Các công việc cần làm của một kế toán nhà hàng, khách sạn

Ngày 07/09/2020

Làm kế toán cho lĩnh vực kinh doanh nhà hàng, khách sạn là một công việc tưởng chừng như rất đơn giản vì phần doanh thu đơn thuần chỉ là cung cấp dịch vụ. Nhưng thực tế, phần xác định chi phí và tính giá thành sản phẩm mới chính là phần khó khăn nhất khi làm kế toán trong lĩnh vực này. Hãy cùng phần mềm kế toán 1A tìm hiểu những đặc thù riêng của ngành nhà hàng, khách sạn và các công việc cần làm của một kế toán trong ngành “công nghiệp không khói” này nhé.

phần mềm kế toán nhà hàng khách sạn

I. Đặc điểm doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nhà hàng, khách sạn

Đặc thù trong việc xác định doanh thu

Doanh thu của loại hình kinh doanh khách sạn, nhà hàng chủ yếu đến từ dịch vụ lưu trú, cho thuê phòng ngủ và dịch vụ ăn uống, ngoài ra còn có thêm một số dịch vụ khác đi kèm như giặt ủi, giữ xe, bán hàng lưu niệm, karaoke,… Một số khách sạn còn cung cấp thêm một vài gói du lịch ngắn hạn trong ngày, kế toán cần xác định đó là tour của chính khách sạn hay chỉ là tour bán hộ một công ty du lịch để xác định đúng doanh thu cho khách sạn của mình.

Bên cạnh đó, bạn cần lưu ý giá dịch vụ trong các khách sạn, nhà hàng đã bao gồm tất cả các khoản thuế (thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt,…) và các loại phí dịch vụ hay chưa để ghi nhận doanh thu cho chính xác.

Đặc thù trong phần quản lý kho

Việc quản lý hàng hóa trong kế toán nhà hàng thường được chia làm 02 nhóm:

Nhóm thứ nhất - hàng chuyển bán: là các hàng hóa có thể bán trực tiếp cho khách hàng mà không cần phải qua chế biến. Nhóm hàng này thường được quản lý kho tương tự với các doanh nghiệp thương mại, có tồn kho và tính giá xuất kho theo các phương pháp hàng tồn kho thông thường như bình quân tức thời, nhập trước xuất trước, …
Nhóm thứ hai - hàng tự chế: là các hàng hóa, vật tư cần phải qua khâu chế biến tại nhà hàng thành các món ăn, sau đó mới có thể phục vụ cho khách hàng. Nhóm hàng này không có tồn kho vì sản phẩm chế biến xong không được lưu trữ lâu, cũng như nguyên vật liệu dùng để chế biến cũng có thời hạn lưu trữ không lâu. Nhóm hàng này được tính giá vốn tương tự như với doanh nghiệp sản xuất tuy nhiên chu kỳ sản xuất của hoạt động này thường ngắn và không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán còn cần kết hợp với việc quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu (NVL) theo từng món ăn khi xuất kho.

Đặc thù trong quản lý định mức nguyên vật liệu và tính giá thành sản phẩm

Đây là vấn đề phức tạp và làm tốn nhiều thời gian nhất cho nhân viên kế toán ngành nhà hàng.

Kế toán cùng với quản lý nhà hàng cần phải họp bàn và lập định mức cho từng món ăn, lưu trữ các phiên bản định mức khác nhau theo thời gian (hàng tháng, hàng quý, …) để có thể hoạch định được kế hoạch mua NVL cụ thể. Nếu không kiểm soát được NVL xuất dùng thì rất dễ xảy ra tình trạng lãng phí hoặc thất thoát.

Ngoài chi phí nguyên liệu tiêu hao, bạn còn cần nắm thêm một số chi phí liên quan như: nhân công, ga, điện, gia vị thực phẩm liên quan đến chế biến món ăn,… để có thể tính được giá thành cho mỗi món ăn cụ thể.

Đặc thù về các loại chi phí phát sinh

Hóa đơn đầu vào thông thường là chi phí quản lý doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, tiền điện thoại, tiền internet, …

Theo dõi và phân bổ CCDC cũng như khấu hao TSCĐ là công việc rất quan trọng và cần sự cẩn thận bởi vì nhà hàng khách sạn thường có rất nhiều loại CCDC và TSCĐ khác nhau (như các loại chén dĩa, bàn ghế, …) cần phân bổ và khấu hao tính vào chi phí.

Các chi phí chung như chi phí điện nước, gas cần được phân bổ cho các loại dịch vụ khác nhau.

Chi phí lương cũng là vấn đề cần lưu tâm vì thông thường tại nhà hàng nhân viên thường làm theo ca trực. Bạn có thể phân biệt các phòng ban như bộ phận lễ tân, bộ phận dọn phòng, bộ phận bếp, bộ phận quản lý,… khi xây dựng bản lương để xác định đúng chi phí nào sẽ tham gia vào quá trình sản xuất thành phẩm, chi phí nào tham gia vào quá trình cung cấp dịch vụ,…

II. Quy trình làm kế toán nhà hàng khách sạn

Sau đây là một số công việc cụ thể của bộ phận kế toán trong nhà hàng, khách sạn:

1. Kế toán kho - nhập/xuất NVL, hàng hóa

Nhiệm vụ của kế toán kho là theo dõi hàng hoá xuất nhập, kiểm soát hàng tồn kho:

Định kỳ kiểm tra số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
Hàng tháng, kết hợp cùng thủ kho kiểm kê số lượng hàng hoá tồn thực tế trong kho, bếp, minibar và báo cáo Giám đốc.
Những mặt hàng tươi sống cần có kế hoạch tồn kho, mua hàng phù hợp.
Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua hàng.
Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ xuất nhập theo quy định của công ty.
Hàng ngày nhập các chứng từ vào phần mềm.
Có kế hoạch đôn đốc các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng hạn để phục vụ cho việc lập kế hoạch và lên các báo cáo.
Tổ chức lưu trữ các chứng từ xuất/nhập.
Báo cáo kịp thời khi phát hiện các sai phạm trong quá trình xuất nhập không đúng theo nguyên tắc kế toán.

Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng:

Xem xét số lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho quy định của Nhà hàng.
Xem xét số lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng đã quy định.
Báo cáo và có hướng xử lý với Trưởng bộ phận về các trường hợp không thực hiện đúng định mức tồn kho và số lượng đặt hàng, hoặc có những biến động đột xuất.

2. Kế toán mua hàng và thanh toán (công nợ)

Kiểm soát giá cả hàng hoá mua vào:

Thu thập báo giá của nhà cung cấp.
Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp.
Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với hàng hoá mua ngoài.

Lập kế hoạch thu mua hàng hóa:

Lập các kế hoạch thu mua hàng hóa để kế toán thanh toán lên kế hoạch tài chính cho phù hợp tránh các tình trạng thiếu hàng và thiếu tiền.
Các mặt hàng hoá là nông sản, hải sản, thủy sản thường khó có hóa đơn chứng từ do thường mua ở chợ hoặc của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra. Vì vậy, kế toán cần lập Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN khi mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm). Trên thực tế, các mặt hàng này vẫn lấy được hóa đơn nếu bạn mua ở các siêu thị nhưng giá cả sẽ đắt hơn cho so với giá cả ngoài thị trường. Nếu mua hàng hóa có hóa đơn ở các siêu thị thì phải có các yếu tố ràng buộc: đặt cọc ký quỹ, lấy hàng cũng phải theo quy trình thủ tục, các vấn đề công nợ tồn đọng và thủ tục trả lại hàng nếu phát sinh cũng sẽ trở nên phức tạp theo quy định của họ,….

3. Kế toán quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ

Theo dõi số lượng tài sản, công cụ mua về và xuất dùng.
Hỗ trợ kế toán thanh toán trong việc thanh toán cho nhà cung cấp.
Theo dõi số lượng công cụ tăng giảm định kỳ hàng tháng (như bể vỡ, hỏng hóc, mua mới, …)
Đánh giá tình trạng công cụ hư hỏng hàng tháng có kế hoạch mua mới thay thế.
Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí.
Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.

4. Kế toán giá thành

Tính định mức tiêu hao NVL:

Phối hợp với bếp trưởng hoặc chủ doanh nghiệp (công ty nhỏ) để lập định mức chi tiết NVL cho các món ăn.
Tính định mức tiêu hao với nhiều loại nguyên vật liệu thay thế.
Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ như các loại gia vị, dầu ăn, …
Kiểm tra định kỳ việc tiêu hao vật tư từ bếp.
Lưu trữ định mức NVL để làm căn cứ tính giá thành món ăn đồng thời cũng làm căn cứ để giải trình cơ quan thuế sau này.

Tính giá thành món ăn:

Từ định mức số lượng/khối lượng NVL chi tiết, thông tin nhập xuất kho NVL, và thông tin thành phẩm hoàn thành,… kế toán tiến hành tính giá vốn tương ứng cho món ăn.
Tính giá thành theo từng đoàn khách lưu trú.
Từ giá vốn có thể áp giá bán cho phù hợp để đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận.

5. Kế toán doanh thu và thủ quỹ

Ghi nhận và kiểm tra thanh toán hằng ngày.
Quản lý khách hàng thanh toán chậm.
Xuất hóa đơn trong ngày.

6. Các loại báo cáo của kế toán nhà hàng, khách sạn

Ngoài việc lập các báo cáo theo quy định của bộ tài chính, kế toán nhà hàng, khách sạn cần lập một số báo cáo quản trị nhằm phân tích, đánh giá chính xác về doanh thu, chi phí như:

Báo cáo hiệu quả kinh doanh theo bộ phận và mặt hàng.
Báo cáo hiệu quả kinh doanh theo bộ phận và đơn hàng.
Báo cáo chi phí bán hàng.
Báo cáo tiêu hao nguyên liệu.
Bảng kê chi tiết số lượng bán hàng tháng.
Bảng kê chi tiết doanh thu hàng tháng.
Các báo cáo đặc thù khác…

Có thể thấy công việc của một kế toán nhà hàng bao gồm công việc tổng hợp của các kế toán sản xuất, kế toán thương mại và kế toán dịch vụ. Để có thể giảm tải thời gian, chi phí và công sức của kế toán, cũng như hỗ trợ kế toán trong công việc, việc sử dụng phần mềm kế toán nhà hàng ăn uống, khách sạn đang là lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp.

Với phần mềm kế toán 1A, mọi hoạt động của nhà hàng, khách sạn đều có thể được ghi nhận, liệt kê chi tiết và cập nhật tự động vào các loại báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Việc định lượng nguyên vật liệu và tính giá thành món ăn, đơn hàng, cũng có thể thực hiện đơn giản hơn.

Phần mềm kế toán 1A còn có tính năng tự động tính giá xuất kho, tự động khấu hao TSCĐ và phân bổ CCDC, theo dõi quản lý công nợ, quản lý giá bán, kê khai thuế, tích hợp hóa đơn điện tử,… hỗ trợ nhà hàng, khách sạn của bạn có thể hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Nếu cần tư vấn về phần mềm kế toán 1A, đừng ngần ngại gọi cho chúng tôi theo số 028.3848.9975, TTSOFT luôn sẵn sàng phục vụ bạn.

NTB.Liên