Phần mềm kế toán dành cho Hộ Kinh doanh cá thể
Ngày 11/10/2021, Bộ tài chính ban hành thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, là sự thay đổi có tính chất bước ngoặt về công tác hạch toán kế toán cũng như kê khai thuế. Đối tượng áp dụng thông tư này là các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai theo quy định của pháp luật về thuế.
Bài viết này nhằm giúp các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nắm rõ được các nội dung quan trọng của quy định này đồng thời đưa ra một số ý kiến về việc ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Một số lưu ý về chế độ kế toán hộ kinh doanh
- Đối tượng áp dụng của thông tư 88/2021/TT-BTC là các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
- Trong tổ chức công tác kế toán thì: Việc bố trí người làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh do người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quyết định. Người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể bố trí cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của mình làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc bố trí người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản kiêm nhiệm làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện chế độ kế toán hướng dẫn tại Thông tư này hoặc được lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ cho phù hợp với nhu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
- Sổ sách kế toán: Nội dung sổ kế toán, việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được vận dụng theo quy định tại Điều 24, Điều 25, Điều 26 Luật Kế toán và thực hiện theo hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục của thông tư 88/2021/TT-BTC.
Hướng dẫn làm sổ sách kế toán hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng các sổ kế toán theo danh mục sau đây:
| STT | Tên sổ kế toán | Ký hiệu |
|---|---|---|
| 1 | Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Mẫu số S1- HKD |
| 2 | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Mẫu số S2-HKD |
| 3 | Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh | Mẫu số S3-HKD |
| 4 | Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN | Mẫu số S4-HKD |
| 5 | Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động | Mẫu số S5-HKD |
| 6 | Sổ quỹ tiền mặt | Mẫu số S6-HKD |
| 7 | Sổ tiền gửi ngân hàng | Mẫu số S7-HKD |
Phương pháp ghi sổ kế toán
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1-HKD)
Sổ này dùng để ghi chép chi tiết các hóa đơn chứng từ bán hàng, ghi nhận doanh thu theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng mức thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) như nhau để làm căn cứ cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNCN đối với ngân sách nhà nước (NSNN) theo quy định của pháp luật thuế. Danh mục nhóm ngành nghề tính thuế GTGT, thuế TNCN tỷ lệ % doanh thu đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được quy định cụ thể tại phụ lục I của thông tư 40/2021/TT-BTC ban hành ngày 01/06/2021.
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2-HKD)
Sổ này dùng để ghi chép chi tiết chứng từ nhập, xuất cho từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Trong đó, đơn giá nhập kho của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho. Đơn giá xuất kho của từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa có thể tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ hoặc phương pháp nhập trước xuất trước.
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Mẫu số S3-HKD)
Sổ này dùng để ghi chép các chứng từ chi phí sản xuất kinh doanh, các chi phí được tập hợp theo các yếu tố sản xuất kinh doanh của từng địa điểm kinh doanh bao gồm: chi phí nhân công; chi phí điện; chi phí nước; chi phí viễn thông; chi phí thuê kho bãi, mặt bằng kinh doanh; chi phí quản lý; chi phí khác.
Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN (Mẫu số S4-HKD)
Sổ này dùng để theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN để theo dõi các khoản thuế, phí ... mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào NSNN. Trong đó hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải mở sổ này chi tiết theo từng sắc thuế như thuế GTGT, thuế TNCN... Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan ghi nhận số thuế phải nộp, số thuế nộp từng lần để ghi chép vào sổ kế toán này.
Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động (Mẫu số S5-HKD)
Căn cứ vào các chứng từ kế toán có liên quan đến tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương để hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ghi sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động.
Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S6-HKD)
Sổ quỹ tiền mặt dùng để theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ để ghi sổ quỹ tiền mặt.
Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu số S7- HKD)
Sổ tiền gửi ngân hàng dùng để theo dõi chi tiết tiền gửi tại từng ngân hàng theo từng số hiệu tài khoản giao dịch của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (Mỗi tài khoản tại từng ngân hàng được mở một sổ tiền gửi ngân hàng riêng). Căn cứ để ghi sổ là các giấy báo Nợ, báo Có hoặc bảng sao kê của ngân hàng để ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
Sử dụng phần mềm kế toán hộ kinh doanh chuyên nghiệp
Ưu và nhược điểm khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán
Hiện nay ứng dụng phần mềm vào quản lý, kế toán dần trở nên phố biến hơn. Các phần mềm này được xem như công cụ hỗ trợ đắc lực, không thể thiếu trong công việc quản lý hàng ngày. Vậy ứng dụng phần mềm vào kế toán hộ kinh doanh có những ưu nhược điểm gì.
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế toán hộ kinh doanh
- Hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ kế toán: Việc này cũng khá quan trọng do đặc thù của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người làm kế toán có thể không có chuyên môn về nghiệp vụ , nên việc dùng phần mềm kế toán với các nghiệp vụ tự động hóa sẽ là điều rất cần thiết.
- Tiết kiệm được thời gian, giảm trừ được sai sót: điều này thì tất nhiên rồi, thay bằng việc bạn phải bỏ ra rất nhiều thời gian để làm các phiếu thu, chi, nhập xuất, rồi sau đó phải ghi chép vào các sổ kế toán. Chưa kể trong quá trình làm thủ công tiềm ẩn rất nhiều sai sót sau mỗi thao tác, thì việc ứng dụng phần mềm với chi phí bỏ ra hợp lý sẽ cho thấy sự hiệu quả hơn rất nhiều.
- Có sẵn đầy đủ sổ sách báo cáo theo chế độ kế toán: đa phần các phần mềm kế toán dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hiện nay đều đáp ứng đầy đủ sổ sách kế toán theo quy định tại thông tư 88/2021/TT-BTC. Ngoài ra khi sử dụng phần mềm kế toán thì bạn có thể xem số liệu sổ sách báo cáo bất kỳ lúc nào, so với việc làm thủ công thì phải mất nhiều thời gian mỗi khi cần số liệu phục vụ công tác quản lý kinh doanh, báo cáo với cơ quan thuế, cơ quan nhà nước.
- Luôn được các nhà cung cấp phần mềm cập nhật đầy đủ, nhanh chóng, thường xuyên các quy định mới của pháp luật, các biểu mẫu thay đổi (nếu có).
Nhược điểm khi sử dụng phần mềm kế toán hộ kinh doanh
- Bên cạnh các ưu điểm thì cũng có một số nhược điểm nhỏ khi sử dụng phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là: do thường là phần mềm đóng gói được các nhà cung cấp thiết kế sẵn cho hầu hết tất cả các lĩnh vực kinh doanh sử dụng, vì vậy một số yêu cầu mang tính đặc thù riêng của các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ không có trong phần mềm này.
Phần mềm kế toán hộ kinh doanh miễn phí
Hiện nay với sự bùng nổ của internet thì bạn không khó để tìm cho mình một phần mềm kế toán, hoặc một file excel nào đó miễn phí để làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Ưu điểm của các phần mềm này là bạn không phải trả phí sử dụng. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi bạn phải kiểm tra độ chính xác khi sử dụng, cũng như nhiều các thao tác khác bạn sẽ phải làm thủ công, và tất nhiên là bạn phải tự tìm hiểu cách sử dụng nó. Mặt khác các phần mềm kế toán miễn phí thường không được cập nhật thường xuyên các quy định về kế toán, kê khai thuế mới khi có thay đổi. Chính vì vậy, bạn nên cân nhắc trước khi bắt đầu dùng phần mềm kế toán dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh miễn phí.
