Phần mềm kế toán – bước đầu tiên tiếp cận cuộc cách mạng 4.0 của các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Ngày 09/12/2019
Trước thời đại 4.0, các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) thường nhìn nhận công nghệ là điểm yếu của mình, bởi vì họ thường không có khả năng tài chính để đầu tư vào các thiết bị công nghệ hiện đại tiên tiến. Tuy nhiên giờ đây, khi nền tảng công nghệ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang ngày càng phát triển, các doanh nghiệp nhỏ và vừa đã và đang bắt kịp xu hướng, vượt qua khó khăn, ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp, tham gia vào chuỗi giá trị toàn cầu. Trong đó, việc sử dụng phần mềm kế toán thường là lựa chọn đầu tiên của các doanh nghiệp này trong công cuộc tự động hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Thuận lợi của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thời đại 4.0
Dễ dàng tiếp cận khách hàng tiềm năng: Thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão tạo cơ hội vô cùng thuận lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn giữa các kênh quảng cáo, tiếp thị đa dạng. Hơn nữa, thói quen tiêu dùng của người Việt cũng đã dần thay đổi, mua bán trực tuyến lên ngôi thay thế dần vị trí của việc mua bán trực tiếp. Nhờ vậy, doanh nghiệp SME có thể tiếp cận với khách hàng dễ dàng hơn, có thêm lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp lớn.
Hỗ trợ của nhà nước: Trong 1-2 năm trở lại đây, doanh nghiệp nhỏ Việt Nam đã chứng kiến sự chuyển mình khi có rất nhiều chính sách, quy định mới như ưu đãi thuế, hỗ trợ tài chính, ưu đãi về tư vấn pháp luật, … Năm 2020, Chính phủ đặt mục tiêu có 1 triệu doanh nghiệp. Việc đặt mục tiêu này đi liền với nỗ lực của Chính phủ trong việc hoàn thiện thể chế, hoàn thiện chính sách nhằm giúp đỡ, hỗ trợ thành lập doanh nghiệp, chuyển đổi hộ gia đình.
Khó khăn của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thời đại 4.0
Nguồn vốn: Đây luôn là vấn đề khó khăn hàng đầu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nguyên nhân chủ yếu là do Doanh nghiệp nhỏ rất ít tài sản đảm bảo nên ngân hàng khó giải ngân, việc tìm nhà đầu tư cũng gặp nhiều khó khăn do chưa chứng minh được tính khả thi của mô hình mình đang hoạt động. Không có vốn, các doanh nghiệp khó lòng mở rộng quy mô sản xuất, dẫn đến việc kinh doanh trì trệ, không tăng trưởng đột phá.
Quản lý sổ sách và dòng tiền: là vấn đề quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, thực tế các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu kinh nghiệm trong vấn đề quản lý, điều hành tài chính nên không sử dụng hiệu quả các nguồn vốn huy động được. Đặc biệt, tình trạng phá sản, không thu hồi được vốn diễn ra khá phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ. Thiếu kinh nghiệm trong phân bổ các nguồn lực tài chính gây ra tình trạng dòng tiền lúc thiếu lúc thừa, không nhịp nhàng với quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhân sự: Bộ máy nhân sự không đủ, không làm việc hiệu quả cũng là khó khăn của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quỹ lương eo hẹp, thiếu kinh nghiệm quản trị nhân lực khiến nhân tài ra đi… đã trở thành thực trạng chung, đặc biệt là với các doanh nghiệp siêu nhỏ.
Tháo gỡ một số khó khăn bước đầu bằng phần mềm kế toán
Trước những cơ hội lẫn thách thức nói trên, việc cần làm của doanh nghiệp vừa và nhỏ là phải chủ động hoạch định một chiến lược phù hợp để có thể thích nghi và thay đổi. Doanh nghiệp cần nỗ lực thay đổi trình độ quản trị doanh nghiệp, sẵn sàng tiếp cận công nghệ mới và biến nó thành động lực phát triển, đem lại lợi ích cho chính doanh nghiệp của mình. Ví dụ, bạn có thể lập một lộ trình như sau: bước đầu sẽ thay thế phương pháp kế toán thủ công bằng phần mềm kế toán, sau đó hỗ trợ bộ phận nhân sự bằng máy chấm công bằng vân tay và phần mềm quản lý nhân sự, …
Bí quyết áp dụng công nghệ ở đây nằm ở việc hiểu được điểm yếu thực sự của doanh nghiệp và lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô kinh doanh. Ví dụ, khi lựa chọn phần mềm kế toán bạn cần biết được phương pháp kế toán đang sử dụng cho doanh nghiệp của bạn có những khó khăn nào (như có tốn nhiều thời gian trong việc lập chứng từ và lên sổ sách không, có bảo mật không, hệ thống sổ sách báo cáo đã rõ ràng hay chưa, …) và lựa chọn phần mềm phù hợp. Bạn có thể dựa vào một số tiêu chí sau để có thể lựa chọn phần mềm kế toán:
- Phần mềm đáp ứng được loại hình doanh nghiệp và chế độ kế toán của doanh nghiệp bạn.
- Khả năng tự động hóa của phần mềm cao. Đơn cử như phần mềm Kế toán 1A có thể tự động tính giá xuất kho, giá xuất quỹ, tự động khấu hao TSCĐ và CCDC, tự động tính chênh lệch tỷ giá, …
- Khả năng tích hợp với các dịch vụ khác như hóa đơn điện tử, kết nối với cơ quan thuế, …
- Phần mềm có được cập nhật theo sự thay đổi của thông tư, nghị định của Nhà nước hoặc của cơ quan thuế hay không.
- Dễ sử dụng và kiểm soát lỗi khi hạch toán. Ví dụ, tính năng tự động cảnh báo lỗi hạch toán (như cảnh báo lỗi âm kho, lỗi âm quỹ, …) của phần mềm Kế toán 1A sẽ giúp bạn giảm tải các công việc kiểm tra đối chiếu phức tạp và bạn sẽ luôn tự tin với sổ sách không còn sai sót.
- Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Nếu có trục trặc xảy ra với phần mềm bạn đang sử dụng, nhà cung cấp phần mềm sẽ nhanh chóng giúp bạn khắc phục sự cố nhằm bảo vệ các dữ liệu của bạn theo cách an toàn và tối ưu nhất.
Một phần mềm kế toán tốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng và một hệ thống công nghệ mới nói chung có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, tiền bạc và cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về giá trị doanh nghiệp của bạn. Sử dụng phần mềm kế toán không những giúp doanh nghiệp bạn bắt kịp thời đại công nghiệp 4.0 mà còn giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung giải quyết các vấn đề then chốt khác như vấn đề về nguồn vốn, nguồn khách hàng, …
NTB.Liên
