TOP 3 phần mềm quản lý khách hàng thông dụng

Ngày 07/01/2022 - NTB.Liên

Sử dụng các phần mềm quản lý thông tin khách hàng (CRM) đang là ưu tiên lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp tại Việt Nam vì các phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả hơn, truy xuất thông tin khách hàng nhanh chóng và chính xác hơn.

các phần mềm quản lý bán hàng

Bên cạnh đó, các phần mềm CRM ở Việt Nam có ưu thế hơn so với các phần mềm quản lý của nước ngoài bởi những tính năng tùy biến phù hợp với môi trường hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Đồng thời, một số phần mềm có cả ứng dụng dành cho điện thoại, sử dụng được cả online và offline với giao diện bắt mắt và thân thiện với người dùng. Hãy cùng phần mềm kế toán 1A tham khảo top 3 phần mềm quản lý khách hàng thông dụng nhất hiện nay thông qua bài viết dưới đây nhé.

Khái niệm phần mềm quản lý khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng hay còn gọi là phần mềm CRM (viết tắt của từ tiếng Anh: Customer Relationship Management - có nghĩa là quản lý quan hệ khách hàng) là một hệ thống giúp bạn lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng, phát triển mối quan hệ này bằng cách tìm hiểu các thói quen, nhu cầu của khách hàng, kết hợp các dữ liệu với nhau để phân tích khách hàng, phân loại khách hàng, đồng thời tạo ra các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.

Trước đây, các doanh nghiệp thường quản lý thông tin khách hàng của mình bằng các file excel, file word thì ngày nay khi công nghệ phát triển, hàng loạt các phần mềm chăm sóc khách hàng ra đời. Bắt đầu là các phần mềm lưu thông tin khách hàng offline, đến các phần mềm online lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây,… Vì vậy, việc lựa chọn một phần mềm CRM phù hợp với doanh nghiệp của mình là điều vô cùng cần thiết.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm CRM phù hợp với doanh nghiệp

Thông qua các phần mềm quản lý khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ luôn được cập nhật và được lưu trữ trong một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, tránh được các sai sót khi lưu trữ dữ liệu bằng tay, chuẩn hóa quy trình quản trị một cách bài bản và chuyên nghiệp. Ngoài ra, nhờ vào công cụ dò tìm dữ liệu, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý.

Sau đây là các lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng:

Quản lý mọi thông tin khách hàng

Phần mềm chăm sóc khách hàng sẽ lưu lại tất tần tật mọi thông tin chi tiết của khách hàng bao gồm tên, số điện thoại, email, địa chỉ, độ tuổi, giới tính, các kênh khách hàng mua hàng, mức chi trung bình cho 1 đơn hàng, ... rất thuận tiện cho việc tra cứu, sàng lọc khách hàng. Ngoài ra, mọi lịch sử giao dịch của khách hàng tại doanh nghiệp hay tại từng cửa hàng cụ thể đều được lưu trữ trong hệ thống giúp bạn có thể đối chiếu khi cần thiết mà không cần mất thời gian tìm kiếm dữ liệu.

Phần mềm chăm sóc khách hàng còn giúp bạn phân loại nhanh chóng đâu là khách hàng mới, đâu là khách hàng tiềm năng và xác định đâu là nhóm khách hàng mang lại nguồn doanh thu lớn nhất cho cửa hàng để đưa ra các chính sách chăm sóc phù hợp.

Quản lý công nợ khách hàng, quản lý kho, …

Một số phần mềm CRM còn có tính năng quản lý kho hàng, hàng tồn kho, hàng xuất nhập, công nợ khách hàng,... như một phần mềm kế toán thu nhỏ. Các tính năng này giúp bộ phận quản lý có thể nắm bắt tình trạng kho hàng hoặc công nợ một cách nhanh chóng và chính xác nhất, thực hiện báo cáo thống kê một cách tổng quan đưa ra quyết định phù hợp với tình hình thực tế.

Phân tích dữ liệu nhân viên kinh doanh, gia tăng tỉ lệ chốt Sale

Những thông tin chi tiết của nhân viên kinh doanh như tỷ lệ bán hàng, doanh số bán hàng, năng suất làm việc,... đều được cập nhật theo thời gian thực tế giúp nhà quản trị nhanh chóng nắm bắt tình huống thực tế, biết rõ công việc của nhân viên trong từng khoảng thời gian cụ thể và có thể đề ra các chương trình bán hàng, xây dựng các chiến lược tiếp thị phù hợp.

Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh cũng có thể tận dụng thông tin lưu trữ của khách hàng, lịch sử chăm sóc khách hàng,… để có thể chủ động thiết lập nhiều kịch bản chăm sóc khách hàng khác nhau, tạo dựng niềm tin, sự hài lòng của khách hàng dành cho doanh nghiệp, gia tăng tỷ lệ chốt sale cũng như tạo ra được nhóm khách hàng trung thành cho công ty của mình.

Tích hợp với tổng đài hỗ trợ khách hàng

Lời khuyên là nên lựa chọn các phần mềm quản lý khách hàng có chế độ tích hợp tổng đài hỗ trợ khách hàng để tư vấn khách hàng mua sản phẩm hoặc chăm sóc khách hàng dài lâu. Việc này sẽ giúp ích khi khách hàng cần tư vấn về sản phẩm kỹ hơn, sẽ có công cụ hiển thị ngay trên màn hình, thuận tiện cho nhân viên bán hàng trao đổi ngay với khách mà không cần chuyển sang công cụ khác. Quá trình trao đổi giữa khách hàng với nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tạo ra mối quan hệ thực, tạo dựng sự tin tưởng của khách hàng với doanh nghiệp của bạn. Đồng thời, khi doanh nghiệp cần liên hệ lại với khách hàng thì chỉ cần nhập thông tin của khách hàng vào hệ thống mà không cần phải nhớ các thông tin như số điện thoại, email,...

Tự động gửi Email Marketing theo kịch bản

Dựa vào các báo cáo trên phần mềm, bạn có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng thực sự quan tâm đến sản phẩm của công ty. Từ đó, có thể gửi email marketing cho khách hàng một cách chuyên nghiệp và bài bản, theo đúng nhóm khách hàng. Bạn cũng có thể theo dõi được lượt click mở email marketing để biết được hiệu quả truyền thông có hiệu quả không.

=>> Xem thêm: Các phần mềm quản lý kế toán kho

Top 3 phần mềm quản lý khách hàng thông dụng nhất hiện nay

1. Phần mềm CRM và Marketing Automation Sapo Hub

Sapo là phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, dành riêng cho các cửa hàng, nhà hàng, quán cafe, đã có kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực công nghệ bán lẻ và TMĐT. Sapo Hub là phần mềm quản lý, chăm sóc khách hàng và Marketing tự động được tích hợp trên một số phần mềm quản lý bán hàng Sapo với đầy đủ các tính năng giúp chủ kinh doanh tối ưu hoạt động quản lý khách hàng và tạo chiến dịch Marketing hiệu quả nhất. Một số tính năng nổi bật:

Giao diện thân thiện, dễ dùng: bạn có thể nhanh chóng thao tác thành thạo phần mềm chỉ với 10 phút làm quen dù không hiểu biết nhiều về công nghệ.
Quản lý thông tin khách hàng chi tiết bao gồm: tên, số điện thoại, email, địa chỉ, ngày sinh,...
Quản lý công nợ khách hàng chính xác: Với khả năng lưu trữ mọi thông tin khách hàng, theo dõi toàn bộ công nợ của từng khách hàng một cách chính xác nhất, phần mềm không chỉ đảm bảo khả năng thu hồi kịp thời mà còn giúp việc quản lý tài chính chính xác hơn. Công nợ của khách hàng được thống kê chi tiết đến từng đơn hàng. Trường hợp xảy ra tranh chấp, bạn có thể mở ra xem chi tiết các đơn hàng khách đã mua gì, vào những ngày nào, số tiền bao nhiêu,... để đối chứng.
Thiết lập chính sách mua hàng riêng cho từng nhóm khách hàng: bạn có thể tạo và quản lý khách mua hàng theo nhóm, ví dụ nhóm khách lẻ, khách buôn, khách hàng thân thiết, khách VIP,... Với mỗi nhóm khách hàng bạn có thể thiết lập chính sách giá hoặc chiết khấu trên giá bán riêng.
Tạo và quản lý chương trình tích điểm đổi quà (khách hàng thân thiết) bằng hình thức thiết lập tích điểm với các mức thẻ vàng, bạc, đồng,... Bạn nhập thông tin khách hàng hoặc số thẻ, hệ thống sẽ tích điểm cho khách hàng theo mức điểm được thiết lập. Điểm khách hàng đã tích lũy trên hệ thống cũng có thể sử dụng để thanh toán cho các đơn hàng sau.
Gửi tin nhắn SMS, Zalo tự động theo từng chiến dịch Marketing: Chủ shop còn có thể gửi tin nhắn SMS và Zalo tự động theo từng chiến dịch Marketing cụ thể để chăm sóc khách hàng hoặc thông báo các chương trình ưu đãi. Phần mềm CRM sẽ giúp bạn theo dõi hiệu quả gửi tin từ số lượng tin nhắn thành công/ không thành công, tổng chi phí và doanh thu thu về của từng chiến dịch.
Báo cáo theo khách hàng trực quan, chi tiết: Các báo cáo của Sapo Hub rất đầy đủ từ tổng quan đến chi tiết, như báo cáo doanh thu, lợi nhuận, báo cáo giao hàng theo khách hàng. Bạn cũng có thể cá nhân hóa các báo cáo bằng cách: Tạo các bộ lọc, thêm/ bớt các thuộc tính, thêm/bớt các số liệu thống kê hiển thị trong báo cáo, sắp xếp dữ liệu trong báo cáo,...
Quản lý khách hàng từ nhiều kênh bán hàng: Đặc biệt, nếu cửa hàng không chỉ bán tại cửa hàng mà còn bán hàng trên Facebook, Website hay sàn TMĐT, bạn có thể quản lý đồng bộ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch ngay trên Sapo Hub.

=>> Gợi ý: TOP 3 phần mềm quản lý thu chi cho doanh nghiệp

2) Phần mềm quản lý thông tin khách hàng CrmViet

CrmViet cũng là 1 trong những phần mềm chăm sóc khách hàng tốt nhất hiện nay. Đúng như cái tên của mình, CrmViet là phần mềm quản lý khách hàng được thiết kế riêng cho các nghiệp vụ quản lý thông tin khách hàng. Phần mềm nổi bật với nhiều tính năng quản lý chuyên nghiệp, hỗ trợ người dùng quản lý khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Quản lý danh sách khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng, phân loại khách hàng, chia sẻ khách hàng (share quyền quản lý khách hàng của 1 nhân viên bán hàng này cho 1 nhân viên bán hàng khác).
Gửi SMS, email marketing: CrmViet cung cấp dịch vụ gửi tin nhắn và email tự động đến hàng loạt khách hàng, quản lý hiệu quả chiến dịch qua phần mềm CRM.
Báo cáo doanh thu theo khách hàng: Bạn có thể xem báo cáo doanh thu theo khách hàng/nhóm khách hàng hoặc các báo cáo chi tiết bán hàng theo khách hàng trên CrmViet. Tuy nhiên, CrmViet không hỗ trợ xem báo cáo ngay trên phần mềm mà phải xuất file mới có thể xem được báo cáo.
Tích hợp tổng đài IP: Hiển thị thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến, thực hiện cuộc gọi bằng trực tiếp từ CrmViet mà không cần bấm số điện thoại, ghi âm lịch sử cuộc gọi.
Hỗ trợ quản lý khách hàng với kênh bán hàng Facebook.

3) Microsoft Dynamics CRM

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm Dynamics CRM chính là nó được tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft, từ các ứng dụng đơn giản như Outlook và Office đến các ứng dụng hoạch định nguồn lực như Dynamics GP.
Ứng dụng Dynamics CRM có thể hoạt động tốt trên điện thoại di động, các thiết bị iOS, điện thoại Android, Windows Phone và máy tính bảng Windows 8.
Các doanh nghiệp có sử dụng Outlook chắc chắn nên xem xét việc sử dụng Dynamics CRM vì hệ thống này sẽ đơn giản hóa việc theo dõi email của một tài khoản, một số điện thoại liên lạc, hoặc các cơ hội gia tăng nhiều đơn hàng hơn.
Tuy nhiên, một khuyết điểm nhỏ của phần mềm chăm sóc khách hàng này chính là giao diện người dùng hơi khó sử dụng, đặc biệt là trong các phiên bản trình duyệt.

Trên đây là một số phần mềm chuyên biệt dành riêng cho quản lý khách hàng và bán hàng. Nếu nhu cầu doanh nghiệp của bạn bên cạnh việc quản lý công nợ khách hàng còn cần thêm quản lý tồn kho, tích hợp với hóa đơn điện tử, kê khai thuế,… thì có thể liên hệ với phần mềm kế toán 1A theo số điện thoại 028 3848 9975 để được tư vấn cụ thể hơn nhé!