Những kỹ năng và vấn đề cần lưu ý khi lập báo cáo tài chính trên phần mềm Kế toán 1A

Ngày 20/01/2020

Chào mọi người, một mùa báo cáo nữa lại đến, mình có vài kinh nghiệm về kế toán và sử dụng phần mềm muốn chia sẻ để mọi người hoàn thành tốt công việc của mình. Ở bài viết này mình không hướng dẫn chi tiết mà chủ yếu đưa ra các phân tích tổng quát và kỹ năng xử lý về những vấn đề khi lập báo cáo tài chính, đặc biệt đối với các bạn đang dùng phần mềm Kế toán 1A. Vậy chúng ta bắt đầu nhé!

1. Đầu tiên, các bạn cần đảm bảo việc nhập đầy đủ chứng từ vào phần mềm.

Đối với doanh nghiệp vừa và lớn thì việc nhập, kiểm tra dữ liệu thường xuyên là rất cần thiết, riêng với doanh nghiệp nhỏ thì cần lưu ý thêm điều này. Sau đó các bạn vào Bảng cân đối phát sinh, xem tổng quát doanh thu, tiền thuế đầu vào, đầu ra có tương ứng với phát sinh của các tài khoản 511, 3331, 133 hay không, nếu đã chính xác thì thực hiện ghi sổ tờ khai thuế để phần mềm tự động khấu trừ thuế. Kết quả cuối cùng số dư đang được khấu trừ trên tờ khai sẽ bằng số dư tài khoản 133, làm tuần tự từ kỳ đầu đến hết năm.

2. Thứ hai, trên phần mềm Kế toán 1A các bạn vào Báo cáo > Kiểm tra số liệu quyết toán: chọn năm cần kiểm tra và bấm nút Kiểm tra.

Chức năng này sẽ liệt kê các công việc cần kiểm tra và hiển thị nội dung bạn cần kiểm tra, cột tình trạng cho bạn biết vấn đề được giải quyết hay chưa. Mình xin nói ý nghĩa hướng dẫn tổng quát cách xử lý từng nội dung, các bạn nên xử lý theo tuần tự nhé:

• Đã khóa sổ năm trước: Bạn hãy chắc chắn số dư đầu kỳ đã nhập đúng.
• Chứng từ chưa ghi sổ/cần kiểm tra: tất cả chứng từ cần được ghi sổ trước khi lập báo cáo quyết toán. Bạn chỉ việc bấm vào dòng thông báo này, phần mềm sẽ liệt kê các chứng từ chưa ghi sổ. Bạn có thể nhấp đôi chuột, mở ngay chi tiết chứng từ để sửa, xóa, ghi sổ lại.
• Phiếu xuất làm âm kho: phiếu xuất làm âm kho sẽ ảnh hưởng tới kết quả tính giá vốn hàng bán, chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, … từ đó ảnh hưởng tới kết quả tính giá thành sản xuất, dịch vụ, xây lắp. Khi có thông báo sai, bạn bấm vào dòng thông báo đó thì phần mềm sẽ đến màn hình Quản lý > Kho để bạn kiểm tra và xử lý. Một vài nguyên nhân và cách xử lý trên màn hình Quản lý > Kho như sau:
  • Nhập chi tiết chứng từ bị sai, nhập xuất sai kho.
  • Nhập đúng theo ngày hóa đơn mua vào, bán ra nhưng vẫn bị âm kho là do hàng đã được nhập vào kho và đã được xuất bán, sau đó kế toán mới nhận được hóa đơn, cách xử lý là: mở lại hóa đơn mua hàng bạn đã nhập trước đó, nhấp nút Sao chép để thêm một phiếu khác, chọn nghiệp vụ Nhập hàng mua chưa hóa đơn và sửa lại ngày nhập trước ngày xuất bán để không bị âm kho. Riêng hóa đơn mua hàng bạn đã nhập trước đó, bạn chỉ cần chọn lại nghiệp vụ Nhận hóa đơn cho hàng đã nhập và ghi sổ chứng từ để hoàn tất việc điều chỉnh âm kho.
  • Thứ tự ghi sổ trong cùng một ngày do bạn lập phiếu xuất trước phiếu nhập, bạn xử lý như sau: Tại màn hình Sổ chi tiết hàng hóa bên dưới bạn có thể thực hiện thao tác Kéo – Thả để đổi thứ tự ghi sổ chứng từ trong cùng một ngày.
• Phiếu chi làm âm quỹ: có thể ảnh hưởng tới số liệu các tài khoản tiền, tài khoản chênh lệch tỷ giá. Trường hợp âm quỹ khác ngày thì bạn phải kiểm tra lại số liệu nhập chi tiết và đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để tìm nguyên nhân điều chỉnh. Trường hợp âm quỹ cùng ngày do nhập phiếu chi trước phiếu thu thì tại màn hình Quản lý > Quỹ bạn thực hiện thao tác Kéo – Thả để đổi thứ tự ghi sổ chứng từ nhé.
• Thanh toán công nợ: Với những công ty có giao dịch ngoại tệ hay quản lý công nợ theo chứng từ, thì bạn cần đảm bảo việc áp thanh toán hóa đơn được thực hiện đầy đủ vì trong quá trình áp thanh toán phần mềm sẽ tự động tính lãi lỗ chênh lệch tỷ giá.
• Khấu hao TSCĐ, CCDC: Bút toán khấu hao sai lịch, hoặc không ghi sổ được thì phần mềm sẽ thông báo để bạn kiểm tra lại thiết lập thẻ và biên bản TSCD, CCDC. Bằng cách bấm vào dòng thông báo đó bạn sẽ đến màn hình Quản lý > TSCĐ, CCDC để hiệu chỉnh.
• Phân bổ chi phí trả trước: Chi phí trả trước phân bổ sai theo lịch, bút toán phân bổ chi phí không ghi sổ được thì phần mềm sẽ thông báo để bạn sửa lại lịch phân bổ. Bằng cách bấm vào dòng thông báo đó bạn sẽ đến màn hình Quản lý > Chi phí trả trước để hiệu chỉnh.

3. Thứ ba, bạn cần rà soát lại các khoản chi phí, giá vốn vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thuế thu nhập doanh nghiệp. Các khoản chi phí được phát sinh từ nhiều nguồn như:

• Khấu hao, phân bổ chi phí: Ngoài việc khấu hao đúng theo lịch như đã nói ở trên, bạn còn phải xem mức khấu hao đã phù hợp với quy định chưa.
• Những khoản chi phí bằng tiền: Bạn cần rà lại các hóa đơn chi phí xem các chi phí này có phải là chi phí hợp lý không. Theo quy định, một số chi phí mặc dù có hóa đơn chứng từ đầy đủ nhưng vẫn không đủ điều kiện để quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Các khoản chi phí tiền lương, BHXH, …: Bạn cần kiểm tra lại bảng lương, các khoản bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, … để đảm bảo chi phí tiền lương và các khoản theo lương được chính xác.
• Tính giá thành sản xuất, xây lắp, dịch vụ: Bạn cần đảm bảo thực hiện đầy đủ việc tính giá thành, xem giá thành đã chuẩn và hợp lý hay chưa vì giá thành sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán.

4. Thứ tư, với những công ty có hoạt động xuất nhập khẩu hay giao dịch bằng ngoại tệ, thì ngoài việc thực hiện áp thanh toán đầy đủ để phần mềm tính lãi lỗ chênh lệch tỷ giá giao dịch cuối năm, bạn cũng cần phải đánh giá chênh lệch tỷ giá.

Việc đánh giá này mang ý nghĩa và mục đích chính là đưa tỷ giá cuối kỳ của các đối tượng có giao dịch ngoại tệ về một tỷ giá khi lập báo cáo tài chính, … còn cụ thể hơn bạn có thể tham khảo thêm quy định về vấn đề này.

Các bạn có thể tham khảo thêm thao tác Đánh giá ngoại tệ cuối năm theo liên kết sau.

5. Thứ năm, với những doanh nghiệp dùng theo Thông tư 200 (sử dụng báo cáo Bảng cân đối kế toán) hoặc Thông tư 133 (sử dụng Báo cáo tình hình tài chính, mẫu 01B) sẽ cần đánh giá ngắn hạn, dài hạn.

Trên các báo cáo này các bạn sẽ thấy có các chỉ tiêu như: Phải thu ngắn hạn của khách hàng, Phải thu dài hạn của khách hàng, …Vậy đánh giá thế nào, thực hiện ra sao? Và cái khó ở đây là xác định trong cùng 1 đối tượng có thể vừa có khoản ngắn hạn, khoản dài hạn. Nhưng không sao, Kế toán 1A đã hỗ trợ tự động vấn đề này, sau đây là một số lưu ý:

• Với những doanh nghiệp theo dõi công nợ theo chứng từ, phần mềm tự động xác định được tính đến thời điểm lập báo cáo thì khoản nợ đó là ngắn hay dài hạn. Bạn có thể kiểm tra bằng cách tại màn hình Bảng cân đối tài khoản, bạn nhấp phải chuột vào cột số dư tài khoản đó và chọn Phân loại ngắn/dài hạn để kiểm tra. Trường hợp muốn thay đổi, bạn cũng có thể nhấp phải chuột vào khoản nợ đó để phân loại lại nhé.
• Với những doanh nghiệp theo dõi công nợ không theo chứng từ thì phần mềm mặc định phân loại ngắn hạn, dài hạn theo thiết lập tài khoản và bạn cũng có thể phân loại lại.

Cuối cùng, khi tất cả mọi thứ đã được đảm bảo thì bạn cần lập Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để phần mềm phát sinh ra bút toán quyết toán thuế TNDN. Sau đó bạn thực hiện tính giá trị của các báo cáo tài chính. Phần mềm Kế toán 1A hỗ trợ bạn kết xuất XML các tờ khai thuế, quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN, các báo cáo tài chính, … để các bạn không phải nhập tay vào phần mềm HTKK.

Qua bài viết này, mình đã chia sẻ những kinh nghiệm mà mình hay gặp nhất trong quá trình hỗ trợ nhằm hạn chế sai sót, cũng như để các bạn yên tâm hơn về số liệu quyết toán. Với các doanh nghiệp vừa và lớn thì việc nhập chứng từ và kiểm tra số liệu khi phần mềm có thông báo sai sót được thực hiện thường xuyên, nên cuối năm với phần mềm Kế toán 1A bạn chỉ việc bấm vài nút là sẽ nộp được báo cáo thôi. Còn với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các bạn làm dịch vụ kế toán, … do không thường xuyên nhập chứng từ nên cuối năm bạn sẽ cần kiểm tra khá nhiều việc.

Qua đây mình muốn nhắn nhủ đến các bạn làm dịch vụ kế toán hoặc doanh nghiệp nhỏ nên thường xuyên cập nhật dữ liệu để tiện cho việc kê khai thuế, kiểm tra dữ liệu cũng như kiểm soát việc nhập xuất hóa đơn chính xác nhé. Để tránh cũng như hạn chế sai sót về chứng từ và kê khai thuế, vì các sai sót này rất khó để giải quyết.

Nếu bạn vẫn chưa dùng phần mềm Kế toán hãy tải về bản dùng thử của Kế toán 1A để trải nghiệm và tư vấn miễn phí nhé.

Cuối cùng chúc các bạn một mùa quyết toán thành công.

LV.Thao