Những sai lầm dễ mắc phải khi lựa chọn phần mềm quản lý kho
Ngày 28/10/2019
Phần mềm quản lý kho không còn là khái niệm xa lạ đối với các doanh nghiệp thương mại có nhu cầu quản lý nhập – xuất – tồn hàng hóa. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có định hướng đúng trước khi bắt tay vào tìm kiếm một hệ thống quản lý thông minh, hỗ trợ tối ưu cho công việc của mình. Dĩ nhiên, để không mất nhiều thời gian và nhức đầu suy nghĩ, bạn rất cần tư vấn của những nhân viên giàu kinh nghiệm. Hãy dành thời gian tham khảo những gợi ý của Kế toán 1A nhé!
I. Năm sai lầm dễ thấy khi lựa chọn phần mềm quản lý kho
1. Đưa ra quá nhiều yêu cầu khi chưa thực sự hiểu mình cần gì và muốn gì
Đừng chỉ đưa ra yêu cầu chung chung khi tìm mua một giải pháp quản lý. Bạn phải nắm rõ yêu cầu, mong muốn của mình và đặc thù của doanh nghiệp, nếu không, bạn không thể chọn được một phần mềm kế toán phù hợp.
Chẳng hạn như trong quản lý kho, bạn phải lưu ý đến:
- Số lượng mã hàng hiện tại và mở rộng trong tương lai;
- Số lượng hàng hóa tính toán có lẻ hay không, lẻ đến mấy con số;
- Quy đổi đơn vị nhập – xuất thế nào;
- Có quản lý tồn kho theo lô, theo hạn sử dụng hay không;
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho mà công ty đang sử dụng;
2. Muốn càng nhiều tính năng càng tốt
Khi nghe nhân viên tư vấn giới thiệu tất cả các tính năng ưu việt của phần mềm mà họ chào bán, hẳn bạn sẽ thấy thích thú. Tuy nhiên bạn cần nhớ rằng, càng nhiều tính năng sẽ đi đôi với việc quản lý và vận hành càng phức tạp, chi phí càng cao.
Thực ra, một phần mềm nhiều tính năng chưa chắc đã là phần mềm hiệu quả và phù hợp. Quan trọng nhất vẫn là hiệu quả mà phần mềm đem lại cho bạn trong công tác quản lý và giúp cho hoạt động nhập - xuất hàng hóa nhanh chóng, chính xác.
3. Chưa trang bị kiến thức để sử dụng hiệu quả phần mềm
Nếu là “tay ngang” thì bạn sẽ khó mà sử dụng hiệu quả phần mềm cũng như hiểu được quy trình tính toán số liệu, biết được tính đúng đắn của báo cáo, … Ít nhất bạn phải có kiến thức cơ bản về kế toán, tài chính, nếu muốn thông thạo một hệ thống phần mềm quản lý kho.
Tuy nhiên, một số phần mềm quản lý kho như phần mềm Kế toán 1A, với giao diện thân thiện và hỗ trợ định khoản, sẽ hỗ trợ tốt cho người dùng có ít nghiệp vụ chuyên môn. Nếu bạn thuộc nhóm này thì có thể cân nhắc đến Kế toán 1A hoặc các phần mềm tương tự.
4. Chưa coi trọng tính bảo mật dữ liệu
Phần mềm quản lý kho thường liên kết chặt chẽ với phần mềm quản lý bán hàng. Nếu tính bảo mật của phần mềm không tốt, khả năng cao là dữ liệu về doanh số, lợi nhuận cũng như danh sách khách hàng của bạn sẽ không được đảm bảo.
Do vậy, khi lựa chọn, bạn cũng cần lưu ý đến việc phần mềm của bạn cần sử dụng online hay offline; dữ liệu sẽ được đặt tại máy chủ công ty bạn hay máy chủ khác; cũng như độ tin cậy và uy tín của đối tác cung cấp phần mềm.
5. Không tính toán đến quy mô và sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp
Về vấn đề chi phí mua phần mềm, tiết kiệm chưa chắc đã hay. Nếu bạn chưa tính toán nghiêm túc về việc mở rộng quy mô trong tương lai của doanh nghiệp mình mà chỉ khăng khăng dùng bản đóng gói để tiết kiệm chi phí thì có thể bạn đã mắc sai lầm lớn.
Sau này, khi quy mô công ty mở rộng cùng với lượng dữ liệu lớn hơn, quy trình quản lý khác biệt hơn, thì việc đầu tư lại một phần mềm mới không chỉ tốn kém mà còn rất bất cập vì số liệu không được liên tục giữa 2 phần mềm cũ và mới. Dĩ nhiên sẽ có sai sót xảy ra và làm bạn mệt mỏi hơn nhiều.
II. Bốn điểm quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm quản lý kho
1. Dễ sử dụng
Đối với một hệ thống phần mềm, điểm đáng lưu ý đầu tiên phải kể đến chính là giao diện và cách dùng.
Giao diện thân thiện, bố cục rõ ràng, trực quan, dễ theo dõi sẽ đem lại ấn tượng đầu tiên khi sử dụng phần mềm. Thường thì các báo cáo phải được tổng hợp ở trang chính và cập nhật thay đổi theo thời gian thực nhằm đơn giản hóa việc xem dữ liệu và giúp người dùng đưa ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn.
Một phần mềm quản lý kho đơn giản sẽ giúp tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên, người dùng cũng tốn ít thời gian hơn cho các thao tác sử dụng, thiết lập, … Nhờ vậy, họ có thể nhanh chóng thích nghi với những thay đổi, dễ dàng khai thác đầy đủ tính năng của hệ thống và hiển nhiên năng suất làm việc cũng sẽ tăng cao.
2. Khả năng kết nối và tính linh hoạt
Một phần mềm quản lý kho ưu việt còn cần đến khả năng kết nối và sự linh hoạt, tùy biến trong thiết kế.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc muốn kết nối dữ liệu giữa các bộ phận, phần mềm quản lý kho cũng bắt buộc phải được kết nối với các phần mềm khác như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán, … Nếu hệ thống của bạn chỉ có thể làm việc độc lập mà không thể kết nối và truy xuất dữ liệu giữa các bộ phận trong tổ chức, thì rõ ràng không thể gọi là một phần mềm ưu việt. Lúc này, bạn có thể sẽ mất nhiều thời gian để tập hợp dữ liệu và tìm các con số thống kê.
Tính linh hoạt của phần mềm cũng rất quan trọng. Vì mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù trong cách thức vận hành và quản lý, nếu phần mềm chỉ đóng gói và không thể tùy chỉnh thì chưa chắc đã phù hợp cũng như đáp ứng những yêu cầu khắt khe trong công tác quản lý. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý, nếu lựa chọn các phần mềm đóng gói thì khi yêu cầu chỉnh sửa có thể sẽ phát sinh chi phí cao hơn bạn dự tính.
3. Chi phí đầu tư
Chi phí cho phần mềm phụ thuộc nhiều vào yêu cầu của doanh nghiệp. Bạn cần phải nắm rõ mục đích khi mua phần mềm: giúp giải quyết vấn đề gì, cải thiện được bao nhiêu % hiệu suất làm việc, tiết kiệm được bao nhiêu % chi phí, …? Từ đó, bạn liệt kê chi tiết các vấn đề kể trên và yêu cầu báo giá từ các doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm.
Số lượng người dùng đồng thời, phí triển khai cài đặt, phí bảo trì hàng năm, phí phải trả thêm khi có thay đổi theo chính sách quản lý của nhà nước, … cũng là những vấn đề bạn cần được biết trước để tránh bất ngờ khi chi phí đầu tư cho phần mềm cao hơn ngân sách cho phép.
4. Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ
Không phải lúc nào bạn mua phần mềm về cũng có thể sử dụng được ngay, tùy vào độ phức tạp của hệ thống và khả năng của nhân viên mà việc triển khai có thể kéo dài vài ngày hoặc vài tháng, thậm chí đến cả năm trời.
Ngoài ra, trong quá trình sử dụng sau này, cũng có không ít vấn đề phát sinh, nếu không có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tình, e rằng các vấn đề của bạn khó được giải quyết thỏa đáng. Vậy nên, việc hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng cũng là một vấn đề quan trọng mà bạn không nên bỏ qua khi chọn mua phần mềm quản lý kho.
Lựa chọn một công cụ quản lý phù hợp với chi phí phải chăng chưa bao giờ là việc dễ dàng. Vậy nên, đừng vội vàng đưa ra quyết định khi chưa hiểu rõ nhu cầu quản lý của mình cũng như chưa tham khảo qua vài phần mềm hiện có trên thị trường.
Nếu cần tư vấn về phần mềm kế toán có thể quản lý tồn kho, đừng ngần ngại gọi cho TTSOFT 028.3848.9975, chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn.
>>>Xem thêm: Phần mềm quản lý công nợ
LT.Thái
