Phần mềm quản lý tài chính

Ngày 14/09/2020

Trong thuật ngữ kinh tế và quản trị doanh nghiệp thì quản trị tài chính doanh nghiệp (Financial Management) được hiểu là việc lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Các hoạt động tài chính doanh nghiệp có thể kể đến như: đầu tư, mua sắm, sử dụng các quỹ tài chính của doanh nghiệp vào các hoạt động cần thiết, …

Quản lý tài chính thường được thể hiện trong các báo cáo tài chính của kế toán. Hoạt động quản trị tài chính là công việc vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến bộ máy vận hành và khả năng xoay vòng nguồn vốn, tối ưu hóa lợi nhuận,… của doanh nghiệp. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài chính, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp chuyên nghiệp.

 Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền chuyên nghiệp, hiệu quả hơn. Phần mềm có thể đáp ứng được những yêu cầu của nhà quản trị trong việc theo dõi dữ liệu tài chính, quản lý tiền mặt, quản lý nguồn vốn, sự lưu chuyển dòng tiền, tài sản của doanh nghiệp,… Từ đó giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động tài chính của doanh nghiệp và đưa ra những quyết định phù hợp với từng giai đoạn.

Một số khó khăn khi doanh nghiệp chưa có phần mềm

Khi chưa có sự chuẩn bị chu đáo về khả năng tài chính, quản lý dòng tiền, doanh nghiệp rất dễ mắc phải “án tử hình” với một chuỗi những sai lầm đáng tiếc hay gặp:

• Mất phương hướng trong việc quản lý bộ máy hành chính, đối mặt với những rủi ro về tài chính
• Không có đủ khả năng chống đỡ khi gặp phải sự cố / rủi ro bất ngờ
• Nợ xấu dai dẳng không thể trả, sử dụng nguồn tài chính không có kế hoạch khiến ngân sách bội chi vượt định mức cho phép.
• Thiếu sự nhạy bén trước biến động của thị trường dẫn đến bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh mới, tiềm năng do không có cái nhìn tổng quan về bức tranh tài chính.
• Khó khăn trong việc kiểm soát, đối chiếu và phát hiện những lỗ hổng, sai sót tài chính do các đầu mục thu chi bị chồng chéo.

Chính vì những khó khăn và sai lầm như trên có thể xảy ra khi doanh nghiệp chưa chuẩn bị hoặc chưa có phần mềm quản lý tài chính, ngay từ bây giờ, các doanh nghiệp nên bắt tay vào việc tham khảo và chọn cho mình một phần mềm hoặc giải pháp phù hợp tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp, trong đó không thể kể đến hệ thống phần mềm quản lý tài chính ERP.

Lợi ích và ưu điểm chính của phần mềm quản lý tài chính ERP

ERP là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. Một bộ phận tích hợp bao gồm nhiều công cụ đi kèm: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ giao hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toàn phù hợp với công ty lớn.

Dựa trên kinh nghiệm hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, chúng tôi có thể đề xuất một vài lý do tốt hơn để thực hiện một hệ thống mới.

• Mở rộng quy mô tổ chức của bạn một cách hiệu quả
• Tăng cường dịch vụ khách hàng và sự thân mật
• Ra quyết định tốt hơn

1. Mở rộng quy mô tổ chức của bạn một cách hiệu quả

Phát triển một tổ chức là rất thú vị nhưng cũng rất khó khăn. Nhiều doanh nghiệp đang có cảm giác bị bão hòa, không thể phát triển hơn được nữa, và những DN này bắt đầu tìm cho mình những giải pháp để vận hành công ty phát triển tốt hơn.

Một hệ thống ERP chắc chắn có thể giúp làm cho các quy trình của DN mạnh mẽ hơn để có thể mở rộng tối đa. Đối với các tổ chức tập trung vào hoạt động sản xuất, việc tự động hóa các quy trình thủ công chắc chắn có thể thúc đẩy nhanh chỉ tiêu tăng trưởng lợi nhuận.

Đơn giản hóa và hợp lý hóa: thay vì giới thiệu các quy trình mới và nhiều biến thể quy trình hơn, bạn cần tập trung vào việc giới hạn số lượng quy trình, biến thể quy trình và thực hiện các quy trình đơn giản hơn. Mặc dù hệ thống có tiềm năng hỗ trợ bất kỳ biến thể quy trình hoặc quy trình nào, điều đó không có nghĩa là nó phù hợp với DN. Ngược lại, việc triển khai ERP có thể là một cơ hội tuyệt vời để thấy rõ những rối ren cố hữu, từ đó dần dần sẽ giảm bớt sự phức tạp trong sản xuất, kinh doanh.

Tiêu chuẩn hóa: việc này gắn bó càng khăng khít càng tốt với các quy trình tiêu chuẩn đã có sẵn trong hệ thống ERP. Điều này sẽ cho phép linh hoạt hơn và khả năng mở rộng được cải thiện hơn.

Chuyển đổi kinh doanh: tổ chức của bạn đã sẵn sàng cho việc chuyển đổi chưa? Nếu trọng tâm của bạn là mở rộng quy mô tổ chức, bạn phải đảm bảo chuẩn bị cho việc chuyên môn hóa chức năng từng bộ phận và tránh kết hợp quá nhiều vai trò / quy trình được thực hiện bởi cùng một người. Cố gắng tìm sự cân bằng phù hợp, nhưng trong hầu hết các trường hợp, việc triển khai ERP sẽ mang lại kết quả tốt hơn nếu có ít người tham gia vào cùng một quy trình. Từ đó đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, tránh gian lận trong các quy trình.

Xem thêm: Phần mềm quản lý thu chi

2. Tăng cường dịch vụ khách hàng và sự thân mật

Giao tiếp và hợp tác với đối tác kinh doanh đang trở thành ưu tiên số một trong môi trường kinh doanh ngày nay. Giải pháp có khả năng để giữ cho các đối tác kinh doanh của bạn phản hồi thông tin là cách tốt nhất để giữ cho họ vui vẻ và đảm bảo các cam kết.

Các hệ thống ERP hiện đại có thể được triển khai để tăng dịch vụ khách hàng và sự thân mật một cách hiệu quả. Hãy suy nghĩ về tự động hóa bán hàng, trao đổi dữ liệu điện tử, tối ưu hóa hiệu suất phân phối và phân phối tài liệu.

Cố gắng càng cụ thể càng tốt trong việc xác định cách bạn muốn tăng hiệu quả dịch vụ khách hàng và sự thân mật.

3. Ra quyết định tốt hơn, bằng cách củng cố thông tin

Ra quyết định tốt hơn là chìa khóa nếu bạn muốn tồn tại một môi trường kinh doanh có tính cạnh tranh cao và thay đổi với tốc độ nhanh. Có khả năng đưa ra quyết định sáng suốt là cách tốt nhất để đảm bảo tăng trưởng một cách bền vững.

Một giải pháp ERP có thể giúp bạn hợp nhất các kho dữ liệu, thông tin khác nhau và giảm các lỗi thủ công và sao chép. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi một mức độ cao hơn về kỷ luật của tổ chức và cấu trúc.

Bạn thật sự cần biết tại sao bạn triển khai phần mềm quản lý tài chính ERP

Có hai lý do chính tại sao điều quan trọng nhất là phải biết ”những gì bạn muốn đạt được và tại sao nó đáng giá?”

• Nó tạo ra một khuôn khổ cho việc ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
• Nó là chất xúc tác cho câu chuyện thúc đẩy các bên liên quan thông qua hành trình chuyển đổi đầy khó khăn phía trước.

Hãy chắc chắn rằng bạn có một tầm nhìn rõ ràng và đủ mạnh mẽ cho những gì bạn muốn đạt được cùng dự án và cần làm cho nó cụ thể hơn khi bạn cam kết thực hiện theo lộ trình của dự án.

VC.Trường