Khái niệm và một số lưu ý khi lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán online và offline

Ngày 02/12/2019

Đối với một doanh nghiệp SME (doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ), việc cân nhắc có nên sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp hay vẫn tiếp tục sử dụng công cụ có sẵn và miễn phí là Excel để quản lý số liệu kế toán đã là một bài toán gây “đau đầu”.

Đến khi quyết định sẽ sử dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp thì vấn đề gây khó khăn nhất là việc lựa chọn sử dụng giữa phần kế toán online (xu thế mới) hay offline (mang tính truyền thống), cái nào sẽ có lợi và phù hợp hơn với qui mô, nghiệp vụ và khả năng tài chính của doanh nghiệp mình. Trong khuôn khổ của bài viết này hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp có câu trả lời cho riêng mình.

Trước tiên, chúng ta sẽ cùng xem qua khái niệm về hai dạng phần mềm kể trên để có cái nhìn sơ bộ nhé.

• Phần mềm kế toán online: là phần mềm cho phép người sử dụng làm việc từ xa với nhau trên môi trường mạng WAN - mạng internet. Phần mềm dạng này thường được viết dưới dạng web application sử dụng các ngôn ngữ lập trình tiên tiến, không cần cài đặt phần mềm vào máy tính làm việc và có độ bảo mật cao hơn.
• Phần mềm kế toán offline: là phần mềm được cài đặt trực tiếp vào máy người sử dụng và thường chỉ có thể làm việc trong môi trường mạng nội bộ của công ty (mạng LAN - Local Area Network).

Như vậy, mặc dù thị trường đang cung cấp hai dạng phần mềm nhưng không vì đó mà bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm offline trước sau đó mới chuyển sang online và ngược lại. Và việc chuyển đổi nếu có xảy ra thì đa phần là doanh nghiệp cần phải nhập lại chứng từ hoặc sẽ dùng phần mềm mới vào đầu năm tài chính sau đó. Vì như đã nói công nghệ, ngôn ngữ lập trình giữa hai dạng phần mềm là hoàn toàn khác nhau và rất ít trường hợp có thể dùng lại tập tin dữ liệu từ phần mềm cũ.

Và để trả lời cho câu hỏi: Với loại hình, qui mô, đặc thù doanh nghiệp như thế nào thì nên sử dụng phần mềm kế toán online hay offline? Sau đây chúng ta sẽ điểm qua là một số khác biệt nổi bật giữa hai dạng phần mềm kế toán này, hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn.

Nhu cầu của quản lý

Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu quản lý số liệu kế toán như thế nào?

• Trường hợp chủ doanh nghiệp cần xem sổ sách, báo cáo vào bất kỳ lúc nào, tại bất kỳ nơi nào và doanh nghiệp có thêm chi nhánh: như vậy kế toán chi nhánh vừa nhập liệu xong, dữ liệu đã tự đồng bộ về máy chủ, kế toán tại trụ sở chính không cần nhập liệu lại và kế toán trưởng, chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt ngay số liệu mới nhất. Như vậy, doanh nghiệp cần thiết lựa chọn và sử dụng phần mềm dạng online là phù hợp nhất.
• Trường hợp ngược lại, tức kế toán trưởng/ chủ doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý số liệu từ xa, không cần thiết quản lý số liệu tại các chi nhánh, không cần xem sổ sách, báo cáo theo số liệu thực thì phần mềm kế toán offline là lựa chọn phù hợp và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Quy mô doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) dùng phần mềm với mục đích theo dõi số liệu và làm báo cáo thuế thì không quan trọng việc sử dụng phần mềm online hay offline vì chỉ cần phần mềm đó đáp ứng đầy đủ các quy định của cơ quan thuế là được.

Tuy nhiên, sau vài năm quy mô doanh nghiệp có thể sẽ lớn dần ra và phát triển về số lượng nhân sự, số phòng ban trực thuộc, mở rộng thêm văn phòng, chi nhánh, …Khi đó, nhu cầu về quản lý, quản trị số liệu kế toán sẽ đòi hỏi phải cao hơn, kịp thời hơn.

Doanh nghiệp nếu vẫn tiếp tục sử dụng phần mềm dạng offline thì bất cứ khi nào cần xem sổ sách/ báo cáo, bộ phận kế toán sẽ phải tập hợp dữ liệu từ nhiều nơi, sau đó nhập liệu lại và cuối cùng là xử lý dữ liệu để thành một báo cáo hoàn chỉnh, dùng chung cho cả doanh nghiệp. Và cách làm này thường tiềm ẩn nhiều rủi ro, sai sót ở khâu tổng hợp số liệu, khâu nhập liệu lại do kế toán tại văn phòng/ trụ sở chính của doanh nghiệp. Vì vậy, giải pháp sử dụng phần mềm kế toán online sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như loại trừ các sai sót như đã nêu.

Ngân sách đầu tư

Thông thường khi lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán offline, doanh nghiệp sẽ phải chi trả cho các khoản phí sau: phí bản quyền phần mềm, phí hiệu chỉnh phần mềm (nếu có) và phí bảo trì, hỗ trợ, nâng cấp cho những năm tiếp theo. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp với quy mô lớn, có nhiều văn phòng/ chi nhánh thì cần chú ý đến khoản chi phí phần cứng kèm theo: máy chủ (server) chứa dữ liệu, đường truyền internet tốc độ cao, nhân sự IT có chuyên môn để khắc phụ sự cố khi cần, …

Riêng với phần mềm kế toán dạng online thì doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn gói sản phẩm với các tính năng phù hợp, sau đó có thể sử dụng ngay lập tức hoặc không mất quá nhiều thời gian như phần mềm dạng offline. Như vậy, doanh nghiệp không cần phải đầu tư hệ thống máy chủ, đường truyền mạng, …vì nhà cung cấp phần mềm dạng online đã có sẵn, doanh nghiệp cứ vậy mà sử dụng.

An toàn và bảo mật dữ liệu

Chắc hẳn bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ luôn đặt câu hỏi về vấn đề an toàn và bảo mật dữ liệu khi dùng phần mềm dạng online và offline sẽ khác biệt như thế nào?

• Phần mềm kế toán offline: rủi ro xảy ra khi có sự cố về hỏng ổ cứng, mất điện, nhiễm virus, … hoặc do chính người dùng gây ra, ví dụ: vô tình xóa mất dữ liệu, sao chép nhầm tập tin dữ liệu, …
• Phần mềm kế toán online: do dữ liệu được đặt trên các Cloud Server của các đơn vị cung cấp dịch vụ có uy tín như Viettel IDC, VNPT, … với các chứng chỉ, chứng nhận về bảo mật cấp quốc tế nên doanh nghiệp có thể yên tâm hơn về độ bảo mật, an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp mình.
  • Chứng chỉ ISO/IEC 27000 về hệ thống quản lý an ninh thông tin.
  • Chứng chỉ STAR quốc tế về an toàn thông tin do BSI và CSA cấp.
  • Chứng chỉ CMMi Level 3 đánh giá về độ thuần thục trong quy trình sản xuất phần mềm có giá trị toàn cầu do SEI phát triển và chứng nhận.

VC.Trường