Kế toán 1A- Phần mềm hiệu quả cho kế toán kho dùng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngày 18/11/2019

Hàng tồn kho là bộ phận tài sản có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng, có thể duy trì liên tục và cũng có thể tồn tại trong khoảng thời gian ngắn. Vì vậy, công việc của kế toán kho cũng đóng một vai trò không nhỏ, nhằm giúp doanh nghiệp quản lý sổ sách hàng hóa được chi tiết và chính xác, tránh những rủi ro mất mát có thể xảy ra. Bài viết sau đây sẽ gợi ý cho bạn các công việc cần làm của kế toán kho và sử dụng phần mềm Kế toán 1A trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Công việc của kế toán kho

Mỗi ngày khi có phát sinh nghiệp vụ, kế toán cần lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ như:

• Lập phiếu nhập kho hàng hóa, vật tư (đi kèm là các chứng từ đầu vào: Hợp đồng, hóa đơn GTGT mua vào, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển của đơn vị bán hàng, …)
• Lập phiếu xuất kho hàng hóa, vật tư (đi kèm là các chứng từ đầu ra: Hóa đơn GTGT bán ra, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ..)
• Theo dõi quá trình nhập/xuất hàng vào kho, lập biên bản xác minh chi tiết từng thời điểm nhập/xuất hàng.
• Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý các trường hợp thiếu hụt vật từ hàng hóa.
• Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho với kế toán.
• Lập báo cáo nhập, xuất, tồn theo tháng, quý, năm.

Hướng dẫn lập chứng từ phát sinh nghiệp vụ kho trong phần mềm Kế toán 1A

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày chủ yếu theo dõi quản lý thu/chi, công nợ, hàng tồn kho, lập báo cáo thuế vào mỗi quý và báo cáo tài chính cho năm. Vì vậy, việc lựa chọn và quyết định sử dụng phần mềm, cần đáp ứng được các tiêu chí trên.

Phần mềm Kế toán 1A cung cấp hình thức sổ kế toán tự động, các nghiệp vụ được thiết lập sẵn định khoản Nợ/Có, do đó bạn sẽ dễ dàng lập nhanh chứng từ. Ngoài ra, các chức năng tính giá xuất kho, khấu hao, chênh lệch tỷ giá, tính và chuyển số dư tài khoản kỳ sau … được thực hiện hoàn toàn tự động mà không cần chờ bạn bấm nút.

Phân loại các nghiệp vụ nhập, xuất, chuyển kho

Để ghi nhận các nghiệp vụ nhập xuất kho hàng hóa, phần mềm kế toán 1A hỗ trợ lập các loại phiếu chứng từ:

• Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
• Hóa đơn mua hàng kiêm phiếu nhập kho.
• Phiếu nhập kho.
• Phiếu xuất kho
• Phiếu chuyển kho.

Ở mỗi loại phiếu, các nghiệp vụ cơ bản nhất được phần mềm thiết lập sẵn, phần mềm kế toán kho có thể dùng ngay để lập chứng từ mà không bận tâm đến định khoản nợ/có.

Phiếu nhập kho – có các nghiệp vụ:

• Nhập kho thành phẩm từ sản xuất
• Nhập lại kho NVL từ SX
• Nhập hàng mua chưa lấy hóa đơn
• Nhập hàng ký gửi
• Nhập khác

Phiếu xuất kho - có các nghiệp vụ:

• Xuất kho NVL cho sản xuất
• Xuất kho vật tư cho SX chung
• Xuất vật tư cho lắp đặt, chạy thử, sửa chữa TSCĐ
• Xuất vật tư - chi phí Bán hàng
• Xuất vật tư - chi phí Quản lý
• Xuất kho và ghi tăng CCDC
• Xuất trả hàng mua chưa có hóa đơn

Phiếu chuyển kho - có các nghiệp vụ:

• Chuyển kho

Lập chứng từ nghiệp vụ kho trong phần mềm Kế toán 1A

Với các nghiệp vụ được phần mềm gợi ý ở trên, khi lập chứng từ kế toán chỉ cần chọn đúng nghiệp vụ. Các bước thực hiện.

• Tạo phiếu nhập/xuất kho.
• Nhập thông tin chung phiếu: đơn vị nhận vật tư, họ tên người giao, kho, ngày nhập, diễn giải, …
• Chọn tên nghiệp vụ cần lập.
• Nhập thông tin chi tiết hàng hóa: nhập tên hàng, mã hàng, số lượng, tài khoản, đối tượng, ..
• Bấm Ghi sổ chứng từ để hoàn tất nhập liệu.
• Bấm nút Nợ/Có để kiểm tra hạch toán của nghiệp vụ.

Những tiện ích lý tưởng khi dùng phần mềm Kế toán 1A

• Màn hình quản lý Tồn kho: phản ánh đầy đủ thông tin nhập/xuất/tồn tất cả hàng hóa và của các kho. Kế toán có thể lựa chọn tham số để xem báo cáo: tháng/quý/năm, tên kho, chủng loại, tài khoản.
• Hiển thị cảnh báo cho các mặt hàng âm kho (biểu tượng màu đen): với mặt hàng âm kho, kế toán nhấp đôi chuột vào biểu tượng. Ở màn hình Thẻ kho, thực hiện điều chỉnh chứng từ làm âm kho.
• Truy xuất về chứng từ gốc ở một số màn hình báo cáo, sẽ giúp cho kế toán thao tác nhanh khi cần điều chỉnh chứng từ.
• Điều chỉnh tồn kho chỉ bằng thao tác kéo thả chứng từ nhập lên trước chứng từ xuất (chứng từ trong cùng một ngày).
• Tự động tính giá xuất kho theo các phương pháp phần mềm hỗ trợ: bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ, nhập trước xuất trước.
• Lập nhanh chứng từ nhập/xuất bằng cách Đọc từ excel (theo mẫu quy định Kế toán 1A).

HNTT.Thúy