Làm sao để quản lý tài chính trong doanh nghiệp vừa và nhỏ một cách hiệu quả? (Phần 1)

Ngày 17/06/2021 - NTB.Liên

Mặc dù có nhiều lý do khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ thất bại trong kinh doanh, nhưng yếu tố được xem là nguyên nhân hàng đầu thường là do kỹ năng quản lý tài chính còn non yếu. Tài chính có thể được ví như não bộ của mỗi doanh nghiệp. Để não bộ minh mẫn, sáng suốt thì cần có cách quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả. Trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay, quản lý chính tài doanh nghiệp vừa nhỏ đòi hỏi những gì ở người làm lãnh đạo? Hãy cùng phần mềm kế toán 1A tìm hiểu nội dung này trong bài viết dưới đây nhé. 

1. Quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì?

Có nhiều định nghĩa về quản lý tài chính, nhưng tựu chung lại thì quản lý tài chính bao gồm những công việc như sau:

• Quản lý nguồn vốn, cụ thể bao gồm: vốn tiền mặt, tài sản và các quan hệ tài chính khác như khoản phải thu, khoản phải trả, ... nhằm gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Phân tích các thông tin phản ánh dòng tiền và tình trạng tài chính của doanh nghiệp, tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và lập kế hoạch kinh doanh sao cho hiệu quả.
• Xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn nhằm thu hút vốn đầu tư, duy trì và mở rộng việc kinh doanh.

Thông thường, các công ty vừa và lớn sẽ thuê một nhà quản trị tài chính hoặc nhà phân tích kinh doanh để quản lý tài chính. Trong khi đó, chủ doanh nghiệp nhỏ thường tự phân tích và quản lý doanh nghiệp của mình hoặc giao toàn bộ sổ sách cho nhân viên kế toán của công ty. Điều này sẽ dẫn đến khá nhiều rủi ro, thậm chí có thể dẫn đến phá sản doanh nghiệp nếu việc quản lý tài chính diễn ra không tốt. Các chủ doanh nghiệp có thể bị quá tải với rất nhiều công việc bủa vây, hoặc nhân viên kế toán không đủ chuyên môn để phân tích tình hình tài chính. Vì vậy, dù bạn là chủ doanh nghiệp hoặc chỉ là nhân viên kế toán thì cũng cần thiết phải hiểu rõ được tầm quan trọng của việc quản lý tài chính trong doanh nghiệp mình.

2. Vai trò và lợi ích của quản lý tài chính trong doanh nghiệp?

Quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp tăng lợi nhuận cũng như hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng phát triển trên thị trường.

• Các hoạt động trong quản lý tài chính bao gồm: kế toán, dự báo kinh doanh, báo cáo tài chính, … đều là nền tảng để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp thông qua các quyết định kinh doanh đúng đắn.
• Nếu hoạt động kinh doanh phụ thuộc nhiều vào nguồn vốn đi vay thì quản lý tài chính hiệu quả sẽ cung cấp thông tin để ban lãnh đạo có thể biết khả năng chi trả hàng tháng, là yếu tố thuận lợi khi đàm phán kinh doanh, kêu gọi đầu tư, vay vốn.
• Quản lý tài chính là con đường để doanh nghiệp thành công. Chủ doanh nghiệp có thể biết được doanh nghiệp mình có đang tạo ra lợi nhuận hay không, giúp quyết định có thể chi trả các khoản thuê cửa hàng hoặc văn phòng, mua hàng tồn kho, trả lương nhân viên hay mua sắm thiết bị, …
• Các thông tin tài chính được cập nhật kịp thời còn giúp người quản lý đưa ra các kế hoạch tăng trưởng phù hợp, đa dạng hóa sản phẩm để tiếp cận thị trường tốt hơn. Ngoài ra, còn giúp lãnh đạo quyết định sản phẩm, dịch vụ và thị trường nào có lợi nhuận.
• Quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả cung cấp cho bạn các công cụ để vạch ra lộ trình phát triển trong tương lai, điều chỉnh hướng đi khi cần thiết và giúp bạn tìm đường vượt qua những thời điểm đầy thử thách.

3. Những sai lầm về tài chính thường gặp trong quản lý doanh nghiệp

Chi tiêu quá nhiều vào việc bán hàng

Với một doanh nghiệp nhỏ, những kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới lúc nào cũng được ưu tiên bởi vì khách hàng mới là nguồn sống của doanh nghiệp. Tuy nhiện, bạn cần lưu ý hai số liệu sau để xác định liệu khách hàng này có mang lại lợi nhuận mà công ty đã dự đoán hay không:

• Chi phí cơ hội: là số tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được khách hàng mới đó (ví dụ: chi phí marketing trung bình, chi phí điện thoại tìm kiếm khách hàng, …)
• Giá trị lâu dài: là tổng doanh thu trung bình mà khách hàng có thể chấp nhận chi trả cho sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp trong một khoản thời gian.

Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng giá trị lâu dài phải lớn hơn chi phí cơ hội. Đồng nghĩa với việc biến khách hàng mới thànhkhách hàng trung thành sẽ tốt hơn là chỉ tìm kiếm khách hàng mới.

Ngoài ra, việc chi quá nhiều vào việc bán hàng bước đầu sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ có được lợi nhuận nhưng về lâu dài, khoản lợi nhuận này sẽ thấp dần. Bạn cần suy xét chi phí nào cần chi, cái nào cần tinh lược. Bởi doanh nghiệp còn rất nhiều khoản phải chi khác như: tiền lương của nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền internet,… Nếu không làm tốt điều này, việc mất cân đối thu – chi sẽ ảnh hưởng dần dần tới bảng tài chính doanh nghiệp.

Tính toán lợi nhuận không chính xác

Đa số các doanh nghiệp cảm thấy rằng họ sẽ nhận lại khá nhiều tiền lãi trong giao dịch nhưng thực tế họ phải chi trả quá nhiều chi phí xung quanh mà không kiểm soát trước.

Một ví dụ điển hình về việc tính toán lợi nhuận không chính xác như sau: Doanh nghiệp mua sản phẩm với giá vốn bằng 60% giá bán, trừ thêm chi phí lương nhân viên và một số chi phí quản lý khác, chủ doanh nghiệp tin rằng sẽ kiếm được 20-25% tiền lời trên mỗi sản phẩm mua đi bán lại. Nhưng thực tế, khi chuẩn bị bảng cân đối cuối năm, kế toán và chủ doanh nghiệp mới nhận ra mình đã thua lỗ. Bởi vì doanh nghiệp quên không xem xét các chi phí chênh lệch gồm: phí giao dịch, phí vận chuyển (thay đổi theo từng đơn đặt hàng), chi phí lưu kho, …

Việc dự đoán những chi phí sẽ phát sinh là cách làm thông minh sẽ giúp doanh nghiệp định hình giá bán ổn định hơn khi tới tay người tiêu dùng.

Chậm trễ thanh toán

Việc khách hàng chậm chi trả hay nợ tiền, dù số tiền không nhỏ nhưng cũng đủ gây trở ngại không ít tới doanh nghiệp, nhất là những công ty làm việc với nhà cung cấp. Bởi không phải nhà cung cấp nào cũng đủ thời gian chờ đợi khoản tiền cần thanh toán, điều này sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp và có thể trong tương lai họ không hợp tác cùng.

Cách tốt nhất, doanh nghiệp nên thường xuyên giải quyết thanh toán trong phạm vi khoảng 3 tháng. Điều đó có nghĩa nếu không thanh toán hoặc chậm chi trả trên 3 tháng thì có thể cản trở nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

Quản lý thuế không đúng cách

Thuế là nghĩa vụ mà buộc công ty phải thực hiện dù có muốn hay không. Hơn nữa, còn phải thanh toán đúng thời hạn. Bất cứ khi nào công ty bỏ lỡ thời hạn đóng thuế thì có thể sẽ ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh doanh nghiệp. Do đó, phải tính toán chính xác thuế trong kế hoạch tài chính.

Sự thay đổi đột ngột về thuế cũng có thể ảnh hưởng đến tài chính. Ví dụ như tỷ giá thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt của một số mặt hàng sẽ biến động theo thời gian, buộc doanh nghiệp phải “trở tay” nhanh chóng để xác định khung giá vào sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức mình.

Vì vậy, cần có kế hoạch bổ trợ cho những bất ổn bên trên, đặc biệt bản thân quản lý doanh nghiệp phải luôn cập nhật thông tin và phổ biến lại nhân viên để có thể cân chỉnh chính xác nguồn chi tiêu hợp lý.

Ép buộc phải tăng trưởng

Câu chuyện về một công ty bán lẻ đã bắt đầu công việc kinh doanh của mình với việc quảng cáo và bán hàng trên Facebook. Trong những tháng đầu tiên, công ty đã lấy lại vốn rất nhanh. Vì thế, người điều hành ngay lập tức tăng chi tiêu quảng cáo lên cao gấp 5 lần và dự đoán doanh số bán hàng cũng sẽ tăng tương ứng. Nhưng thực tế, điều đó đã không xảy ra. Người giám đốc ấy đã khai thác rất nhiều khách hàng tiềm năng nhưng lại không thu hồi được lợi nhuận đáng kể bởi các khách hàng đó không phù hợp với sản phẩm công ty, tức là dù tiếp cận được khách hàng nhưng không bán được sản phẩm. Và việc chi tiêu quảng cáo nhiều hơn lợi nhuận thu về đã ảnh hưởng khá nhiều tới tài chính công ty, dẫn tới công ty phải đi vay để trang trải số tiền thiếu hụt.

Câu chuyện trên cho thấy mục tiêu tăng trưởng là tốt nhưng cũng phải nhìn nhận từ nhiều phía, liệu con số mục tiêu đưa ra có đạt được hay không, đây là trách nhiệm khá lớn đối với giám đốc tài chính khi nói về quản trị tài chính và chiến lược kinh doanh.

Xem tiếp: Các nguyên lý quản lý tài chính Doanh nghiệp.