trợ nhanh. |
|
Chi phí |
* Cần đóng phí hỗ trợ định kỳ. Tuy vậy chi phí này thường bao gồm cả dịch vụ bảo trì dữ liệu cho công ty bạn. |
* Không cần đóng phí hỗ trợ định kỳ vì thông thường chi phí sẽ được tính trong phí điện thoại. Nếu bạn cần bảo trì dữ liệu, có thể sẽ bị tính phí riêng. |
|
Hệ thống ERP |
x |
x |
|
PM KTTC |
x |
x |
|
PM bán hàng |
x |
x |
Trên đây là những yếu tố cơ bản bạn nên quan tâm khi tìm mua phần mềm, dù là phần mềm lớn như hệ thống ERP hay phần mềm kế toán tài chính, phần mềm bán hàng. Tùy theo ngành nghề hoạt động mà các yếu tố này sẽ thay đổi và bạn có thể đào sâu thêm các yêu cầu đặc thù của công ty mình. Tuy vậy, hãy đặt câu hỏi về những vấn đề này không chỉ trong hiện tại, mà cả trong tương lai gần và tương lai rất xa nữa.
Chúc bạn tìm được phần mềm ưng ý cho mình.
NTT.Hà
