Cách làm và kiểm tra báo cáo tài chính của Doanh nghiệp  năm 2020

Ngày 20/10/2020

Làm báo cáo tài chính của doanh nghiệp là chuyện “tất yếu” của kế toán mỗi khi hết năm tài chính. Phần lớn kế toán đều dựa vào phần mềm để tính toán và lên số liệu BCTC cuối năm, nhưng khi xem hoặc nộp thì không đủ tự tin do không nắm vừng những nguyên tắc cơ bản của việc lập báo cáo tài chính. Thêm vào đó, có những việc không phải phần mềm kế toán nào cũng có thể thay thế kế toán tự động làm và kiểm tra được.

Để tự tin hơn với kết quả BCTC của mình, hãy cùng tìm hiểu các nguyên tắc làm báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong bài viết này nhé.

 

 

Những việc cần làm trước khi lập Báo cáo tài chính

 

1. Kiểm tra chứng từ và sự hợp lệ của chứng từ

 

Trước khi bắt tay vào làm báo cáo tài chính cho doanh nghiệp, kế toán kiểm tra các chứng từ, hợp đồng, hóa đơn, … xem đã đúng, đã hợp lý chưa. Thông thường, kế toán cần làm kỹ bước này với sự hỗ trợ “hữu hạn” từ phần mềm kế toán.

Các chứng từ liên quan đến tiền mặt và chuyển khoản

• Lập Biên bản kiểm kê cuối năm của Quỹ tiền mặt, so sánh với số dư thực tế để làm điều chỉnh.
• In Sổ phụ (nên có cả file cứng và file mềm) của tất cả các ngân hàng mà công ty có mở tài khoản.
• In sao kê đầy đủ và kèm theo các chứng từ ngân hàng (Giấy báo nợ, Giấy báo có, Giấy nộp tiền, Ủy nhiệm chi, Hóa đơn phí chuyển tiền, …). Chú ý các trường hợp hóa đơn trên 20 triệu cần có chứng từ thanh toán qua ngân hàng tương ứng.
• Lưu ý xử lý các trường hợp ÂM quỹ tiền mặt, thấu chi tài khoản ngân hàng cuối kỳ.
• Xác nhận số dư với các trung tâm lưu ký chứng khoán (nếu có).

Các chứng từ liên quan đến công nợ, đi vay, tạm ứng

• Đối chiếu các khoản công nợ, đi vay, tạm ứng với nội bộ, khách hàng, nhà cung cấp, các tổ chức tín dụng, … các khoản này cần phải có chứng từ đối chiếu (Biên bản hoặc thư xác nhận công nợ; Biên bản hoặc thư xác nhận tạm ứng) tương ứng.
• Nên chú ý khi cấn trừ công nợ (khách hàng vừa là người mua vừa là người cung cấp) thì cần có Biên bản thỏa thuận về việc cấn trừ công nợ.
• Với các khoản tạm ứng nội bộ, cần phải có chứng từ, hóa đơn và Biên bản hoàn ứng rõ ràng, hợp lý.
• Lập Bảng tính lãi vay theo kỳ và đối chiếu với ngân hàng. Trích thuế TNCN 5% với các khoản vay cá nhân.

Các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho

• Lập Biên bản kiểm kê tồn kho, TSCĐ, CCDC cuối năm.
• Kiểm tra các chứng từ nhập, xuất kho, sổ kho, … xem đã đầy đủ chưa.
• Lập Thư xác nhận hoặc đối chiếu đối với hàng gửi bán.
• Lưu ý xử lý các trường hợp ÂM kho, hàng về trước hóa đơn về sau.
• Kiểm tra bảng phân bổ, khấu hao hàng tháng. Cần xác định đúng TSCĐ và CCDC, thời gian khấu hao phải phù hợp với Thông tư 45.

Các chứng từ liên quan đến lương, BHXH, CPCĐ, thuế TNCN và hạch toán lương thưởng

• Kiểm tra các chứng từ lương, thưởng (Hợp đồng lao động, Phụ lục hợp đồng, Quyết định tăng lương, Bảng chấm công, Bảng lương, phiếu chi thanh toán lương hoặc chứng từ ngân hàng, đăng ký MST cá nhân, Danh sách người phụ thuộc, Thang bảng lương, …). Đảm bảo số liệu, chứng từ khớp với bảng lương hàng tháng.
• Lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN, kiểm tra tờ khai thuế TNCN theo tháng/quý, các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có). (Xem cách tính thuế TNCN mới nhất)

Các chứng từ liên quan đến thuế

• Kiểm tra sự hợp lý của hóa đơn (thời điểm xuất hóa đơn, thuế xuất hóa đơn theo quy định hiện hành, hóa đơn giấy có đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại”,…), hợp đồng và các chứng từ đi kèm khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
• Khi nhận được hóa đơn, nên kiểm tra các thông tin trên hóa đơn có chính xác không, photo và kẹp hóa đơn chung với các chứng từ liên quan để tiện cho việc kiểm tra thuế sau này.
• Xử lý chứng từ cho các trường hợp hóa đơn bị mất bản gốc, hóa đơn trên 20 triệu nhưng không chuyển tiền qua ngân hàng, hóa đơn bị sai tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Lập Bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra hàng tháng/quý để đối chiếu với Tờ khai thuế GTGT.
• Lưu ý bộ hồ sơ thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu, …
• Phân chia rõ các chi phí hợp lý và chi phí không hợp lý để tiện việc tính thuế TNDN.
• Kiểm tra các Tờ khai thuế GTGT, XNK, TTĐB, TNCN, TNDN; Báo cáo sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hóa đơn có xác nhận của cơ quan thuế.
• Xin Bảng xác nhận nghĩa vụ nộp thuế về tình hình thực hiện nghĩa vụ NSNN.

 

2. Kiểm tra đối chiếu tài khoản và số dư các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh

 

Sau khi kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ chứng từ, kế toán cần kiểm tra phát sinh và số dư của tất cả các tài khoản nhằm đảm bảo số liệu tổng hợp trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Tiền và tương đương tiền: nhóm tài khoản này tuyệt đối KHÔNG CÓ SỐ DƯ BÊN CÓ và KHÔNG ÂM.

• TK 111: so sánh và đối chiếu số liệu giữa Sổ cái với Bảng CĐPS và Sổ Quỹ tiền mặt.
• TK 112: so sánh và đối chiếu số liệu giữa Sổ cái với Bảng CĐPS, Sổ tiền gửi ngân hàng (số đầu và cuối kỳ trên sổ khớp với số đầu và cuối kỳ trên sổ cái 112) và Sổ phụ/sao kê ngân hàng (số dư và phát sinh tại từng thời điểm khớp với sổ chi tiết 112)
• TK 128: so sánh và đối chiếu số dư các tài khoản con trên TK128 với số dư đã xác nhận với khách hàng (1)
• Lưu ý đánh giá lại các khoản mục tiền có gốc ngoại tệ.

Đầu tư tài chính: nhóm tài khoản này tuyệt đối KHÔNG CÓ SỐ DƯ BÊN CÓ

• TK 121: so sánh và đối chiếu số dư các loại chứng khoán kinh doanh với xác nhận số dư từ trung tâm lưu ký chứng khoán.
• TK 228: so sánh và đối chiếu số liệu giữa Sổ cái với Bảng CĐPS.
• Thực hiện đánh giá lại theo giá thị trường ngày 31/12 và trích lập dự phòng các khoản đầu tư chứng khoán.

Các khoản công nợ phải thu và phải trả (ngắn và dài hạn): đây là nhóm tài khoản lưỡng tính và có thể có số dư ở cả 2 bên.

• TK 131: so sánh và đối chiếu số dư công nợ với số dư đã xác nhận với từng khách hàng. Tổng số dư cuối kỳ bằng với Sổ tổng hợp công nợ phải thu. Với các khoản dư Có TK 131, cần đối chiếu với Hợp đồng để xem có phải là khoản khách hàng trả trước không, tại sao chưa xuất hóa đơn.
• TK 331: so sánh và đối chiếu số dư công nợ với số dư đã xác nhận với từng nhà cung cấp. Tổng số dư cuối kỳ bằng với Sổ tổng hợp công nợ phải trả. Với các khoản dư Nợ TK 331, cần đối chiếu với Hợp đồng để xem có phải là khoản ứng trước cho người bán không.
• TK 141: so sánh và đối chiếu số dư công nợ với số dư đã xác nhận với nhân viên.
• TK 138, 338: so sánh và đối chiếu số dư công nợ với số dư đã xác nhận với khách hàng, cá nhân hoặc nhân viên.
• Thực hiện đánh giá các khoản công nợ ngắn và dài hạn nếu làm bảng Cân đối kế toán theo mẫu 01b.
• Lưu ý đánh giá các khoản phải thu, phải trả có vốn ngoại tệ.
• Thực hiện trích lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi, tạm ứng không đòi được (do nhân viên nghỉ việc)

Hàng tồn kho: nhóm tài khoản này tuyệt đối KHÔNG CÓ SỐ DƯ BÊN CÓ và KHÔNG ÂM.

• TK 152, 155, 156: so sánh và đối chiếu số liệu Sổ cái với Bảng kê NXT, Biên bản kiểm kê cuối năm và Bảng CĐPS. Kiểm tra giá vốn phát sinh trong kỳ, chi tiết xuất nhập trong kỳ để tránh âm kho.
• TK 153: so sánh và đối chiếu số liệu Sổ cái, Sổ CĐPS và biên bản kiểm kê CCDC cuối kỳ.
• TK 157: so sánh và đối chiếu số liệu Sổ chi tiết tài khoản, Sổ CĐPS với thư xác nhận/đối chiếu hàng gửi bán.
• TK 154: so sánh và đối chiếu chi phí sản xuất dở dang trên sổ sách với thực tế ở xưởng sản xuất, công trình chưa nghiệm thu, dự án chưa hoàn thành, …
• Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Tài sản cố định và công cụ dụng cụ:

• TK 211, 213: so sánh và đối chiếu số liệu trên Sổ chi tiết, Bảng CĐPS với Nguyên giá TSCĐ trên Bảng tính khấu hao định kỳ. Hai tài khoản này tuyệt đối KHÔNG CÓ SỐ DƯ BÊN CÓ.
• TK 214: so sánh và đối chiếu Có cuối kỳ với Hao mòn lũy kế trên Bảng tính khấu hao định kỳ. Tài khoản này tuyệt đối KHÔNG CÓ SỐ DƯ BÊN NỢ.
• TK 242: so sánh và đối chiếu số dư Nợ trên Bảng CĐPS với Giá trị còn lại, số phát sinh trên Bảng CĐPS với Phát sinh trong kỳ trên Bảng phân bổ chi phí định kỳ. Tài khoản này tuyệt đối KHÔNG CÓ SỐ DƯ BÊN CÓ.

Các tài khoản thuế:

• TK 133: so sánh và đối chiếu số dư (nếu có) tại ngày 31/12 với chỉ tiêu 41 trên Tờ khai thuế (01/GTGT) tháng hoặc quý cuối cùng của năm. Tài khoản này tuyệt đối KHÔNG CÓ SỐ DƯ BÊN CÓ.
• TK 333: so sánh và đối chiếu số dư Có cuối kỳ với chỉ tiêu 40 trên Tờ khai 01/GTGT. Tài khoản này có cả số dư bên Có lẫn số dư bên Nợ.

Các tài khoản lương và bảo hiểm: nhóm tài khoản này có thể có số dư ở cả 2 bên.

• TK 334: so sánh và đối chiếu số dư cuối năm với tính hình thanh toán lương của doanh nghiệp, thường sẽ là số lương chưa thanh toán cuối năm. Đối chiếu số phát sinh Nợ (Lương, thưởng, phụ cấp,…) và Có (tiền thanh toán lương,các khoản giảm trừ) trong kỳ với Bảng lương của từng tháng cũng như số trên Bảng CĐPS.
• TK 3382, 3383, 3384, 3386: so sánh và đối chiếu số dư cuối năm với thông báo bảo hiểm cuối năm.

Các khoản vốn, đi vay: Nhóm tài khoản này tuyệt đối KHÔNG CÓ SỐ DƯ BÊN NỢ.

• TK 341: so sánh và đối chiếu số dư các khoản đi vay với số dư đã xác nhận với cá nhân, công ty và ngân hàng (khi vay của công ty khác).
• TK 411

Các tài khoản Doanh thu, Chi phí và Xác định kết quả kinh doanh: các tài khoản này tuyệt đối KHÔNG CÓ SỐ DƯ đầu và cuối kỳ

• TK 511, 515, 711: so sánh và đối chiếu doanh thu phát sinh với doanh thu trên Tờ khai thuế GTGT hàng kỳ.
• TK 632: kiểm tra việc tính giá thành trước khi tính giá vốn xuất kho. Thông thường, khi bạn kiểm tra các tài khoản Hàng tồn kho thì TK 632 sẽ đúng nhưng cũng cần kiểm tra các bút toán điều chỉnh giá vốn bất thường trong kỳ.
• TK 641, 642, 811: chú ý các khoản chi phí phát sinh nhưng chưa có hóa đơn (TK 335).
• TK 911: thực hiện kết chuyển doanh thu, chi phí và xác định lãi lỗ cuối kỳ.

Có thể tóm tắt theo tính chất của từng loại tài khoản như sau để dễ so sánh, đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh

 

Nhóm tài khoản CHỈ có số dư bên Nợ	Nhóm tài khoản CHỈ có số dư bên Có	Nhóm tài khoản có số dư hai bên (tài khoản lưỡng tính)	Nhóm tài khoản KHÔNG có số dư
Nhóm tài khoản tài sản ngắn hạn (111, 112, 121, 128, 133, 136, 141, 151-157) Nhóm tài khoản tài sản dài hạn (211, 213, 217, 228, 242)	Nhóm tài khoản điều chỉnh (229, 214, 352) Nhóm tài khoản Nợ phải trả (335, 336, 341, 353, 356) Nhóm tài khoản Nguồn vốn chủ sở hữu (411, 413, 418, 419)	Tài khoản 131, 1388 Tài khoản 331, 333, 334, 338 Tài khoản 421	Tài khoản 511, 515 Tài khoản 632, 641, 642 Tài khoản 711, 811, 911

 

Còn tiếp: Cách làm các báo cáo tài chính doanh nghiệp theo Thông tư 133, kiểm tra và đọc hiểu báo cáo tài chính.

 

NTT.Hà