Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ trên phần mềm kế toán 1A

Ngày 15/04/2021 - NTB.Liên

Lợi ích khi quản lý TSCĐ và CCDC trên phần mềm kế toán 1A

TSCĐ và CCDC sẽ được tự động ghi tăng khi nhập mua mới. Bạn chỉ cần lập hóa đơn mua hàng và tạo mã tài sản hoặc mã công cụ mới, phần mềm sẽ tự động ghi tăng nguyên giá vào tài khoản 211 hoặc 242.

TSCĐ và CCDC sẽ được tự động khấu hao hằng tháng theo lịch phân bổ từ lúc ghi tăng cho đến khi khấu hao hết hoặc thanh lý. Vì thế, bạn sẽ không còn phải tốn thời gian mỗi tháng để ghi nhớ lập bút toán khấu hao cho TS nào, cũng như không cần phải ghi nhớ TS hoặc CC nào hết khấu hao để dừng phân bổ, …

Bạn có thể lập và theo dõi các bút toán ghi tăng, điều chỉnh và thanh lý ngay trên thẻ tài sản. Tính năng này của phần mềm giúp bạn theo dõi được toàn bộ chu trình của tài sản từ khi mua mới, sửa chữa hỏng hóc, bảo trì, chuyển bộ phận sử dụng, … đến khi hết khấu hao hoặc thanh lý.

Bạn có thể thiết lập tài khoản phân bổ khác nhau ở mỗi kỳ khấu hao. Tính năng này rất tiện ích, dùng trong trường hợp khi bạn cần thay đổi tài khoản chi phí của CCDC (ví dụ chuyển máy in đang sử dụng ở phòng kế toán sang bộ phận sản xuất); hoặc giúp các doanh nghiệp xây lắp có thể phân bổ chi phí của tài sản (như máy thi công) cho các công trình khác nhau ở những thời điểm thi công khác nhau; …

Phần mềm kế toán 1A còn có cảnh báo nếu có tài sản hoặc công cụ nào đó đang khấu hao sai lịch hoặc gặp vấn đề trong quá trình khấu hao. Bạn có thể kiểm tra ngay khi có cảnh báo hoặc liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của 1A để được hỗ trợ kiểm tra và điều chỉnh ngay nhé.

Hướng dẫn định khoản một số nghiệp vụ thường gặp khi quản lý TSCĐ và CCDC

Mua CCDC về sử dụng ngay (không nhập kho)

• Nợ TK 2422
• Có TK 331

Với nghiệp vụ này, trên phần mềm kế toán 1A bạn chỉ cần nhập ở hóa đơn mua hàng, chọn nghiệp vụ Nhập CCDC và ghi tăng. Sau khi Ghi sổ phiếu, phần mềm sẽ tự động ghi tăng CCDC cũng như tự động khấu hao theo thông tin khai báo của CCDC.

Theo dõi TSCĐ mua sắm có lắp đặt, chạy thử trước khi đưa vào sử dụng

Các bút toán phản ánh chi phí mua sắm, lắp đặt, chạy thử TSCĐ:

• Nợ TK 2411, 133
• Có TK 111, 112, 331

Trên phần mềm 1A, bạn có thể nhập bút toán này ở Phiếu kế toán hoặc Phiếu chi, chọn nghiệp vụ Thanh toán hóa đơn chi phí.

Bút toán kết chuyển nguyên giá tài sản cố định:

• Nợ TK 211
• Có TK 2411

Để lập bút toán này, bạn vào Thẻ tài sản và lập biên bản Ghi tăng.

Bạn cần lưu ý Nguyên giá TSCĐ hữu hình do mua sắm bao gồm:

• Giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại, giảm giá)
• Các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại)
• Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác. Chi phí lãi vay phát sinh khi mua sắm TSCĐ đã hoàn thiện (TSCĐ sử dụng được ngay mà không cần qua quá trình đầu tư xây dựng) không được vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ.

Tập hợp chi phí đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) và ghi tăng TSCĐ từ XDCB hoàn thành

Kế toán căn cứ hợp đồng giao thầu, biên bản nghiệm thu khối lượng XDCB hoàn thành, ghi:

• Nợ TK 2412, 133
• Có TK 111, 112, 331

Tương tự với các bút toán tập hợp chi phí mua sắm tài sản cố định, các bút toán chi phí đầu tư XDCB bạn có thể nhập ở Phiếu kế toán hoặc Phiếu chi, nghiệp vụ Thanh toán hóa đơn chi phí.

Khi công tác XDCB hoàn thành nghiệm thu, bàn giao đưa tài sản vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, kế toán tăng TSCĐ:

• Nợ TK 211
• Có TK 2412

Với bút toán này, bạn cũng vào Thẻ tài sản và lập biên bản Ghi tăng.

Sửa chữa lớn TSCĐ và ghi tăng nguyên giá:

Theo Điều 7 Thông tư Số 45/2013/TT-­BTC của Bộ tài chính quy định thì bạn cần phân biệt 2 loại chi phí khi sửa chữa TSCĐ như sau: Sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng: Đây là hoạt động sửa chữa nhỏ, bảo trì theo yêu cầu kỹ thuật nhằm đảm bảo cho tài sản cố định có thể hoạt động tốt, bình thường. Công việc sửa chữa được tiến hành thường xuyên và thời gian sửa chữa ngắn, chi phí sửa chữa thường phát sinh không lớn. Vì vậy, các chi phí sửa chữa này không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm. Sửa chữa lớn: Mang tính chất khôi phục hoặc nâng cấp, cải tạo khi TSCĐ bị hư hỏng nặng hoặc theo yêu cầu đảm bảo kỹ thuật để nâng cao năng lực sản xuất và hiệu suất hoạt động của tài sản. Thời gian tiến hành sửa chữa lớn thường dài và mức chi phí phát sinh nhiều. Các chi phí doanh nghiệp chi ra để đầu tư nâng cấp tài sản cố định được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn mang tính chất nâng cấp TSCĐ hữu hình sau ghi nhận ban đầu, kế toán ghi:

• Nợ TK 2413, 133
• Có các TK 111, 152, 331, 334…

Bước này trên phần mềm kế toán 1A bạn có thể lập ở Phiếu kế toán, lưu ý là cần chọn đối tượng cho tài khoản 2413 là TSCĐ đang được tiến hành sửa chữa lớn.

Khi công việc sửa chữa nâng cấp, cải tạo hoàn thành đưa TSCĐ vào sử dụng, ghi:

• Nợ TK 211
• Có TK 2413

Để lập bút toán này, bạn vào Thẻ tài sản và lập biên bản Điều chỉnh cho TSCĐ. Lưu ý là khi tăng nguyên giá của TSCĐ thì Thời gian KH cũng có thể sẽ tăng theo. Bạn cần nhập số tăng vào ô Điều chỉnh tương ứng là được.

Thiết lập tài khoản chi phí phân bổ khác nhau ở mỗi kỳ khấu hao

Như đã đề cập ở mục 1, tính năng này giúp bạn có thể thay đổi tài khoản khấu hao tại một thời điểm nào đó cho TSCĐ và CCDC.

Ví dụ, vào tháng 01/2020 bạn mua máy vi tính sử dụng cho bộ phận kế toán, tài khoản phân bổ là 642. Đến tháng 05/2020, bạn chuyển bộ máy vi tính này sang bộ phận sản xuất sử dụng nên tài khoản phân bổ lúc này là tài khoản 627. Khi đó, bạn sẽ khai báo trên phần mềm như trong hình.

Lúc này, phần mềm sẽ tự động khấu hao như sau:

Thanh lý TSCĐ và CCDC

TSCĐ thanh lý, nhượng bán là những tài sản đã thu hồi đủ vốn đầu tư, hết thời gian trích khấu hao tài sản cố định, hoặc hư hỏng nặng, lạc hậu, lỗi thời hoặc vì một lý do nào đó doanh nghiệp muốn bán tài sản đó đi để thay thế bằng một tài sản mới, hoặc xử lý để thu hồi vốn.

Phản ánh số thu nhập về thanh lý, nhượng bán TSCĐ:

• Nợ TK 111, 112, 131
• Có TK 711, 3331

Bút toán này bạn lập ở hóa đơn bán hàng.

Các chi phí phát sinh cho hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:

• Nợ TK 811, 133
• Có các TK 111, 112, 141, 331, …

Các bút toán này bạn lập ở Phiếu chi hoặc lập ở Phiếu kế toán.

Ghi giảm nguyên giá TSCĐ thanh lý, nhượng bán, ghi:

• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
• Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại)
• Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
• Có TK 213 – TSCĐ vô hình (nguyên giá).

Với nghiệp vụ này, bạn chỉ cần vào Thẻ tài sản và lập Biên bản Thanh lý. Phần mềm sẽ tự động hạch toán theo đúng quy định./.