10 bước kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo tài chính năm 2021 trên phần mềm kế toán 1A

Ngày 25/01/2021 - NTB.Liên

Việc lập báo cáo tài chính nhanh chóng và chính xác luôn là mối quan tâm hàng đầu của kế toán mỗi khi đến mùa quyết toán. Câu hỏi đặt ra là làm cách nào để có thể rà soát đối chiếu được toàn bộ tài khoản, phát hiện được toàn bộ lỗi không mong muốn cũng như có thể sửa lỗi một cách nhanh gọn và tiện lợi.

Trong bài viết sau đây, phần mềm kế toán 1A xin được chia sẻ 10 bước kiểm tra số liệu cũng như một số kinh nghiệm đúc kết được khi triển khai và hỗ trợ kiểm tra báo cáo tài chính cho hàng ngàn doanh nghiệp, hy vọng có thể giúp kế toán phần nào trả lời được câu hỏi nói trên trong quá trình lập báo cáo tài chính cho năm 2021.

1. Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối đầu năm

Kế toán cần phân biệt lợi nhuận chưa phân phối năm tài chính trước đó với năm hiện tại. Khi sang năm mới, cần kết chuyển số lợi nhuận trên tài khoản 4212 - Lợi nhuận chưa phân phối năm nay sang tài khoản 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước.

Việc phân chi tiết 421 và kết chuyển lợi nhuận giúp bạn xác định được số lời lãi hằng năm, dùng để làm căn cứ chuyển lỗ sau này.

Trên phần mềm kế toán 1A, bút toán này đã được thiết lập tự động khi thực hiện Bút toán kết chuyển. Vì vậy, bạn hãy yên tâm là sẽ không quên bút toán này khi sử dụng phần mềm 1A nhé.

2. Kiểm tra đã hạch toán các bút toán chi phí thuế hay chưa

Rất nhiều kế toán khi đem tiền đi nộp các loại thuế như thuế môn bài, thuế TNDN, thuế TNCN, … nhưng chỉ lập phiếu chi mà lại quên hạch toán bút toán chi phí thuế. Ví dụ, khi nộp thuế môn bài, bạn cần hạch toán 2 bút toán như sau:

• Hạch toán số thuế môn bài phải nộp (chi phí thuế môn bài): Nợ 642 / Có 3338
• Nộp thuế bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: Nợ 3338/ Có 111, 112

Với Phần mềm kế toán 1A, để tránh tình trạng quên hạch toán bút toán chi phí, phần mềm sẽ phát sinh bút toán tự động khi bạn thực hiện Ghi sổ các tờ khai thuế. Ví dụ, khi Ghi sổ tờ khai thuế môn bài, phần mềm sẽ tự động hạch toán bút toán Nợ 642 / Có 3338. Bạn chỉ cần lập Phiếu chi khi đi nộp thuế là được.

3. Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng

Bạn cần đối chiếu sổ cái TK 111/112 với số dư trên bảng cân đối số phát sinh và số dư trên sổ quỹ tiền mặt/sổ tiền gửi ngân hàng. Các quỹ tiền không có số dư bên Có.

Cần kiểm tra các chứng từ đã đầy đủ hay chưa, như sổ phụ ngân hàng, giấy báo có, báo nợ, Uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi, …

Kiểm tra số dư trong ngày của từng tháng có bị âm quỹ hay không. Nếu âm thì cần xác định nguyên nhân bị âm và tìm biện pháp xử lý. Nguyên tắc là các quỹ tiền không bao giờ được phép âm.

Phần mềm kế toán 1A có cảnh báo âm quỹ, bạn có thể yên tâm là không cần kiểm tra đối chiếu nhưng vẫn thấy ngay thời điểm bị âm. Nếu âm do phiếu chi nằm trước phiếu thu, phần mềm cũng hỗ trợ để bạn có thể kéo thả phiếu thu lên trước phiếu chi để xử lý âm quỹ ngay lập tức.

4. Kiểm tra công nợ - tài khoản 131, 331

Kiểm tra số dư các khoản phải thu, phải trả có khớp với số trên bảng cân đối tài khoản hay không. Lưu ý là các tài khoản công nợ là lưỡng tính nên có thể có số dư cuối kỳ ở cả 2 bên.

Tiến hành đối chiếu và lập biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm 31/12/2020.

Nếu bạn sử dụng Thông tư 200 hoặc Báo cáo tình hình tài chính mẫu 01B của Thông tư 133, thì các khoản công nợ cần được phân loại ngắn hạn, dài hạn để có thể đưa đúng số liệu vào Bảng cân đối kế toán. Các khoản phải thu ngắn hạn/nợ ngắn hạn là những khoản có thời hạn thanh toán dưới 1 năm. Các khoản phải thu dài hạn/nợ dài hạn là những khoản có thời hạn thanh toán trên 1 năm. Việc phân loại ngắn hạn/dài hạn đã được làm tự động trên phần mềm kế toán 1A. Bạn có thể thay đổi phân loại nếu thấy cần thiết.

5. Các tài khoản hàng tồn kho – tài khoản 152, 155, 156, …

Kiếm tra bảng nhập xuất tồn, đối chiếu tổng giá trị tồn kho với số dư trên các TK tương ứng.

Kiểm kê số lượng thực tế hàng tồn kho và đảm bảo chúng khớp với số liệu trên sổ sách. Lập biên bản kiểm kê so sánh sổ sách và thực tế.

Kiểm tra chi tiết hàng xuất kho đã được tính giá đúng chưa (phương pháp thường áp dụng là bình quân gia quyền). Nếu sử dụng phần mềm kế toán 1A, giá vốn hàng hóa xuất kho đã được tự động tính toán theo phương pháp mà bạn đã lựa chọn cho 1 năm tài chính, bạn có thể thay đổi phương pháp tính giá hàng tồn kho nếu thấy cần thiết.

Bạn cần phải xử lý âm kho để đảm bảo giá vốn luôn đúng. Phần mềm kế toán 1A có cảnh báo âm kho để bạn có thể thấy ngay mặt hàng nào đang bị âm và thời điểm bị âm. Hơn nữa, kế toán 1A còn hỗ trợ nhiều tính năng để bạn có thể xử lý âm kho như kéo thả phiếu nhập lên trên phiếu xuất; nghiệp vụ hàng về trước, hóa đơn về sau; …

Xem xét các tổn thất hàng tồn kho nếu có. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - là khoản dự phòng nếu có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.

6. Tài khoản thuế đầu vào 1331 và đầu ra 33311 – khấu trừ thuế GTGT

Kiểm tra số thuế trên bảng kê đầu vào, đầu ra có khớp với số phát sinh trên TK 1331 và 33311. Nếu phát sinh chênh lệch có thể do bạn đã kê khai hóa đơn nhưng chưa hạch toán thuế hoặc ngược lại.

Cần kiểm tra lại các tờ khai thuế GTGT đã nộp trong năm đã khớp với số liệu đã ghi nhận vào sổ sách hay chưa. Nếu có sai sót cần phải kê khai điều chỉnh bổ sung kịp thời, kèm theo biên bản giải trình để có thể tránh tình trạng lo lắng, luống cuống khi thanh tra thuế.

Số dư tài khoản 133 (nếu có) tại ngày 31/12 phải khớp với chỉ tiêu 41 - Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này trên tờ khai 01/GTGT tháng 12 hoặc quý 4.

Số dư bên có của TK 33311 này phản ánh số thuế GTGT phải nộp, giá trị này nếu có phải bằng với giá trị trên chỉ tiêu 40 - Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ trên tờ khai 01/GTGT tháng 12 hoặc quý 4.

Phần mềm kế toán 1A hỗ trợ lập tờ khai GTGT hoàn toàn tự động. Bạn chỉ cần nhập hóa đơn đầu vào, đầu ra, phần mềm sẽ tự động lên số liệu tờ khai. Hơn nữa, khi Ghi sổ tờ khai, phần mềm cũng sẽ tự động hạch toán bút toán khấu trừ thuế GTGT. Việc còn lại của bạn chỉ là xuất tờ khai ra HTKK và đem nộp.

7. Các tài khoản TSCĐ, CCDC và CPTT - 242, 211, 214

Lập bảng phân bổ chi phí CCDC và chi phí trả trước và đối chiếu với số dư TK 242.

Lập bảng tính khấu hao TSCĐ và đối chiếu với số dư của TK 211, 214.

Phần mềm kế toán 1A có tính năng tự động khấu hao TSCĐ, CCDC và phân bổ CPTT. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm là mình sẽ không bỏ lỡ khấu hao ở 1 kỳ nào đó. Ngoài ra, 1A còn có cảnh báo nếu có TSCĐ hoặc CCDC chưa phát sinh khấu hao hoặc khấu hao sai lịch.

8. Lương và các khoản trích theo lương – TK 334, 338

Kiểm tra hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quyết định tăng giảm lương, phụ lục hợp đồng, … đã đầy đủ hay chưa.

Kiểm tra số phát sinh hạch toán của tài khoản lương và các khoản trích theo lương so với bảng lương từng tháng.

Số dư các khoản bảo hiểm từng kỳ phải khớp với thông báo bảo hiểm.

Cuối năm, lập tờ khai quyết toán thuế TNCN để tính hoàn thuế hoặc truy thu thuế cho người lao động.

Phần mềm kế toán 1A hỗ trợ bạn làm bảng lương, hạch toán chi phí lương, tính các khoản bảo hiểm và thuế TNCN theo đúng đối tượng. Ngoài ra, còn hỗ trợ lập tờ khai quyết toán thuế TNCN và xuất tờ khai này sang HTKK. Bạn sẽ không mất nhiều thời gian để kiểm tra và đối chiếu thông tin với người lao động, bảo hiểm và thuế.

9. Chênh lệch tỷ giá và đánh giá ngoại tệ cuối năm

Các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ (ví dụ: xuất khẩu hàng hóa sang Mỹ và thu tiền khách hàng bằng USD, …) phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VNĐ). Chênh lệch tỷ giá hối đoái là chênh lệch phát sinh từ việc trao đổi thực tế hoặc quy đổi cùng một số lượng ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá khác nhau. (Ví dụ: quy đổi 100 USD sang VNĐ tại thời điểm 31/12/2019 sẽ khác khi quy đổi ở thời điểm 01/01/2020). Nếu doanh nghiệp bạn có phát sinh ngoại tệ, bạn cần kiểm tra lại lúc nhập hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi ngoại tệ đã thực hiện tính chênh lệch tỷ giá hay chưa; cần kiểm tra số dư quỹ ngoại tệ cũng như số dư của các khoản mục tiền có gốc ngoại tệ vào cuối năm đã khớp với số trên bảng cân đối hay chưa. Ngoài ra, còn phải thực hiện đánh giá ngoại tệ cuối năm.

Phần mềm kế toán 1A tự động tính chênh lệch tỷ giá khi bạn theo dõi công nợ theo hóa đơn. Nghiệp vụ Đánh giá lại các khoản mục tiền có gốc ngoại tệ là 1 trong các bước Khóa sổ và lập báo cáo quyết toán trên phần mềm Kế toán 1A. Bạn có thể liên hệ nhân viên hỗ trợ của 1A để được hướng dẫn kỹ hơn về phần này hoặc có thể xem thêm tại link.

10. Tài khoản 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp và Tờ khai quyết toán thuế TNDN

Phản ánh số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.

Kiểm tra lúc tạm tính và nộp thuế TNDN hằng tháng hoặc hằng quý thì đã định khoản vào chi phí 821 hay chưa.

Cuối năm, lập tờ khai quyết toán thuế TNDN để xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của năm tài chính.

Trên đây là 10 bước kiểm tra số liệu trước khi lập báo cáo tài chính. Nếu đang sử dụng phần mềm kế toán 1A, bạn có thể xem thêm các bước lập báo cáo tài chính tại link. Hy vọng bài viết đã phần nào giúp bạn có thể kiểm tra số liệu thật nhanh, chính xác và đầy đủ hơn trong quá trình làm báo cáo tài chính cho doanh nghiệp mình./.